6 preguntas que debe hacerse al comprar un software de gestión de flotas

Actualización 5/6/17: esta publicación se actualizó para incluir una nueva pregunta sobre los términos de referencia de ELD de 2017.

Si tienes miedo de comprar software de gestión de flotas será complejo y confuso, le aconsejo que se detenga, respire hondo y repita después de mí:

«Sé más de lo que creo».

Digo esto porque las preguntas que debe hacer al comprar un software de gestión de flotas son, de hecho, bastante similares a las que debe hacer al comprar cualquier cosa.

Software de gestión de flotas

¿Alguna vez has comprado un coche? ¿Una comida en el restaurante? ¿Ropa con cremalleras y/o botones?

Si es así, ¡estás de suerte! Si no, asumo que eres Amish, y no tengo idea de cómo estás leyendo este artículo (aunque aparentemente, algunas Los Amish están interesados ​​en la tecnología…).

Foto de Mike Schenk/www.buydrphotos.com

La compra de software de gestión de flotas requiere trabajo, pero ese trabajo sigue patrones familiares. Si sabe cómo comprar inteligentemente otros productos, las siguientes preguntas útiles harán que comprar un software de gestión de flotas sea más fácil de lo que pensaba.

1. ¿Es el software adecuado para mi negocio?

Quieres que toda la ropa que compras te quede bien. Sin embargo, tienes que conocerte a ti mismo para saber qué es lo mejor para ti. De lo contrario, puede terminar con un atuendo que no le quede bien (sin juego de palabras). Como alguien que libra una guerra permanente contra la camisa entallada, hablo desde una posición de vulnerabilidad y autenticidad.

Aunque algunos chicos pueden darle propina…

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Del mismo modo, debe conocer su negocio y sus necesidades para determinar qué software es mejor para usted.

Deberá preguntar si este software y compañía son adecuados para usted. Si no lo son, no obtendrá tanto valor como sea posible.

¿Qué tipo de problemas desea resolver con el software de gestión de flotas? ¿Está buscando reducir sus costos de combustible? ¿O monitorear el comportamiento del conductor? ¿O rastrear dónde están sus vehículos?

«Es una buena idea tener expectativas por adelantado», dice Robert Edilson de Fleet Management Software. Sirm Datos colectivos. Él añade,

¿Quiere realizar algunas tareas sencillas o gestionar toda la operación? Conocer las necesidades de su negocio y cuáles cree que pueden ser ayudados por el software de gestión de flotas lo ayudará a reducir el campo. Hay tal variedad de sistemas que necesita averiguarlo con anticipación para saber qué buscar.

Flota de vehículos Shelley Mika sugiere que incluso debe cuantificar este conocimiento y «Establece objetivos medibles, como reducir el ralentí en un 10 % o ahorrar un 5 % en gastos de combustible. Al igual que con la compra de ropa, cuanto más sepas, mejor. Si dices: «Voy a comprar una camisa de vestir», es posible que te equivoques. Si dice: «Necesito algo que pueda usar cuando hace calor, es bueno para el trabajo pero para ocasiones formales como bodas o funerales», obtendrá un mejor resultado.

Como fanático de los Redskins, una pequeña parte de mí murió usando esto.

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Kelsey Nolan, también de Flota de vehículos, da fe este «la telemática puede proporcionar datos prácticamente infinitos, lo que puede ser un inconveniente si no sabe qué información desea. En otras palabras, es fácil sentirse abrumado por la variedad de opciones de funciones del software FSM. Si no sabe qué datos desea monitorear, puede sentirse abrumado fácilmente.

En lugar de simplemente sumergirse en una compra, Nolan agrega que debe «conocer sus objetivos, ya sea el ahorro de combustible o la seguridad, para que no compre un sistema telemático que le proporcione informes que no tiene». Si no sabe qué funciona para su negocio, puede terminar con la versión de software de la ropa acumulando polvo en su armario porque no tiene la oportunidad de usarla.

2. ¿Es fácil de usar?

Empresas tecnológicas enteras han subido o bajado por la facilidad de uso de sus productos. Aprecio de Bill Gates por la experiencia del usuario (o UX, como lo llaman los técnicos) ha contribuido al éxito de Microsoft.

Al cambiar las interfaces de usuario de texto (Dos, ¿alguien?) por imágenes y asegurarse de que el sistema ya estuviera instalado en la mayoría de las PC, Bill Gates hizo que la experiencia del usuario de la computadora fuera fácil y divertida. ¿El resultado? Más personas y empresas están aumentando su eficiencia con las PC como nunca antes.

Dos era agradable a la vista, como el perro más feo del mundo.

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Si el software de gestión de flotas no es fácil de usar, es posible que sus empleados no lo utilicen. En un resumen de expertos en telemática, Mark Wilcox de Exactrak Observaciones que «tener datos de seguimiento en su flota es excelente, pero si no está en un formato fácil de usar, no se utilizará en todo su potencial». Si la interfaz de usuario del software es demasiado complicada o contraria a la intuición, los conductores pueden pensar que no vale la pena aprenderlo.

La aceptación de los empleados puede marcar la diferencia entre una implementación exitosa y una inversión desperdiciada En un estudio de caso, una empresa taiwanesa con una flota de 1700 vehículos declarado que la «resistencia de los empleados» fue una de las principales causas del fracaso de la implementación de su software. Si el software utilizado por sus conductores y gerentes es más confuso que el código fiscal codificadoencontrará resistencia.

¡Estas alegres modelos de fotos de archivo simplemente adoran la membresía de los empleados!

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3. ¿Es bueno el servicio/soporte al cliente?

Fui a un bar local de vinos y cervezas la semana pasada. Cuando vi una IPA de una cervecería nueva, le pregunté al tipo detrás del mostrador cómo estaba. Explicó el sabor, lo comparó con otra cerveza que había tomado, habló sobre la cervecería y luego me ofreció una muestra (la tenían de barril). Me impresionó tanto la utilidad de su respuesta que he vuelto dos veces desde entonces.

Comprar y usar cualquier software es una larga experiencia. Incluso después de la compra, es probable que tenga preguntas y problemas que resolver. Un buen servicio al cliente hace que esta experiencia sea colaborativa y exitosa.

Kristie Sanderson de Mix Telematics grandes líneas la importancia de la atención al cliente continua, diciendo que «es muy importante recibir cierto nivel de asesoramiento sobre flotas de un proveedor de seguimiento para ayudarlo a configurarlo correctamente, comprender el sistema, comprender los datos y ofrecer asistencia sobre cómo incorporar a los conductores». Incluso el software más intuitivo requerirá ayuda inicial. Aquí es donde entra el servicio al cliente.

Incluso el software más intuitivo requerirá ayuda inicial. Aquí es donde entra el servicio al cliente.

soporte técnico

CapterraLas calificaciones de los proveedores son un buen lugar para verificar esta información.

Verifique si las reseñas de los clientes mencionan específicamente la atención al cliente, así como la calidad de la atención al cliente que describen. Cuantos más detalles, mejor. A examen como Paul Ostlund de GerenteMás describe lo que hace un buen equipo de servicio al cliente. El dice, «su equipo es fácil de trabajar, receptivo y puede hablar nuestro lenguaje, no sólo «jerga informática». Si el equipo de servicio al cliente puede enseñarle las habilidades necesarias para usar el software, eso significa que tienen las habilidades necesarias. para el servicio postventa.

4. ¿Puede el software de gestión de flotas crecer con su negocio?

Al comprar un automóvil familiar, desea saber si el automóvil puede creciendo Con tu familia. ¿Cuánto tiempo durará con el mantenimiento de rutina, hasta el primer o decimoquinto cumpleaños de su hijo? ¿Es este un vehículo que funcionará para sus hijos en la transición del jardín de infantes a las prácticas de las ligas menores y la escuela secundaria? Si sus hijos terminarán conduciéndolo, ¿cuál es esa calificación de seguridad?

coche_para_familias_en_crecimiento

Del mismo modo, querrá preguntarse si el software que está considerando es un producto confiable que puede crecer con su negocio. ¿Se bloquea con frecuencia? Si su negocio crece, ¿crecerá el software con su negocio?

Steve Wells de ClearPath GPS explica cómo el software escalable puede ayudar a una empresa. Uno de los clientes de ClearPath, pronósticos, proporciona entrega de última milla para Amazon y otros. “Son ellos los que lo llevan a su puerta y han podido crecer con nosotros muy rápidamente”, dice Wells.

El crecimiento se debe a la API abierta de ClearPath. «A través de nuestra API, permitimos que (Progistics) acceda a todos los sistemas de gestión de Amazon y envíe datos de sus rastreadores a Amazon». Proporcionar estos datos a Amazon ayuda a Progistics a cumplir con los altos estándares operativos de entrega del gigante en línea. Cuanta más evidencia tenga Amazon del cumplimiento exitoso de Progistics, más negocios obtiene Progistics de Amazon. Es un ciclo exitoso y es gracias al software de escalabilidad de ClearPath.

La facilidad del flujo de datos habilitado por la API abierta de ClearPath ha permitido que Progistics crezca de otras maneras, dice Wells. «Una API abierta mejora en gran medida todas las capacidades del sistema de seguimiento GPS. Todos los datos de los sistemas de seguimiento se pueden enviar a todo tipo de sistemas… todos esos datos… fluyen sin problemas a cualquier sistema de terceros que se te ocurra. tener, como programa de contabilidad, software de mantenimientoDónde software CRM, puede beneficiarse de los datos proporcionados por los GPS plotters. El tiempo que de otro modo se dedicaría a hacer coincidir conjuntos de datos dispares se reduce a segundos o minutos, y ese es el tiempo que se puede dedicar a hacer crecer su negocio.

5. ¿Qué es casero?

Durante la última década, los clientes se han interesado cada vez más en saber de dónde provienen sus alimentos. Quieren saber si su comida es preparada por cocineros o recalentada por trabajadores. Chipotle lo ha llevado hasta los uniformes de sus empleados. Es posible que recuerde las camisetas de los empleados que decían «hoy asé la carne a la parrilla» o «cociné el arroz esta mañana». Atestiguaron el hecho de que “la responsabilidad termina aquí”, en sentido figurado y literal.

El guacamole es increíble” con la leyenda “No debería serlo.  El guacamole es un derecho humano.

no debería ser El guacamole es un derecho humano.

Cuando se trata de software de gestión de flotas, querrá considerar si una empresa controla el producto o la experiencia que está obteniendo.

En algunos casos, las empresas de gestión de flotas pueden subcontratar el diseño de su software. El problema con esto es que cualquier problema relacionado con el código de un programa puede convertirse en un problema importante. Si los programadores de una empresa son internos, parchear el software será mucho más fácil que si el proveedor tiene que hablar con un tercero.

John Cameron de Trimble Navegación consejo que «quiere un proveedor que ofrezca API (interfaces de programas de aplicaciones), fuentes de datos directas y la capacidad de administrar integraciones personalizadas para que pueda usar los datos de su flota en sus aplicaciones existentes». Si una empresa subcontrata estos pasos de producción, no hay garantía de que pueda integrar la información.

6. ¿Cuál es la reputación de la empresa?

Cuando voy a buscar un nuevo bar o restaurante, lo primero que reviso es su calificación promedio en Yelp. Quiero leer reseñas, ver qué características les encantan a las personas y tener una idea de cómo han sido tratados los clientes anteriores. Dado que Yelp a veces puede ser subjetivo, también revisaré la prensa convencional.

Del mismo modo, querrá comprobar la reputación de una empresa antes de comprar su software. Evaluar la huella de revisión de un proveedor lo ayudará a determinar su confiabilidad.

sitios de noticias como Flota de vehículoso sus publicaciones hermanas (flota del gobierno, Flota de autobuses escolares, Financiamiento de flotas, y muchos otros) son una fuente de información. Descubra cómo y cuándo se menciona a un proveedor potencial. Si fueran adquiridos, como Fleetmatics y Telogis fueron solo por Verizon, eso es un buen augurio. Asimismo, es una buena señal si están contratando o expandiéndose.

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Otra estrategia es buscar estudios de casos en el sitio web. Aunque los estudios de casos están escritos para transmitir el lado bueno de la empresa, aún así te dan una idea de sus capacidades y logros.

lori higdon flota aconseja dos pasos en la investigación de la reputación.

La primera es profundizar, como un detective, en la calidad del servicio al cliente de la empresa. “La atención al cliente es algo que debe asegurarse de preguntar”, aconseja. «Para cualquier socio de software, necesitará poder confiar realmente en su servicio al cliente, y lo digo particularmente desde el punto de vista de si cobran extra por usar su soporte». Teniendo en cuenta el soporte que probablemente necesite, un proveedor que combine el soporte con el costo probablemente sea una buena idea. «Para nosotros, la atención al cliente es siempre integral, con todos los planes de nuestros clientes».

Pero si el servicio al cliente de una empresa está al nivel de Calamardo, es posible que desee pensarlo dos veces.

Pero si el servicio al cliente de una empresa está al nivel de Calamardo, es posible que desee pensarlo dos veces.

Cuanto más priorice un proveedor el servicio al cliente, argumenta Higdon, mejor será para el comprador. Higdon cita la política de Fleetio de extender el servicio al cliente incluso a aquellos que tienen una prueba gratuita. «Muchos de nuestros tickets de servicio al cliente provienen de clientes de prueba, en lugar de clientes que pagan, pero tratamos a ambos por igual». Si un proveedor trata a los clientes potenciales de la misma manera que trata a los clientes establecidos que pagan, sugiere que el servicio es parte del espíritu de la empresa.

La segunda sugerencia de Higdon es «garantizar que la empresa y el producto estén fuertemente enfocados en dispositivos móviles». Higdon señala que «las flotas son móviles por naturaleza, por lo que es imperativo trabajar con un socio de software que tenga en mente la movilidad en todo momento y desarrolle soluciones móviles modernas».

Cuando se trata de empleados de la flota, «prácticamente nadie toca la flota sentado detrás de un escritorio las 24 horas del día, los 7 días de la semana». Como tal, es una buena idea preguntar si su proveedor potencial tiene una aplicación móvil nativa, como la de Fleetio. ¿Puede el empleado hacer todo lo que ofrece el software desde su teléfono? De lo contrario, puede estar reduciendo la productividad de su flota.

No es este y abajo, quédate detrás del escritorio y apílalos

No es este y abajo, quédate detrás del escritorio y apílalos

7. ¿Cuál es su solución de cumplimiento de mandatos ELD?

A partir de ahora, el Mandato ELD (una regla federal que requiere que la mayoría de los conductores en la carretera registren sus horas de servicio con un dispositivo registro electrónico) sigue en vigor. Aunque el La Corte Suprema podría conocer un caso de impugnación de la ley en la segunda semana de junio de 2017lo más probable es que para el 20 de diciembre de 2017, su flota deba tener ELD en todos los vehículos.

Prepárese para esto asegurándose de que su proveedor de software de gestión de flotas tenga una solución ELD. Proveedores como Telogis, Teletrac Navman, TomTom Telematics, ClearPathGPS y otros ya ofrecen soluciones de garantía ELD que pueden ahorrarle multas de hasta $8,000. El lado positivo de la orden de ELD es que hay otros beneficios para el seguimiento de los datos de la flota, por lo que obtendrá algo de la interferencia de Washington. La captura de datos de la flota puede ayudarlo a ahorrar dinero, reducir el tiempo de inactividad e incluso ayudarlo con Controles DVIR.

Un siguiente paso que se puede dar en diez minutos.

¿Tiene más información sobre su propia experiencia comprando software de gestión de flotas? Cuanto más diga en los comentarios a continuación, mejor será para los futuros lectores.

Si realmente quieres devolver el favor, las reseñas valen oro. Una onza de reseñas vale más que una libra de anuncios. Si está contento (o triste) con su software de gestión de flotas, diríjase a nuestro directorio de software de gestión de flotas y dile al mundo por qué. Es posible que no tenga noticias de ellos directamente, pero otros clientes lo apreciarán.

¿Quiere saber más sobre el software de gestión de flotas? Consulte estas publicaciones de blog relacionadas con la gestión de servicios de campo de Capterra:

4 tendencias de gestión de flotas para impulsar su negocio en 2017

Los 6 mejores software de gestión de flotas gratuitos y de código abierto

Cómo Fleet Analytics puede ayudarlo con el cumplimiento normativo

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