8 formas en que su empresa de contabilidad puede aprovechar la tecnología para mejorar la experiencia del cliente

¿Cómo puedo comunicarme contigo? ¿Qué registros debo llevar? ¿Cómo envío mis facturas?

Si es contador en una pequeña o mediana empresa (PYME) o dirige su departamento independiente, probablemente haya tenido estas conversaciones con sus clientes o departamentos dentro de su organización.

Para ser una firma de contabilidad inteligente, debe comprender cómo se programa de contabilidad puede ayudar a mejorar la experiencia del cliente. Esto significa utilizar la tecnología para llevar mejor sus libros, ofrecer informes financieros detallados y ahorrar tiempo brindando servicios de consultoría gratuitos a sus clientes.

La experiencia del cliente es clave para retener a los clientes existentes y atraer nuevos prospectos. Un estudio demuestra que 96% de los clientes considerarán irse después de una sola mala experiencia. Además de recibir un trabajo de calidad a tiempo, los clientes también esperan que los servicios de contabilidad se brinden de manera práctica, reflexiva y profesional.

En este artículo, analizamos cómo la tecnología puede ayudar a su negocio de contabilidad a reducir la carga de trabajo de bajo valor y que consume mucho tiempo; sistematizar las comunicaciones; automatizar los flujos de trabajo; y gestionar mejor las relaciones con los clientes, en la misma medida.

1. Automatice la incorporación de clientes

La integración es la piedra angular de una nueva relación. Sin embargo, muchos aspectos serán los mismos para cada cliente. Cree un sistema que automatice las tareas repetitivas y, a su vez, brinde a sus equipos más tiempo para comprender mejor las necesidades únicas de los clientes.

Estos son algunos consejos tecnológicos para ayudar con la incorporación de clientes:

  • Comience con un correo electrónico de bienvenida, luego envíe un documento de participación automatizado que enumere «lo que sigue» para los nuevos clientes. Envíe este documento también a su equipo para informarles sobre el nuevo cliente y poner en marcha su cuenta.

  • Designe un equipo de expertos en contabilidad e integración para cuentas nuevas. Esto ayudará a fomentar la confianza entre el cliente y su equipo.

  • proporcionar dedicado la comunicación y plataformas para compartir documentos para permitir que los clientes se comuniquen con usted cuando necesiten ayuda.

  • Cree archivos PDF, plantillas de correo electrónico y videos instructivos para presentar a sus clientes su pila de tecnología contable y flujos de trabajo.

2. Digitaliza los procesos contables manuales

Muchos contadores todavía manejan varias tareas financieras y contables en hojas de cálculo. Esto no le sienta bien a la nueva generación de clientes que consideran que lidiar con envíos en papel o rastrear correos electrónicos perdidos consume mucho tiempo y, por no mencionar, es aburrido.

Utilice la digitalización para simplificar sus procesos contables y hacerlos funcionar como un reloj. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a automatizar los flujos de trabajo manuales usando tecnología:

  • Adoptar herramientas de contabilidad para potenciar las operaciones de front-office y back-office.

  • Haga que la facturación, la facturación y el uso compartido de archivos sean fáciles de usar utilizando contabilidad y software colaborativo.

  • Establezca expectativas dentro de su equipo sobre el tiempo estimado que lleva familiarizarse con una nueva tecnología e implementarla internamente. También informe a sus clientes existentes sobre lo mismo. Hable con su proveedor de tecnología para obtener una estimación precisa.

3. Estar disponible en varios canales de comunicación

Deberá interactuar con los clientes con frecuencia para analizar sus detalles financieros privados. Mantenga la comunicación fluida creando una marca «siempre activa» que sea fácil de alcanzar y segura para trabajar.

Aquí hay algunos consejos para usar la tecnología para ser más elegante en sus comunicaciones:

  • Aprovechar IA conversacional (chatbots) y plataformas de comunicación para brindar servicio al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana o permitir que los clientes registren consultas en cualquier momento y en cualquier lugar. Responda a todas las consultas de los clientes de inmediato o al menos dentro de las 24 horas.

  • Agregue una sección de preguntas frecuentes a su sitio web, dando respuestas a todas las preguntas básicas. Esto ayudará a sus clientes a encontrar la mayoría de las respuestas por sí mismos antes de pedirle ayuda.

  • Tenga una aplicación móvil para brindar a los clientes más control sobre la comunicación, sus libros de contabilidad e informes financieros.

  • Para empezar, invierte en programa de contabilidad que ofrece una función de soporte telefónico gratuito para brindar a sus clientes un mejor servicio al cliente.

4. Genera pronósticos de ingresos

A los clientes les encantan los beneficios adicionales. Estos no solo mejoran la estrategia general de experiencia del cliente, sino que también demuestran el valor de su experiencia. Además de proporcionar servicios de contabilidad regulares, contribuya a la comprensión estratégica de sus clientes proporcionando información sobre sus datos contables a través de previsiones de ventas o ingresos.

Estadística clave: Las empresas de contabilidad pueden aumentar sus ingresos mensuales en hasta 50% brindando servicios de asesoría estratégica a los clientes.

Una visión futurista de sus operaciones comerciales permitirá a sus clientes tomar decisiones informadas y realizar mejoras específicas. Estas son algunas consideraciones clave que se deben tener en cuenta al proporcionar servicios de pronóstico:

  • Usar herramientas de software de pronóstico para analizar el rendimiento comercial del cliente en función de las tendencias históricas y actuales.

  • Decide el alcance y la frecuencia de tus previsiones (trimestrales, semestrales o anuales) y apégate a ellas generando proyecciones a lo largo del tiempo.

  • Envíe su pronóstico como una plantilla de correo electrónico o un informe móvil.

  • Recopile comentarios de los clientes sobre lo que les gustaría que midiera en los pronósticos futuros: ventas, costos, ingresos o cualquier otra cosa.

5. Preparar informes financieros

Según el asesoramiento de software Encuesta de Tendencias Contables 2019, la información financiera es la función de software más solicitada por los clientes. Las empresas generalmente necesitan tres tipos de informes financieros de contabilidad: estado de flujo de efectivo, estado de resultados y balance general. Utilice la tecnología para crear informes financieros y agregar más valor a sus clientes.

Aquí hay algunos consejos tecnológicos para usar:

  • Simplifique el proceso de generación de estados financieros con herramientas de automatización como software de informes financieros.

  • No espere hasta la temporada de impuestos para preparar y presentar información financiera. Manténgase a la vanguardia implementando informes financieros mensuales, semestrales o anuales para ayudar a la gerencia a tomar decisiones.

  • Genere dos conjuntos de informes financieros: internos y externos. El primero para distribución dentro de la empresa y el segundo para distribución a agencias fuera de su organización.

  • Proporcionar a los clientes un análisis de estos informes financieros, que pueden resultarles difíciles de comprender. En estos informes, resalte los puntos clave para las empresas clientes, los elementos de acción y las recomendaciones.

6. Da una visión de 360 ​​grados de gastos e ingresos

Lleve los servicios de contabilidad tradicionales un paso más allá administrando costos e ingresos para sus clientes. Más información sobre costos e ingresos ayudará directamente a la gerencia a comprender cómo optimizar el costo de funcionamiento de sus empresarial: un problema persistente para las PYME.

Estos son algunos consejos para proporcionar a sus clientes información práctica sobre la gestión de costes e ingresos:

  • Use información como la nómina y otros gastos para sugerir dónde reducir costos o ajustar presupuestos.

  • Usar herramientas de inteligencia de negocios para realizar análisis de costos e ingresos. Implemente diferentes modelos, como el costo de actividad o el costo total de propiedad, para descubrir los diferentes factores que contribuyen a cada uno.

  • Analice los costos y los ingresos frente a las líneas de productos, iniciativas y departamentos de su cliente.

7. Presente los datos visualmente

El descubrimiento de patrones se vuelve más fácil cuando los datos se muestran a través de colores, formas y gráficos. Utilice la tecnología para ayudar a los clientes a visualizar y extraer información útil subyacente a sus finanzas. Aquí hay algunos consejos para hacer herramientas de visualización de datos parte de sus habilidades contables:

  • Haga que su presupuesto, previsión y estados financieros sean más interesantes utilizando paneles interactivos.

  • Vaya más allá de los gráficos de barras básicos para representar datos. Las visualizaciones gráficas utilizan métricas bien pensadas, como representar el crecimiento de las líneas de productos frente a sus márgenes.

  • Adapte sus visualizaciones a la audiencia. Tenga en cuenta el departamento y las personas que leen su informe y seleccione las representaciones en consecuencia.

8. Mejorar el cumplimiento de las regulaciones globales

Sus clientes necesitan su ayuda para combatir los riesgos de cumplimiento. Como las empresas operan en aguas internacionales, ayude a sus clientes a globalizar también sus prácticas contables. Esto significa asegurar que cumplan con las regulaciones globales adaptándose a diferentes estándares y metodologías contables.

Aquí hay algunas formas en que la tecnología puede ayudarlo a hacer esto:

  • Establezca estándares operativos comunes a través de las fronteras mientras cumple con las normas y leyes locales.

  • Supere las barreras del idioma mediante el uso de servicios de traducción para comprender las reglas regionales.

  • Usar software de contabilidad con características de gestión de cumplimiento Supervisar los cambios en las leyes y reglamentos contables locales.



Centrarse en mejorar la experiencia del cliente

Y ahí lo tiene, algunas formas en que la tecnología y la transformación digital pueden ayudar a su negocio de contabilidad a brindar una experiencia personalizada a los clientes. ¿Y ahora?

Si está buscando mejorar sus procesos contables para mejorar la satisfacción y lealtad del cliente, comience con estos pasos:

  • Recopile comentarios de los clientes. Antes de trabajar en la entrega de un servicio de una manera que atraiga a los clientes, aprenda cuál es su posición. Envíe encuestas a sus clientes existentes para determinar la probabilidad de que recomienden sus servicios e identifique sus áreas de insatisfacción.
  • Elija el software de contabilidad más adecuado. Mientras algunos herramientas de software de contabilidad se han convertido en nombres familiares, eso no significa que también deban ser un software imprescindible para usted. Busca alternativas que se ajusten a tu presupuesto y que también satisfagan tus necesidades.
  • Invierta en las integraciones correctas. Cree una pila de tecnología mediante la introducción de integraciones de software para facilitar el uso compartido de archivos, la facturación y la facturación, entre otros. Asegúrese de poder utilizar estas herramientas de software auxiliares con su software de contabilidad principal para que se combinen perfectamente y aumenten el flujo de información en lugar de obstaculizarlo.
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