Beneficios y costos de las comunicaciones unificadas para su industria

¿Está creando un caso para reemplazar el sistema telefónico actual de su empresa con un sistema de comunicaciones unificadas (UC)? Si es así, deberá comenzar a pensar más allá del ahorro de costos.

Una buena manera de justificar la compra de una solución de comunicaciones unificadas es considerar cómo puede transformar los estilos de trabajo de sus empleados, en lugar de solo mirar los recortes presupuestarios en su presupuesto anual.

Para ayudarlo a comprender los beneficios de productividad de las comunicaciones unificadas para su industria y cultura laboral, encuestamos a los empleados sobre sus soluciones de comunicaciones unificadas.

Esto es lo que cubriremos:

Rangos de precios para sistemas UC, por industria
Rangos de precios de licencias de usuario: en la nube o en las instalaciones
Las capacidades de comunicaciones unificadas móviles brindan un valor comercial significativo a muchos empleados
Los beneficios de las comunicaciones unificadas varían ampliamente según la industria.
UC ofrece más valor para los trabajadores remotos
Próximos pasos para encontrar un sistema

Rangos de precios para sistemas UC, por industria

Nuestra encuesta preguntó a los empleados en puestos de TI que conocen los presupuestos de comunicación de su empresa acerca de los costos de sus sistemas.

La siguiente tabla desglosa sus respuestas y muestra el precio promedio de un sistema UC por industria del encuestado.

(Los promedios incluyen los precios de los sistemas locales y en la nube. Tomamos en cuenta los costos de suscripción anual para las soluciones en la nube, ya que generalmente se facturan por suscripción).

Costos totales del sistema UC, por industria

Una cosa es inmediatamente obvia: hay muchas variaciones en el precio de los sistemas UC. El precio promedio más bajo reportado por los encuestados es de $17,500, en los sectores de construcción y publicidad. Sin embargo, en el cuidado de la salud, el promedio se dispara a alrededor de $1.5 millones.

Por supuesto, las empresas de nuestra muestra son de diversos tamaños, estructuras y sectores de actividad. A pesar de esto, podemos ver una tendencia clara: Las industrias más complejas enfrentan precios promedio más altos para las soluciones UC.

Por ejemplo: mientras que el precio promedio de un sistema en las industrias de la agricultura, los seguros y la construcción es inferior a $100 000, los costos de los bufetes de abogados, las firmas de ingeniería y el cuidado de la salud promedian alrededor de $1 millón.

La línea de fondo: Si trabaja en una industria altamente técnica, puede esperar pagar más, en promedio, por su solución UC.

Rangos de precios de licencias de usuario: en la nube o en las instalaciones

Puede usar el cuadro anterior para comenzar a estimar cuánto está dispuesto a pagar por un sistema. Por supuesto, hay otros factores que también afectarán su costo total de propiedad (TCO).

Por ejemplo, los rangos de precios de las licencias de usuario varían mucho dependiendo de si elige un nube o un en el sitio la solución. Esta es la razón por la que, en promedio, nuestros encuestados informan precios de licencia de usuario más altos para la nube que para los sistemas locales (los cargos que se muestran para las soluciones en la nube son todos mensuales):

Rangos de precios para licencias de usuario de UC:
Cargos locales únicos frente a cargos mensuales en la nube

Solo el 6 % de los encuestados con soluciones locales paga menos de $75 por una licencia de usuario, mientras que el 52 % de los que tienen sistemas en la nube pagan menos de esa cantidad.

Por otro lado, solo el 18 % de los encuestados con soluciones en la nube paga más de $200 por una licencia de usuario, pero el 57 % de los que tienen sistemas locales pagan más que eso.

Joseph Williams, analista de Estrategias de comunicaciones unificadas (un recurso de la industria para obtener información sobre tecnologías de UC), dice que las organizaciones que se han visto atrapadas en costosos contratos locales a veces pueden ahorrar dinero al pasar a un sistema en la nube.

Muchos contratos en el sitio son de tres a cinco años. Es muy posible que cuando expire el contrato de una organización, ahorre dinero si se traslada a la nube, ya que hay mucha competencia de precios. Creo que el precio por terminal en la nube va a caer un 30 % en los próximos dos años.

Joseph Williams, analista de UC Strategies

La línea de fondo: Si planea otorgar licencias a una gran cantidad de usuarios y necesita mantener bajos los costos iniciales, un sistema en la nube es probablemente la mejor opción.

Las comunicaciones unificadas móviles ofrecen un valor comercial significativo

Al considerar el precio de un sistema UC, es posible que se pregunte qué está pagando exactamente, más allá del servicio telefónico básico.

Como explicamos con más detalle en nuestro libro electrónico sobre los mejores proveedores de comunicaciones unificadas, estos sistemas ofrecen grandes ventajas tanto para pequeñas organizaciones como para multinacionales.

En particular, las comunicaciones unificadas simplifican la forma en que los empleados administran varios tipos de mensajes, incluidos:

  • Correo electrónico
  • Mensajería de voz
  • mensajería instantánea/chat
  • Mensajería de texto/SMS

Además, los sistemas UC amplían las capacidades de los teléfonos de escritorio a los dispositivos móviles. Como explica Williams, tales capacidades tienen el potencial de cambiar la forma en que trabajan sus empleados.

Funcionalmente, si una organización ha cambiado a UC, [it’s] tener acceso a un sistema más robusto que permite [it] para soportar diferentes estilos de trabajo: teletrabajo, trabajo remoto, etc. Si Judy, que trabaja en cuentas por pagar, tiene que trabajar desde casa durante una semana porque tiene un hijo enfermo, ¿cómo activas eso? Habilitar el trabajo remoto a través de IP es mucho más fácil que usar otras tecnologías.

Joseph Williams, analista de UC Strategies

Profundizando en los beneficios de las comunicaciones unificadas para los empleados, preguntamos a los encuestados cómo percibían el valor comercial de su sistema en términos de funcionalidad, facilidad de uso y calidad del servicio.

Encontramos un alto nivel de satisfacción con la tecnología:

Valor comercial percibido de las comunicaciones unificadas por parte de los empleados

Solo el 1% estadísticamente insignificante de nuestra muestra informa que no encuentra ningún valor en su sistema de comunicaciones unificadas. Más de un tercio informa un valor «significativo» y casi la mitad informa un valor «moderado».

La línea de fondo: Estos resultados son una prueba de que las justificaciones basadas en la productividad para las comunicaciones unificadas, a diferencia de las justificaciones basadas en los costos, no son solo palabrería. La mayoría de los empleados encuentran al menos un valor moderado en la tecnología, y muchos ven su valor como significativo.

Los beneficios de las comunicaciones unificadas varían ampliamente según la industria.

Hasta la fecha, hemos visto pruebas sólidas del valor comercial de las comunicaciones unificadas. Sin embargo, probablemente se esté preguntando cuántos de sus propios empleados se beneficiarán de un nuevo sistema UC.

Williams dice que se necesita un cambio de perspectiva antes de que muchas organizaciones comprendan completamente los beneficios de las comunicaciones unificadas: el enfoque debe estar en cómo las comunicaciones unificadas pueden optimizar los flujos de trabajo existentes y permitir nuevos estilos de trabajo.

Las pequeñas empresas tienden a hablar de sistemas telefónicos. Es muy complicado ver el valor de las comunicaciones unificadas si solo se trata de un reemplazo de teléfono. Por lo general, la conversación debe pasar de los auriculares o el teléfono de escritorio al flujo de trabajo. Casi nadie realmente quiere un sistema telefónico, es justo lo que reemplazan.

Joseph Williams, analista de UC Strategies

El sector en el que Ud. el trabajo es un factor importante que afecta la forma en que las comunicaciones se integran en los flujos de trabajo de su empresa.

La siguiente tabla detalla cómo los encuestados perciben el valor de las comunicaciones unificadas según su industria. (Preguntamos sobre más industrias de las que muestra el gráfico, porque solo incluye industrias con el mayor número de encuestados).

Valor de las comunicaciones unificadas, por industria

Si bien el 39% de la muestra general cree que sus sistemas brindan un valor significativo, ese porcentaje casi se duplica para los encuestados que trabajan en centros de llamadas y agencias de marketing/relaciones públicas.

Los servicios profesionales, las empresas de construcción, las empresas de entretenimiento/medios y las instituciones educativas también consideran que sus soluciones ofrecen un valor relativamente alto.

Sin embargo, es importante recordar que no todas las empresas de una industria determinada obtendrán los mismos beneficios de un sistema UC.

“Hay ciertas industrias, y la atención médica es un buen ejemplo de esto, donde la industria ve un gran beneficio de la tecnología en su conjunto y, sin embargo, hay hospitales y clínicas que son culturas de oficina absolutamente fijas. . No se puede ignorar la verticalidad ni la cultura laboral: ambas son esenciales”, dice Williams.

La línea de fondo: Su industria es un factor importante al considerar los beneficios de una solución de comunicaciones unificadas, pero principalmente porque está estrechamente ligada a la cultura laboral de su empresa. Las industrias caracterizadas por culturas de oficina fija no obtendrán tanto valor de un sistema UC.

Dicho esto, echemos un vistazo detallado al impacto de los estilos de trabajo móviles y estacionarios en los beneficios de una solución UC.

UC ofrece más valor para los trabajadores remotos

Un grupo en particular puede beneficiarse significativamente de una implementación de UC: los trabajadores remotos.

Los sistemas UC facilitan el trabajo remoto al proporcionar a los empleados una gran cantidad de opciones de comunicación e interfaces de usuario intuitivas, ya sea que usen un teléfono inteligente, una tableta, una computadora de escritorio, un teléfono IP o auriculares para comunicarse.

Por ejemplo: Los empleados pueden optar por que las llamadas se desvíen de sus teléfonos de escritorio a dispositivos móviles cuando no están en la oficina. Incluso pueden realizar videoconferencias desde un teléfono inteligente mientras trabajan en una cafetería, o reconfigurar la configuración de su sistema telefónico sobre la marcha.

Los resultados de nuestra encuesta muestran una clara correlación entre la frecuencia con la que los empleados trabajan de forma remota y el valor que ven en las soluciones de UC:

Beneficios de las Comunicaciones Unificadas, por Frecuencia de Trabajo Remoto

El 30 % de los empleados que no trabajan de forma remota consideran que las comunicaciones unificadas brindan poco o ningún valor, pero esa cifra se reduce a solo el 6 % para los empleados que trabajan de forma remota al menos un día a la semana.

Entre los empleados que trabajan de forma remota de cuatro a seis días a la semana, el porcentaje que reporta un valor mínimo o nulo para las soluciones UC se reduce a cero.

(El alto porcentaje de teletrabajadores diarios que no reportan ningún valor en sus soluciones de UC es una anomalía estadística, ya que solo el 6 % de nuestra muestra trabaja de forma remota todos los días de la semana).

Cuando preguntamos a los encuestados qué funciones de UC contribuyen más a su productividad laboral, encontramos que los trabajadores remotos destacan las funciones móviles como Find Me/Follow Me (que reenvía las llamadas no contestadas desde los teléfonos de escritorio a los dispositivos móviles).

Características clave para los empleados que trabajan de forma remota
al menos 2 días/semana

Otras características de movilidad destacadas por los teletrabajadores frecuentes en nuestra muestra incluyen:

    • Acceso móvil a la configuración y aplicaciones del sistema telefónico (mencionado como un truco de productividad por el 46% de este grupo).
    • Números de identidad únicos (también mencionado por el 46 por ciento).

Williams explica que es difícil determinar el valor de las soluciones de comunicaciones unificadas por industria cuando se consideran “estilos de trabajo menos móviles, como agentes de seguros o vendedores de productos de papel.

Algunas de estas empresas están tan centradas en la fábrica y en los procesos que las comunicaciones unificadas no tienen ningún valor para ellas, pero otras tienen vendedores móviles y administradores de inventario.

Una auditoría informal de los estilos de trabajo de su organización puede ayudarlo a determinar cómo las comunicaciones unificadas pueden transformar y mejorar su cultura laboral.

La línea de fondo: Las culturas de trabajo más móviles pueden beneficiarse más de las comunicaciones unificadas que las culturas de trabajo de oficina fija. Busque un sistema que ofrezca funciones móviles como encuéntrame/sígueme, números de identidad únicos y acceso al sistema telefónico remoto para habilitar una cultura de trabajo móvil en su organización.

Próximos pasos para encontrar un sistema

Ahora que tiene una idea de los diferentes beneficios que Unified Communications ofrece a su empresa, puede seguir algunos de los siguientes pasos para encontrar el sistema adecuado para sus necesidades:

  • Descargue nuestro libro electrónico que clasifica a los mejores proveedores de UC para pequeñas empresas y ofrece consejos de un analista de UC de Gartner para elegir un sistema.
  • Utilice nuestra calculadora de ROI para estimar el retorno de la inversión (ROI) de su implementación de UC. Nuestra herramienta de cálculo se basa en los resultados de las mismas encuestas discutidas en este informe.
  • Vea demostraciones y obtenga precios para sistemas de comunicaciones unificadas en la nube.
  • Utilice nuestra lista de verificación de características de UC para comparar los niveles de características que ofrecen los diferentes proveedores.
  • Llame a nuestro equipo de asesores experimentados al (855) 998-8505 para analizar sus necesidades y obtener una lista de proveedores que se ajusten a su presupuesto. No tiene que pagar nada por nuestros servicios de consultoría.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.