9 tipos de sistemas de recursos humanos y cuándo invertir según el tamaño de la empresa

No importa dónde se encuentre su negocio en su vida útil, el hecho sigue siendo el mismo: su negocio necesita software de recursos humanos para mantener el rumbo. Incluso si solo tiene 10 empleados, es poco probable que las hojas de cálculo, los archivos en papel y los correos electrónicos sean suficientes para mantenerlo actualizado con los procesos y en cumplimiento.

A medida que las empresas crecen y cambian, sus necesidades de recursos humanos también aumentan y cuando invertir en software dedicado es crucial:

  • Adoptar demasiado pronto y está pensando en realizar una inversión sustancial en un sistema que no ofrece todo su rendimiento.
  • Adoptar demasiado tarde y te enfrentas a una gran oportunidad perdida mientras tus competidores racionalizan y salen adelante.

Hemos hecho el trabajo duro por usted: Hemos analizado datos de cientos de compras de software de recursos humanos durante el último año para ofrecerle nuestro gráfico «Ciclo de necesidades de software de recursos humanos», que determina los puntos óptimos para invertir en nueve tipos sistemas de RRHH. , dependiendo de la etapa de la empresa.

Averigüe, luego dé su propio paso comercial para obtener más información sobre el software que necesita.

ciclo de necesidades de recursos humanos

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  • 3 sistemas de recursos humanos que necesita para comenzar su negocio
  • 3 sistemas de recursos humanos que necesita para hacer crecer su negocio
  • 3 sistemas de RRHH que necesitas para OPTIMIZAR tu negocio
  • Recuerda: no hay un calendario único

3 sistemas de recursos humanos que necesita para comenzar su negocio

Esta sección es para empresas que recién comienzan o tienen un número relativamente pequeño de empleados.

1. Nómina

¿Para qué se utiliza el software de nómina? El software de nómina ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los salarios y las tasas de pago de los empleados y a automatizar los ciclos de nómina. El software de nómina puede calcular la compensación total, debitar la cuenta bancaria de la empresa con el monto correcto y transferir fondos a los trabajadores con un solo clic. Los usuarios también pueden usar el software de nómina para hacer sus impuestos y ejecutar informes para rastrear el costo de la nómina a lo largo del tiempo.

Obtenga más información sobre las características del software de nómina en nuestro Guía de compradores.

Por qué lo necesita para iniciar su negocio: El software de nómina no debería ser el primero sistema de recursos humanos cada nuevo negocio compra; esta debería ser su primera compra de sistema período por una razón simple: incluso si solo tiene otro empleado además de usted, ese empleado debe recibir su pago de manera precisa y puntual.

Cuándo adoptar: Al observar nuestros datos, encontramos que la adopción del software de nómina alcanza su punto máximo al principio del ciclo de vida de una empresa cuando tiene solo de 1 a 24 empleados, lo que sugiere que este es el mejor tamaño para realizar esa compra crítica.

gráfico que muestra que entre los compradores que solicitan software de nómina, la solicitud es más común en empresas con 1 a 24 empleados

Consideraciones clave:

  • Los proveedores de software de nómina son muy conscientes de que incluso las empresas más pequeñas necesitan sus productos, así que no tenga miedo de que el nuevo software rompa su presupuesto. Dependiendo de su tamaño, puede gastar tan solo $ 5 o $ 10 por mes en software de nómina.
  • Tener la flexibilidad de poder administrar la nómina en su teléfono inteligente mientras está en movimiento es crucial, así que asegúrese de priorizar la usabilidad móvil cuando busque diferentes sistemas.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de nómina.

2. Supervisión del personal

¿Para qué sirve el seguimiento del personal? Cada empleado de su organización tiene una cantidad significativa de datos que necesita rastrear, desde su nombre y dirección, hasta su cargo y jefe, su historial laboral y sus certificaciones. El software de seguimiento del personal le permite registrar toda esta información en una base de datos segura y fácil de administrar, junto con recursos útiles, como un organigrama de la empresa y un manual del empleado.

Obtenga más información sobre las características del software de seguimiento del personal en nuestro Guía de compradores.

Por qué lo necesita para iniciar su negocio: Ingresar o actualizar solo una pieza de información para 100 empleados en una hoja de cálculo puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. A medida que su negocio alcanza su crecimiento acelerado, estos problemas solo empeorarán, por lo que es aconsejable invertir en un sistema dedicado con campos predefinidos para toda la información que necesita para seguir adelante con su fuerza laboral desde el principio.

Esta migración a un software de seguimiento de personal dedicado también brinda a su organización una gran oportunidad para prepararse para salir del «modo de inicio» y formalizar estructuras departamentales y jerarquía antes de comenzar a contratar más empleados.

Cuándo adoptar: El seguimiento del personal es una función central en muchos sistemas de recursos humanos, razón por la cual la adopción es tan alta en empresas de todos los tamaños. Dicho esto, vemos que el interés en este software alcanza su punto máximo entre 1 y 1000 empleados, lo que sugiere que se ha convertido en una herramienta necesaria para todas las empresas.

gráfico que muestra los picos de interés en este software en empresas con 1-1,000 empleados

Consideraciones clave:

  • Dado que los trabajadores suelen utilizar estos sistemas para actualizar su propia información o ver las políticas de la empresa, asegúrese de que algunos de ellos sean en realidad plataformas de demostración que esté considerando. Si los trabajadores odian usar un sistema, simplemente volverán a molestar a Recursos Humanos para buscar información para ellos.
  • La integración también es esencial con los sistemas de seguimiento de personal, ya que muchas otras aplicaciones y sistemas dependerán de los datos actualizados de los empleados para operar de manera efectiva. Pregunte a los proveedores sobre sus asociaciones con otros sistemas de software o sus capacidades de API.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de seguimiento de empleados.

3. Tiempo y asistencia

¿Para qué se utiliza el software de tiempo y asistencia? Además de almacenar información de tiempo y generar informes, los sistemas de tiempo y asistencia también tienen una función de autoservicio de empleados (ESS) que permite a los empleados fichar turnos, consultar horarios y solicitar licencias ellos mismos.

Obtenga más información sobre el software de tiempo y asistencia en nuestro Guía de compradores.

Por qué lo necesita para iniciar su negocio: Si su empresa se encuentra en una industria basada principalmente en turnos, como la venta minorista o la de alimentos y bebidas, es esencial contar con un software de tiempo y asistencia que pueda optimizar los turnos. para minimizar los turnos perdidos.

Incluso si su fuerza laboral está compuesta en gran parte por «9 a 5» empleados, los sistemas de tiempo y asistencia aún pueden ser extremadamente beneficiosos si es una pequeña empresa. La integración del software de tiempo y asistencia con su sistema de nómina también permite que las horas de los trabajadores se transfieran para calcular automáticamente la nómina, ahorrándole un tiempo valioso.

Cuándo adoptar: Recomendamos invertir en software de tiempo y asistencia cuando tenga entre 1 y 50 empleados, ya que este es el rango de tamaño donde la adopción alcanza su punto máximo según nuestros datos. después de 50 empleados, el seguimiento manual del tiempo y la asistencia se convierte en una pesada carga administrativa.

gráfico que muestra que el interés en el software de tiempo y asistencia es más alto en empresas con 25 a 50 empleados

Consideraciones clave:

  • Si trabaja con muchos contratistas o autónomos, asegúrese de invertir en un sistema que pueda controlar el tiempo trabajado en proyectos específicos y generar facturas.
  • Como empresa, tiene el derecho legal de realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados, pero si quiere ir un paso más allá y controlar cosas como la ubicación de los empleados o la actividad informática, existen algunas advertencias debe ser consciente antes de la implementación.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de tiempo y asistencia.

3 sistemas de recursos humanos que necesita para hacer crecer su negocio

Esta sección está destinada a empresas que experimentan un fuerte crecimiento o que cuentan con una plantilla más numerosa.

4. Seguimiento de solicitantes

Que hace el: Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) brindan una plataforma centralizada donde las empresas pueden administrar todos sus esfuerzos de reclutamiento y contratación. Con un ATS, los reclutadores pueden publicar trabajos en bolsas de trabajo y redes sociales, almacenar solicitudes y currículos, rastrear candidatos a través de su embudo de reclutamiento, calificar y clasificar candidatos y, finalmente, ofrecer una oferta de trabajo.

Obtenga más información sobre el software ATS en nuestro Guía de compradores.

Por qué lo necesitas para crecer: Además de brindar un espacio digital para administrar el reclutamiento y la contratación, los ATS también son un arma valiosa en la guerra por el talento. Estos sistemas pueden distribuir sus ofertas de trabajo a una audiencia lo más amplia posible y aumentar la probabilidad de que un visitante curioso se convierta en candidato gracias a una mejor experiencia de candidato en línea. Los análisis integrados también le permiten a usted y a su equipo descifrar dónde se está alejando el talento de su negocio y por qué.

Cuándo adoptar: Según nuestros datos, el software de seguimiento de candidatos es la aplicación de recursos humanos más solicitada para empresas con entre 251 y más de 5001 empleados. El momento en que elija adoptar dependerá completamente de sus necesidades de contratación, pero le recomendamos que comience temprano antes de llegar a la marca de 250 empleados.

gráfico que muestra que el software de seguimiento de candidatos es la aplicación de recursos humanos más solicitada por empresas con entre 251 y más de 5001 empleados

Consideraciones clave:

  • Ya sea que trabaje en un restaurante o en un hospital, es fundamental que adopte un sistema de seguimiento de candidatos cuyas fortalezas coincidan mejor con sus prioridades y volumen de contratación. Ofrecemos consejos sobre cómo lograrlo. aquí.
  • Si es un reclutador externo que trabaja para empresas clientes o si dirige una agencia de contratación, hay sistemas de software de seguimiento de solicitantes diseñado para satisfacer sus necesidades específicas.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de ATS.

5. Gestión del desempeño

Que hace el: El software de gestión del rendimiento elimina el estrés de las revisiones de rendimiento. Estos sistemas de recursos humanos permiten a las empresas establecer objetivos individuales y realizar un seguimiento del desempeño de los empleados, al tiempo que automatizan las tareas relacionadas con la recopilación de comentarios, el almacenamiento de documentos y la comunicación de indicadores de desempeño importantes a las partes interesadas.

Obtenga más información sobre el software de gestión del rendimiento en nuestro Guía de compradores.

Por qué lo necesitas para crecer: Desde mejorar la productividad y retener a los mejores empleados hasta aumentar las ventas, las ganancias y el compromiso, la gestión del rendimiento basada en datos ofrece demasiados beneficios para que las empresas los consideren. Y para convertirse en una organización de rendimiento basada en datos, necesita el sistema adecuado para administrar grandes cantidades de datos de los empleados y realizar un seguimiento de las tendencias importantes a lo largo del tiempo.

Cuándo adoptar: Aunque vemos picos en la adopción de software de gestión del rendimiento en el rango de 501-5000 empleados, es posible que desee invertir en estos sistemas antes si el desarrollo de los empleados es una prioridad en su organización.

gráfico de barras que muestra que vemos que las adopciones de software de gestión del rendimiento alcanzan un máximo en el rango de 501 a 5000 empleados

Consideraciones clave:

  • Para asegurarse de que todos estén a bordo, una compra de software ideal debe alinearse con las metas y objetivos de su organización (en lugar de interrumpirlos) y no requerir una tonelada de capacitación para gerentes y empleados.
  • Ser capaz de sumergirse en sus métricas es clave para extraer información valiosa para mejorar, así que asegúrese de que cualquier opción que considere tenga capacidades de análisis de rendimiento en profundidad.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de gestión del rendimiento.

6. Administración de Beneficios

Que hace el: Inscribir a los trabajadores en beneficios como el seguro de salud o un 401(k) y administrar cualquier cambio posterior siempre ha sido un proceso engorroso para empleadores y empleados. El software de administración de beneficios ayuda a agilizar estos procesos y rastrear datos con fines de costos y cumplimiento.

Obtenga más información sobre el software de administración de beneficios en nuestro Guía de compradores.

Por qué lo necesitas para crecer: El software de administración de beneficios proporciona una solución centralizada en la que los empleados no solo pueden inscribirse en los beneficios o cambiar las opciones por sí mismos (en lugar de completar un formulario que el departamento de recursos humanos debe ingresar manualmente en su sistema), sino que también pueden resolver las preguntas por sí mismos. Poder monitorear de cerca los costos de los beneficios también será clave para maximizar el retorno de la inversión.

Cuándo adoptar: El software de administración de beneficios ve un aumento en las compras en el rango de tamaño de empleado de 501 a 1001.

gráfico de barras amarillas que muestra que el software de administración de beneficios ve un aumento en las compras en el rango de tamaño de empleado de 501 a 1001

Consideraciones clave:

  • Dado que los cambios en las regulaciones gubernamentales como COBRA, ACA y FMLA ocurren con frecuencia, la funcionalidad de gestión de cumplimiento fácil de usar debe ser una prioridad principal cuando se auditan sistemas.
  • Si ofrece más beneficios de nicho para cosas como viajes diarios o membresías en gimnasios, existen sistemas de administración de beneficios que también pueden satisfacer esas necesidades. Evite dividir sus opciones de beneficios entre plataformas y concéntrese en encontrar un proveedor que pueda hacerlo todo.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de administración de beneficios.

3 sistemas de RRHH que necesitas para OPTIMIZAR tu negocio

Esta sección está destinada a empresas bien establecidas que buscan optimizar sus operaciones de recursos humanos o aquellas con una gran cantidad de empleados.

7. Integración

Que hace el: El software de incorporación guía a los nuevos empleados a través de todos los pasos necesarios para convertirse en empleados de pleno derecho, desde la firma digital de documentos importantes hasta la realización de tareas de formación de nuevos empleados. Estas plataformas también brindan a los principiantes una oportunidad temprana de interactuar con su gerente y colegas para sentirse más cómodos y productivos desde el primer día.

Obtenga más información sobre el software de integración en nuestro Guía de compradores.

¿Por qué lo necesita para optimizar: El programa puede reducir el tiempo que tardan los nuevos empleados en volverse productivos mediante la automatización del tedioso papeleo para que los trabajadores puedan sumergirse en los detalles de su trabajo antes, tal vez incluso antes de su primer día a través de un portal en línea.

Cuándo adoptar: De acuerdo con nuestros datos, debe adoptar un software de incorporación si la funcionalidad de incorporación aún no está disponible en su suite de recursos humanos o reclutamiento existente cuando llegue a los 500 empleados.

Gráfico que muestra que la mayoría de las empresas planean integrar el software cuando tengan 500 empleados

Consideraciones clave:

  • La función de integración cierra la brecha entre el seguimiento de candidatos y el seguimiento del personal (ver arriba). La integración de estas capacidades hace que la molestia administrativa de hacer la transición de un candidato a un nuevo empleado sea mucho más fluida, así que asegúrese de que las plataformas de integración funcionen bien con los sistemas existentes.
  • Los procesos de incorporación van a ser muy diferentes entre un pasante y un ejecutivo de nivel C. Busque sistemas que le permitan personalizar los flujos de trabajo de incorporación en función de los roles y departamentos.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de integración.

8. Gestión de Compensaciones

Que hace el: Cuando tiene en cuenta todo (años de experiencia, rendimiento, salarios vigentes en su área), ¿les está pagando a sus trabajadores la cantidad correcta? ¿Es su plan de compensación lo suficientemente flexible como para ser sostenible en tiempos de dificultad? El software de gestión de compensaciones le permite responder a estas importantes preguntas profundizando en los factores internos (p. ej., los ingresos de la empresa, los presupuestos de compensación), así como en los factores externos (p. ej., los mercados laborales locales, las fluctuaciones monetarias).

Obtenga más información sobre el software de gestión de compensaciones en nuestro Guía de compradores.

¿Por qué lo necesita para optimizar: El software de administración de compensación puede ayudarlo a reducir la grasa de varias maneras. A nivel de empleado individual, estas plataformas pueden extraer calificaciones de desempeño de su sistema de gestión de desempeño para recomendar pagos de bonificación en función de los resultados deseados.

A nivel macro, este software puede calcular presupuestos de compensación para toda su fuerza laboral global y sugerir pagos basados ​​en diferentes escenarios de desempeño comercial para garantizar que se mantenga a flote en los buenos y malos momentos.

Cuándo adoptar: Estos sistemas definitivamente caen en la categoría de software «agradable de tener» en lugar de «necesario», como lo ilustra el bajo porcentaje de compradores que solicitan esta aplicación a continuación. Las consultas alcanzan su punto máximo después de la marca de 5.000 empleados.

gráfico que muestra que la gestión de la compensación es de interés para las empresas con más de 5.000 empleados

Consideraciones clave:

  • Sistemas de gestión de compensaciones con precio del mercado laboral puede ayudarlo a determinar el salario adecuado para roles únicos en su organización que no existen en ningún otro lugar.
  • En un momento en que la brecha salarial de género y la transparencia salarial están bajo escrutinio más que nunca, un sistema de gestión de compensaciones puede ser muy beneficioso para aportar claridad y datos a un proceso históricamente turbio.
dirígete aquí para comenzar su búsqueda de software de gestión de compensaciones.

9. Gestión del aprendizaje

Que hace el: Si aún depende en gran medida de las aulas y las presentaciones de diapositivas para capacitar a los empleados, los sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) pueden ayudarlo a integrar la capacitación de los empleados en un entorno en línea más flexible y atractivo. Con un LMS, los formadores pueden crear cursos de formación fusionando diferentes formatos multimedia, administrar cursos a los oradores, probarlos en el conocimientos que han aprendidoy analizar la eficacia de la formación a lo largo del tiempo.

Obtenga más información sobre los sistemas de gestión del aprendizaje en nuestro Guía de compradores.

¿Por qué lo necesita para optimizar: La formación continua es esencial si desea desarrollar a los trabajadores para que asciendan en la carrera profesional de su empresa mientras retener a los mejores talentos. Es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente con una gran fuerza laboral global: los materiales deben actualizarse según sea necesario, los trabajadores atrasados ​​deben identificarse y actualizarse, y los cursos de capacitación de alguna manera no deben ser completamente aburrido y tedioso.

Cuándo adoptar: Según nuestros datos, encontramos que las compras de herramientas LMS solo comienzan entre 251 y 10 000 empleados, e incluso entonces muy pocos compradores han mostrado interés en la función de gestión del aprendizaje.

gráfico que muestra que las compras de herramientas LMS solo comienzan cuando las empresas tienen entre 251 y 10 000 empleados, e incluso entonces muy pocos compradores han mostrado interés en la función de gestión del aprendizaje

Consideraciones clave:

  • A diferencia de otras aplicaciones de recursos humanos cuyo precio suele basarse en la cantidad de empleados de su organización, el precio de los LMS suele basarse en la cantidad de usuarios o alumnos. Tenga esto en cuenta al presupuestar un sistema.
  • No entre en pánico pensando que tiene que construir cada curso de capacitación desde cero. Puede comprar cursos de terceros de proveedores para temas menos específicos del negocio, o mejor aún, aprovechar contenido generado por el usuario por los trabajadores en tus clases para ahorrar dinero.
dirígete aquí para iniciar la búsqueda de su sistema de gestión de aprendizaje.

También puede ver este breve video que enumera los diferentes tipos de herramientas de recursos humanos.


Recuerda: no hay un calendario único

Conocimiento cuando La compra de estos sistemas de recursos humanos es solo un factor para adoptar las plataformas que mejor se adapten a sus necesidades. Hay otros factores que debe tener en cuenta antes de comprar, como la forma en que su inversión en tecnología de recursos humanos se relaciona con su resultados comerciales deseadosasí como los diferentes puntos de precio de estos sistemas.

Estos son algunos de los próximos pasos recomendados para continuar con su búsqueda de software de recursos humanos:

  • Dirígete a nuestro página de software de recursos humanos. Allí, puede filtrar los sistemas no solo según las aplicaciones requeridas y la cantidad de empleados que tiene, sino también según otros criterios, como el presupuesto y las calificaciones reales de los usuarios.
  • Llame a nuestros asesores expertos en software. Le proporcionarán recomendaciones de software gratuitas y personalizadas en solo 15 minutos. Planificar una reúnase con un asesor aquí.

Metodología: Para crear este ciclo de necesidades, observamos una muestra aleatoria de 300 interacciones de Software Advice con compradores de software de recursos humanos durante el último año para diez tamaños de empresas diferentes (determinado por el número de empleados). A partir de estas interacciones, calculamos el porcentaje de cada grupo de tamaño que solicitó diferentes sistemas de software de recursos humanos para determinar el grupo de tamaño en el que alcanzan la adopción máxima.

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