Ahorre dinero renegociando los contratos de software de su empresa

Las pequeñas empresas pueden revisar sus contratos de software como servicio (SaaS) actuales y renegociar los términos para ahorrar dinero a la luz de la crisis de COVID-19.

NOTA: Este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre temas relacionados con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento legal o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación particular, consulte a su asesor legal.


Para fotógrafo de bodas y retratos. alana lindenfeld, la decisión de renegociar sus contratos de SaaS fue fácil. El brote de COVID-19 interrumpió los procesos comerciales normales y Lindenfeld tuvo que reducir costos para mantenerse a flote.

«Tuve que cambiar a una versión anterior de algún software para ahorrar costos en un momento en el que legalmente no se me permite filmar sesiones de espiritismo o bodas», dijo Lindenfeld.

Pudo ahorrar dinero en su Adobe y Pixieset poniéndose en contacto con ambos proveedores, y alienta a otras pequeñas empresas a hacer lo mismo:

“No en todas partes te darán un descuento o créditos gratis, pero no está de más preguntar, y no toma mucho tiempo. Incluso ahorrar $ 20 en este momento en algunos programas diferentes suma.

Las pequeñas empresas pueden renegociar los contratos de SaaS para ahorrar dinero durante esta recesión económica. Según Gartner, el 36% de las empresas han negociado o planean negociar nuevos términos con sus proveedores y vendedores (investigación exhaustiva disponible para los clientes).

Aquí hay un desglose de cómo puede hacer lo mismo y cómo funciona el proceso de renegociación.

5 pasos para renegociar sus contratos de software.

1. Vuelva a evaluar sus necesidades de software

COVID-19 ha cambiado la forma en que operan las empresas, obligando a muchas a cambiar rápidamente de una cultura de trabajo en la oficina a una cultura remota. Las necesidades de software de estas empresas también han cambiado.

Girdharee Saran, directora de marketing de SurveySensumse dio cuenta de que era hora de reevaluar los contratos de software de la empresa después de calcular las pérdidas inducidas por COVID-19:

«Nuestros ingresos cayeron casi un 25 % y se convirtió en una prioridad negociar con los proveedores de SaaS que estábamos usando».

Para iniciar este proceso, Saran y su equipo compilaron una lista de todas las suscripciones de software activas y las dividieron en tres categorías:

  1. debe continuar: software crítico para su proceso comercial, incluso si el proveedor no ofrece un descuento.
  2. puede sobrevivir sin: Esas suscripciones mensuales son buenas pero no completamente necesarias.
  3. nuevas necesidades: esta categoría nació de la transición del trabajo remoto de la empresa y necesita software para facilitar la colaboración y comunicación remotas con otros miembros del equipo y clientes.

Las empresas pueden tener una mejor idea de qué contratos de SaaS necesitan renegociar al categorizarlos por necesidad comercial.

Que hacer: Clasifique sus suscripciones de SaaS según sus necesidades actuales para obtener una descripción general de los contratos que necesita renegociar.

2. Lea su contrato, incluida la letra pequeña

Una vez que haya identificado los contratos que desea renegociar, es importante leer el contrato y comprender sus términos antes de comunicarse con su proveedor de software.

María Verónica Saladinoun abogado corporativo que actualmente ayuda a las empresas a renegociar contratos de software, sugiere que las empresas respondan las siguientes preguntas para el software que han designado para la renegociación en la primera etapa:

  • ¿Qué proporciona actualmente el contrato existente?
  • ¿Bajo qué condiciones debe terminar el contrato?
  • ¿El contrato incluye una cláusula de renegociación en caso de crisis o recesión económica?
  • ¿Qué consideraría el contrato existente un incumplimiento?
  • ¿Qué acción tomaría el proveedor si usted no pudiera hacer los pagos?
  • ¿Existe una cláusula de fuerza mayor que lo libere del contrato en caso de circunstancias fuera de su control (como una pandemia)?
Que hacer: lea el contrato que desea renegociar y responda estas preguntas para ayudarlo a comprender mejor los términos del contrato SaaS.

¿Qué es la fuerza mayor?

Una cláusula de fuerza mayor libera a las partes del contrato en caso de circunstancias fuera del control de las partes que pueden hacer que sea irrazonable o imposible esperar que la parte cumpla con sus obligaciones contractuales.

Estas circunstancias pueden incluir guerra, desastres naturales, huelgas o legislación inesperada, y, en general, las pandemias.

Según Gartner, el 18% de las organizaciones ya ha invocado cláusulas contractuales de fuerza mayor a causa del COVID-19, y el 37% está considerando hacerlo (investigación exhaustiva disponible para los clientes).

El 18% de las organizaciones ya han invocado cláusulas de fuerza mayor en sus contratos a causa del COVID-19, y el 37% está considerando hacerlo.

La decisión de invocar una cláusula de fuerza mayor no debe tomarse a la ligera y debe considerar el impacto que esto tendrá en su relación a largo plazo con el proveedor.

«Una desventaja de tratar de desencadenar fuerza mayor es que corre el riesgo de envenenar las aguas en una relación que desea tener con ese proveedor en los próximos años», dijo Eric Talley de Columbia Law en una entrevista con Gartner (investigación exhaustiva disponible para los clientes).

Las cláusulas de fuerza mayor están diseñadas para proteger a las empresas, pero también pueden dañar las relaciones con los proveedores. Antes de invocar esta cláusula, debe buscar asesoramiento externo.

3. Descubra lo que su proveedor de SaaS ya está haciendo para deleitar a los clientes

Antes de que Lindenfeld se acercara a los proveedores de software, investigó lo que esos proveedores ya estaban haciendo por los clientes:

“Había escuchado de otros fotógrafos que [Adobe Suite] Me ofrecieron algunos meses gratis o se acreditaron en su cuenta, así que sabía qué esperar.

Muchos proveedores de SaaS ya ofrecen acceso gratuito o con descuento herramientas para ayudar a las empresas a mantenerse a flote.

Por ejemplo, hubspot ofrece su suite para pequeñas empresas a un precio reducido y límites crecientes para los clientes existentes, y zoom ofrece toda su plataforma de forma gratuita hasta el 1 de junio de 2020.

Estos proveedores de SaaS y muchos otros ya están ofreciendo acceso gratuito o con descuento a sus plataformas para hacerse eco del sentimiento «estamos juntos en esto» y mostrar apoyo a la comunidad empresarial.

Que hacer: Averigüe lo que su proveedor de software ya está haciendo para ayudar a los clientes en estas circunstancias atenuantes mediante la investigación de anuncios públicos, comunicados de prensa y lo que dicen otros usuarios en las redes sociales o foros en línea.

4. Decida lo que quiere de la renegociación

Sepa lo que quiere de las negociaciones antes de ponerse en contacto con su proveedor de software. Neil Andrew, fundador de Protección CPAPha dicho:

“Prepárate para dar y recibir. Es probable que su proveedor tenga contratos vigentes que no permitan la cancelación o la falta de pago por ningún motivo, por lo tanto, considere un éxito cualquier movimiento desde esa posición.

Algunas empresas pueden necesitar o querer cancelar su contrato, mientras que otras buscan pausar o retrasar los pagos, aplicar descuentos, reducir la funcionalidad para ahorrar dinero o aumentar temporalmente la funcionalidad para satisfacer las nuevas necesidades de su negocio.

Piense en lo que quiere obtener de la renegociación y en qué estás listo para comprometerte. Es posible que algunos proveedores de SaaS no estén dispuestos a cancelar el contrato por completo, pero pueden reducir el costo de su suscripción al reducir las funciones o el número de licencias.

“Los proveedores de SaaS prefieren asegurarse de obtener al menos algo de flujo de efectivo en lugar de ningún flujo de efectivo”, dijo Andrew. «Los buenos proveedores de SaaS buscarán brindar una relación valiosa a largo plazo al ofrecer la mayor cantidad de soporte posible».

Que hacer: Establezca expectativas realistas de lo que espera obtener de la renegociación teniendo en cuenta los términos actuales del contrato, donde permite flexibilidad, la situación financiera del proveedor y lo que el proveedor ya está haciendo para ayudar a los clientes.

5. Sea transparente y empático, y tenga un plan de respaldo

Las empresas deben ser transparentes sobre su situación financiera y empáticas con los editores de software.

“Empatizamos con nuestros clientes y nunca queremos que se sientan abrumados”, dijo Josh Sanders, gerente de proyectos en Alpha Bravo Development. «Si una empresa describe cómo está sufriendo su negocio, algo se puede arreglar».

Girdharee Saran contactó a su empresa proveedor de CRM y explicó claramente su situación financiera: su pago para usar la plataforma ahora era una restricción financiera dada la pérdida de ingresos debido a COVID-19. Como resultado, pudieron llegar a un acuerdo.

Sea transparente en su conversación con el proveedor de software, pero recuerde ser empático también. Es un momento estresante para todos.

Sean McDermott, fundador de monóculo rojo y Grupo de consultoría de barloventoQuería recordar a las empresas que las empresas de software también están luchando en este momento:

“Las empresas deben recordar que sus proveedores tienen empleados y sus propios proveedores a quienes pagar, y pueden solicitar préstamos como otras pequeñas empresas. Todos estamos lidiando con el impacto de COVID-19, así que tenga empatía por su negocio también. Centrarse en un ganar-ganar generará lealtad para ambas partes a largo plazo. »

Los proveedores de SaaS dependen en gran medida de los ingresos por suscripción y, aunque no pueden renunciar a un contrato por completo, pueden estar dispuestos a ayudar a los clientes a encontrar una solución razonable. De lo contrario, considere soluciones de software alternativas.

Saran tuvo una experiencia positiva al encontrar una solución mutuamente beneficiosa con su plataforma de CRM, pero no pudo encontrar una solución similar con su video conferencia y software de seminario web proveedores.

Antes de COVID-19, su empresa pagaba un plan de 100 participantes. A medida que los equipos se separaban más, aumentaba la demanda de comunicación remota. Saran quería actualizar temporalmente su plan para acomodar hasta 500 asistentes, pero no podía permitirse el aumento de los costos. Intentó en vano negociar con el proveedor, pero finalmente optó por una solución alternativa comparable, menos costosa y equipada con funcionalidades mejoradas.

“Las características se pueden reemplazar, pero un buen servicio al cliente no”, dijo Ethan Taub, fundador de Porteroque también optó por soluciones alternativas después de que una empresa se negara a ceder en los términos del contrato.

Que hacer: Explique a los proveedores de software lo que su negocio necesita, empatice con las propias limitaciones del proveedor y tenga un plan para pasar a una plataforma alternativa si falla la renegociación.

La renegociación de contratos de software durante las crisis puede ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar dinero

Reducir los costos durante una crisis puede ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse a flote y evitar despidos, y las empresas pueden consultar sus contratos de SaaS.

COVID-19 ha ejercido presiones únicas en cada industria, lo que hace que la flexibilidad entre las empresas sea una necesidad para capear esta tormenta económica. Trabajen juntos para encontrar soluciones mutuamente beneficiosas y sean conscientes de los desafíos de otras empresas.

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NOTA: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos y no pretenden ser recomendaciones o recomendaciones.

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