6 pasos para una negociación exitosa del contrato de software

Recopile información vital del proveedor y forme un equipo para abogar por sus necesidades de software.

Su empresa ha elegido un nuevo software y ahora es el momento de negociar el contrato. Esta discusión aparentemente simple puede hacer o deshacer todo el trato y determinar la utilidad del software para su negocio.

Los proveedores de software quieren que su herramienta funcione para usted, pero también cuentan con equipos capacitados para maximizar las transacciones a su favor. Venga a la mesa preparado para negociar como un profesional: Gartner recomienda estos consejos de preparación para una negociación de contrato de software óptima para obtener la mejor oferta de software posible. También hemos resumido las acciones clave que debe realizar en cada paso. (informe completo disponible para los clientes de Gartner).

1. Formar un equipo de negociación

El proveedor trae a su equipo más fuerte a la mesa de negociación, por lo que debe crear uno propio para enfocarse en aspectos específicos del acuerdo. Los miembros de este equipo dependerán del tamaño y los recursos de su empresa. La siguiente tabla indica las diferentes áreas de intervención y los elementos a considerar para cada área de intervención:

Sector de interés	Cosas para considerar
Suministro	estrategia comercial Solicitud de creación de propuesta Lista de verificación de precios
legales y contratos	Redacción y revisión de contratos. Condiciones y requisitos legales Lista de verificación de términos y condiciones Revisión de contratos y base de datos
Necesidades del negocio	Las empresas necesitan comunicación Rendimiento del proceso Requisitos de hardware y software Estándares tecnológicos
Desarrollo de aplicaciones	Gestión de proyecto Construir versus comprar Esfuerzos de personalización
Finanzas y Contabilidad	Presupuesto Costo total de adquisición (TCA) Análisis del costo total de propiedad (TCO) Impacto financiero y contable
Gestión de proveedores	Relación Medición del desempeño
Seguridad de información	politica de seguridad informatica Privacidad de datos Conformidad normativa

Use este cuadro como una lista de verificación para los miembros de su equipo. Por supuesto, no todas las empresas tienen personas para cada una de estas áreas de enfoque. Si es así, seleccione a los miembros del equipo más apropiados para asumir múltiples responsabilidades.

2. Capture tarifas y costos ocultos

Probablemente pagará más que el precio que figura en el sitio web de su software favorito y, a menos que pregunte, los proveedores no le ofrecerán una descripción detallada de los precios reales. Para entrar en una negociación con una verdadera evaluación de costos, haga preguntas con anticipación sobre estos aspectos de precios:

Deberá profundizar en las métricas de precios del software para obtener los costos más precisos. Dependiendo de la configuración de su negocio, algunos métodos de fijación de precios de proveedores pueden ser beneficiosos para todos. Por ejemplo, una empresa que contrata nuevos empleados rápidamente puede obtener más por su dinero con un modelo de suscripción de software que permite usuarios ilimitados por un precio fijo.

Asegúrese de revisar las ventajas y desventajas de cada método de fijación de precios de software para evitar pagar de más (informe completo disponible para los clientes de Gartner):

3. Comprenda sus TOS

Los términos y condiciones (T&C) de su contrato de software describen los riesgos y beneficios del contrato. Cada proveedor de software incluye diferentes términos, por lo que es más fácil crear su propia lista de verificación de lo que necesita su negocio.

Estos términos cambiarán según el método de implementación, ya sea que esté instalando el software en su sitio o usándolo a través de un navegador web.

Estos son ejemplos de términos y condiciones típicos para ambos tipos de implementación de software:

Software local	SaaS y software en la nube
Métricas de precios definidas Borrar plan de recuperación del servicio El límite para las renovaciones de mantenimiento está aumentando Derecho a realizar auditorías Costo de cambio de material Protección contra agrupación y cambio de nombre	Protección de precio de renovación Sanciones aceptables por fallas en el servicio del proveedor Derechos de personalización, pruebas y desarrollo Condiciones claras de confidencialidad y seguridad de los datos Servicios de apoyo definidos Derechos de conversión en el sitio

4. Descubra las motivaciones de los proveedores para el apalancamiento

Es probable que el proveedor recopile información sobre los límites de su presupuesto, cómo se pagará el software, qué ejecutivo aprobará el trato y quién tomará la decisión final.

Esto le da al proveedor más detalles para aprovechar el trato a su favor, pero tú puede hacer preguntas para revelar las motivaciones de los vendedores para garantizar que obtenga el mismo beneficio.

Considere preguntas como:

• ¿Cómo se le paga: comisión directa o salario y comisión?
• ¿Recibe bonos durante todo el año? ¿Cuándo recibes tu bono más grande?
• ¿Le pagan más por ciertos productos y servicios que por otros, cuáles y cómo funciona el programa de compensación de incentivos?

Después de recopilar esta información, vea si estos factores pueden darle una mayor ventaja:

Considere el final del año fiscal. ¿Tiene proveedores que lo presionan para cerrar un trato pronto? Los equipos de ventas normalmente son agresivos, pero aumentan la presión hacia el final del año fiscal de su empresa, y usted también debería hacerlo.

Siempre es mejor extender las discusiones sobre software hasta el final de un trimestre o año fiscal para aprovechar la urgencia del proveedor de obtener un mejor trato. Los precios especiales y los descuentos son más fáciles de obtener cuando el equipo de ventas realmente necesita cerrar el trato final para el trimestre o el año.

Fin del año fiscal	vendedores
enero	Autodesk, Salesforce, Workday
Febrero	dell
marzo	BMC, Compuware, Fujitsu, Hitachi, Lenovo, Symantec
Abril	Información
Puede	Oráculo
Junio	microsoft
Julio	cisco
Octubre	Broadcom, HPE, MicroFocus
Noviembre	Adobe
Diciembre	Amazon, ASG, Citrix, Google, IBM, Informatica, SAP, SAS, ServiceNow, Software AG, Tableau, Unisys

¿Tu proveedor es una startup? los crecimiento vertiginoso del software basado en la nube ha generado cientos de proveedores de software de inicio más pequeños que pueden ofrecer términos y contratos más flexibles que sus competidores más grandes. Un proveedor inicial más ágil podría ser la combinación perfecta para sus necesidades de funciones y su presupuesto.

Esta startup también podría estar preparándose para recaudar fondos, en cuyo caso el proveedor querrá aumentar los clientes y los ingresos antes de una ronda de financiación en serie, lo que le dará a su empresa una ventaja en la negociación de un acuerdo más valioso.

Según el tamaño y el tipo de empresa de software, puede encontrar información sobre financiación, adquisiciones e inversores en Crunchbase utilizar durante la negociación.

5. Utilice un modelo de puntuación para identificar sus mejores opciones

Utilice los criterios enumerados en la siguiente tabla para sopesar sus mejores opciones de software entre sí. De esa manera, sabrá exactamente qué tan involucrado debe estar en el trato o si puede retirarse.

Califique los criterios del 1 al 5 y otorgue más peso a las consideraciones importantes al calcular los ganadores. Use tantos o tan pocos como sea necesario para las opciones de su proveedor:

• Precios

  • Tasas de licencia

  • Costos de personalización e implementación

  • Cuotas de mantenimiento

  • Costos de capacitación

• Características y funcionalidades requeridas (y agradables de tener)

• Requisitos de funcionamiento (compatibilidad y movilidad)

• integraciones

• Capacidades de apoyo y formación.

• Riesgos relacionados con los términos y condiciones (GTC)

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6. Prepárate para ir

Después de evaluar a cada proveedor, revisar los términos y condiciones y comprender los problemas para el proveedor y su negocio, sabrá si puede permitirse mudarse a otras opciones viables.

Su lista de requisitos y alternativas válidas le brinda la posibilidad de abandonar las negociaciones con proveedores de menor calificación cuando no avanzan en una dirección favorable. Si abandona las negociaciones, tómese el tiempo para reiniciar con su equipo:

• Replantea tus expectativas
• Fortalece tus tácticas de negociación
• Determine si realmente vale la pena buscar la siguiente mejor opción de software

Aprenderá de cada discusión cómo aprovechar mejor su investigación y cómo responder mejor a las preguntas y tácticas difíciles de los proveedores.

Reúna los mejores recursos para su negociación de software

Asegúrese de que su negocio esté preparado para la conversación más importante en la vida de su software. En resumen, reúna a su equipo de negociadores, comprenda los costos ocultos y los términos aceptables del contrato, luego elabore un plan de juego efectivo que vuelva a presionar al proveedor.

Si está comenzando con el proceso, debe analizar los comentarios reales de los usuarios y programar algunas demostraciones de software, luego siga estos pasos desde el principio para que pueda adaptar su plan comercial a cada proveedor.