¿Está tu negocio preparado para la próxima crisis? Siga nuestra guía para crear un plan de acción.
Cuando se trata de su negocio, ¿le asusta sólo escuchar la palabra “crisis”? Si es así, no estás solo. Pensar en los peores escenarios que potencialmente podrían paralizar su negocio tiende a causar ansiedad.
Sin embargo, los expertos en gestión de crisis dicen que hay un elemento clave que puede marcar la diferencia en el manejo exitoso de una crisis: la preparación.
Con el efecto de COVID-19 en el clima empresarial actual, es crucial que los líderes de pequeñas empresas creen un plan de acción de gestión de crisis. A continuación se presentan seis pasos que puede seguir para crear su plan y cómo puede incorporar tecnología para mantener la productividad de sus equipos incluso en una crisis.
6 pasos para crear un plan de acción de gestión de crisis
1. Elige metas
En un aspecto, la gestión de una crisis no es diferente de cualquier otro proyecto: es importante que todos estén en sintonía con respecto a los objetivos. Al elegir una dirección en particular, las compensaciones a menudo vienen con el territorio, pero es importante que todos estén al tanto del objetivo principal.
Por ejemplo, si es una empresa de servicios, ser el más rápido suele ir en detrimento de la calidad. No importa cuánto lo desees, no puedes ser ambos.
Las mejores empresas saben cómo aceptar sus debilidades y aprovechar sus fortalezas. Durante una crisis, es especialmente importante definir cuáles son los objetivos de la empresa o del equipo para la crisis, en particular. Para muchas organizaciones, esto significa priorizar la seguridad de los miembros del equipo o proteger la reputación de la marca durante la crisis.
2. Comunica estos objetivos a tu equipo
Independientemente de lo que decida su equipo, asegúrese de describir claramente estos objetivos a los miembros del equipo involucrados en el proceso de gestión de crisis. Nuevamente, cuanto más pueda preparar y hacer esto con anticipación, mejor.
Querrá hacer esto con la mente despejada cuando tenga tiempo para pensar en las prioridades. Es mucho más difícil hacer esto cuando hay mucho en juego y se está desarrollando una crisis.
3. Designe contactos clave
Debido a que las crisis a menudo se desarrollan rápidamente, es esencial que las personas en puestos de toma de decisiones sepan que son parte del equipo de crisis.
Las empresas a menudo designan a un representante clave de cada uno de sus departamentos para influir en la toma de decisiones en caso de crisis y para mantenerse al tanto de los hechos a medida que se desarrollan.
Trate de tener de ocho a diez personas en cubierta. Tener demasiadas personas puede ser como tener “demasiados cocineros en la cocina” y puede ralentizar lo que debería ser un rápido proceso de toma de decisiones. Muy pocas personas involucradas podrían crear miopía o evitar que un equipo vea las cosas desde una perspectiva importante.
4. Establecer roles y responsabilidades durante una crisis
Una vez que haya establecido los contactos clave, la comunicación es clave. Designe claramente las funciones y responsabilidades por adelantado para que no haya confusión sobre quién hace qué en una crisis. Si su equipo está distribuido o trabaja de forma remota, se vuelve aún más importante tener expectativas claras.
A gestión de proyecto Dónde herramienta colaborativa puede ayudar a su equipo a establecer rápidamente objetivos, definir responsabilidades y administrar plazos, algo esencial en proyectos en los que la información cambia rápidamente. Deberá conectar en cascada esta información de manera efectiva para su ejecución.
5. Utilice una matriz basada en impactos, no una matriz basada en escenarios
Muchos planes de acción de gestión de crisis tradicionales utilizan escenarios como base para la planificación de crisis. Pero cuando el tiempo es esencial, es importante minimizar la incertidumbre tanto como sea posible. Por definición, un evento del cisne negro es impredecible, por lo que no puede prepararse para cada evento.
Sin embargo, Gartner dice muchos escenarios se pueden agrupar en resultados o impactos similares. Por ejemplo, los desastres naturales pueden ser tan variados como inundaciones, ventiscas, huracanes o tornados, pero estas situaciones esencialmente provocan los mismos resultados.
Piense en los aspectos esenciales de su negocio y qué sucede si se interrumpen por cualquier motivo: por ejemplo, el personas, tecnología, operaciones Dónde Finanzas. También puedes consultar software de gestión de riesgos para ayudarle a realizar evaluaciones y análisis de riesgos.
6. Realizar una autopsia
Gartner comparte que una de las cosas que distingue a las empresas exitosas es ser diligentes en la realización de decisiones o proyectos post-mortem (contenido completo disponible para los clientes de Gartner). A menudo, una vez que pasa la crisis, todos quieren respirar hondo, felicitarse y volver a sus rutinas normales. Sin embargo, en lugar de reanudar inmediatamente su rutina, tómese un minuto para reunir a las partes interesadas y revisar qué funcionó y qué no.
Las empresas a menudo tienen procesos sofisticados y bibliotecas de documentos con análisis de proyectos, pero no tiene por qué ser complicado. Su equipo puede crear un registro de decisiones donde revisa lo que sucedió para que pueda aprender de sus errores y mejorar las cosas que funcionaron.
La toma de decisiones es como cualquier otra habilidad: mejora a medida que pasas tiempo practicándola y trabajando en ella. Tomarse el tiempo para hacer esto una vez que la adrenalina haya dejado su sistema y el polvo se haya asentado puede ser crucial para ayudar a su empresa a superar con éxito la próxima crisis.
Un plan de acción de gestión de crisis puede generar confianza
Por definición, una crisis da miedo y las emociones se disparan. Sin embargo, con una preparación previa y una sesión post-mortem después de la crisis, su equipo puede estar seguro de que podrá superar la próxima crisis.
Tener el derecho software de gestión de proyectos en su lugar es esencial para gestionar eficazmente una crisis. Específicamente, las herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudar a garantizar que las partes interesadas tengan claro el objetivo por el que están trabajando. Por ejemplo, puede realizar actualizaciones de proyectos en tiempo real a medida que cambia la información, y su equipo puede recibir notificaciones automáticamente, lo que le permite compartir actualizaciones críticas más rápido. Además, puede asignar tareas específicas para que todos en su equipo sepan exactamente de qué son responsables.
Recuerde que las situaciones de crisis también son oportunidades y que las empresas capaces de enfrentar el desafío emergen más fuertes y resilientes.
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Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.