Solo el 27% de los compradores de pequeñas empresas adquieren software que cumple o supera sus expectativas sin compromiso. Utilice estas prácticas comprobadas que conducen al éxito en la selección de software.
Cuando llega el momento de comprar software para su pequeña empresa, el camino hacia el éxito parece claro: identifique un problema, luego encontrar software que mejor resuelva este problema dentro de su presupuesto. Bajo estas simples circunstancias, cada compra de software debería ser ganadora, ¿verdad?
Pero agregue obstáculos como cambios en los presupuestos y las prioridades, partes interesadas desconectadas, plazos ajustados e información contradictoria de una cantidad abrumadora de fuentes, y este camino hacia el éxito, que alguna vez fue claro, se vuelve mucho más incierto.
Como propietario o gerente de una pequeña empresa, sabe que el fracaso no es una opción. No podríamos estar más de acuerdo. Con poco espacio para errores costosos, cada compra de software debería ser un jonrón. Es por eso que preguntamos a los propietarios de pequeñas empresas sobre su proceso de selección de software e identificamos cinco tácticas que pueden aumentar sus posibilidades de una compra de software exitosa.
Piense en estas cinco tácticas como luces que pueden iluminar su camino hacia el éxito y darle confianza en su decisión final de compra. Si está listo, siga leyendo para conocer la fórmula para encontrar el software adecuado para sus necesidades.
Salta a:
¿Qué tan difícil es obtener una Gran Coincidencia en software empresarial?
Táctica n.º 1: centrarse en objetivos internos en lugar de presiones externas
Táctica #2: Alentar a los tomadores de decisiones a participar plenamente
Táctica #3: Validar la información a través de fuentes independientes
Táctica #4: Aproveche los períodos de prueba gratuitos
Táctica n.º 5: Resiste la revisión de tu lista restringida
¿Qué tan difícil es obtener una Gran Coincidencia en software empresarial?
Con tantos obstáculos en el camino y un número creciente de opciones de software para elegir, encontrar un software que marque todas sus casillas no está garantizado si es una pequeña empresa.
Lejos de eso, de hecho. En una encuesta de Capterra de 1000 líderes de pequeñas empresas que influyen en las decisiones de compra de software, solo el 27 % logró lo que llamamos una «Gran coincidencia» en la última compra de software para su organización (haga clic aquí para ver nuestra metodología para determinar una Gran coincidencia):
En otras palabras, solo una de cada cuatro compras de software para pequeñas empresas resulta en una Gran Coincidencia: una oferta que cumple o supera las expectativas sin compromiso.
¡Eso es! Otros comprometen su visión original o compran software que no cumple con las expectativas, lo que genera más problemas, compras de software adicionales o, en el peor de los casos, arrepentimientos de compra que obligan a las pequeñas empresas a comenzar de nuevo.
Entonces, ¿cómo te conviertes en uno de los pocos en tener éxito en lugar de los muchos que fracasan? Las respuestas se encuentran en las cinco tácticas que hemos enumerado a continuación.
Estas tácticas se pueden implementar en cualquier pequeña empresa, independientemente del software que compre o de su conocimiento técnico, y pueden mejorar sus posibilidades de seleccionar el software que satisfaga todas sus necesidades. Empecemos.
Táctica n.º 1: centrarse en objetivos internos en lugar de presiones externas
Como parte de la encuesta Top Technology Trends Survey 2020 de Capterra, les pedimos a los compradores de software para pequeñas empresas que seleccionaran los tres factores principales que impulsaron su inversión en nueva tecnología. Los resultados muestran que la decisión de comprar software puede provenir de diferentes motivaciones:
Probablemente reconozca su propia motivación para comprar software de esta lista. Y es esta motivación (su razón para comprar software en primer lugar) donde los problemas pueden comenzar a ocurrir.
Específicamente, hemos encontrado que cuando las empresas se enfocan en una interno motivación con su compra de software, como una mayor productividad o eficiencia, sus posibilidades de obtener una Gran Coincidencia están por encima del promedio. Por otro lado, cuando se enfocan en un externo motivación como las presiones competitivas, la probabilidad de caídas de Great Match.
Aunque es el tercer factor más común que impulsa las compras de tecnología de las pequeñas empresas, las presiones competitivas solo producen grandes coincidencias el 9 % de las veces.
La razón es simple: ceder a las presiones de la competencia conduce a inversiones en software de mala fe con objetivos mal definidos. Sin una métrica como la productividad o la eficiencia para medir con precisión el éxito, y sin considerar si una determinada inversión en software tiene sentido para su situación comercial única, la probabilidad de arrepentirse de la compra es alta.
Cada compra de software debe alinearse con los objetivos de su pequeña empresa, independientemente de lo que esté haciendo la competencia. Así es como puede concentrarse en un objetivo interno específico que una compra de software puede ayudarlo a lograr:
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Mire los indicadores clave de rendimiento (KPI), como los ingresos, los costos o la productividad, e identifique las áreas en las que su empresa no está a la altura de las expectativas.
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Trabaje con otros líderes empresariales para encontrar las causas subyacentes por las que no está alcanzando un KPI específico. Si los ingresos son bajos, por ejemplo, es posible que no llegue a suficientes clientes.
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Convierta ese problema (no llegar a suficientes clientes) en un objetivo específico (necesitamos llegar a un 15% más de clientes con nuestros esfuerzos de marketing en redes sociales), luego centrarse en productos de software con características que pueden ayudarlo a lograr este objetivo.
Táctica #2: Alentar a los tomadores de decisiones a participar plenamente
Es cierto: los miembros de su equipo de compras de software tienen un impacto significativo en el éxito de la compra. Pero tal vez no de la manera que imaginas.
Por ejemplo, puede asumir que ciertos roles o departamentos deberían estar involucrados. Descubrimos que no era así. El hecho de que los equipos de selección incluyan miembros de TI, recursos humanos o administración corporativa no afecta significativamente la probabilidad de obtener una gran combinación.
En cambio, encontramos que el nivel de participación y radiación de cada miembro del equipo de compras de software es mucho más importante. Veamos cada factor por separado.
Evite los asistentes ocasionales que no pueden participar por completo
Preguntamos a los encuestados cuántos participantes activos (personas incluidas en todas o la mayoría de las discusiones relacionadas con la compra de software) y participantes ocasionales (personas que no participan en discusiones regulares que solo «pasan» de vez en cuando) estaban involucradas en las decisiones de compra de software. Descubrimos que aquellos que no tenían participantes ocasionales tenían más posibilidades de obtener una Gran coincidencia en el software.
Gartner explica por qué los asistentes ocasionales pueden obstaculizar los esfuerzos de compra de software (investigación completa disponible para los clientes de Gartner):
“Participantes ocasionales a menudo no tendrá el contexto completo de todas las discusiones que tuvieron lugar con los miembros del equipo de compras. Como resultado, agregarán un valor limitado al proceso o traerán perspectivas sesgadas que devaluarán el trabajo del equipo del proyecto.
Siempre que sea posible, fomente la participación activa de todos los miembros de su equipo de selección de software. Reprograme reuniones y demostraciones según sea necesario para incluir a todos y eliminar a los miembros que no puedan participar plenamente en el proceso.
Reducir el número de miembros que no tienen influencia en las decisiones
También preguntamos cómo se dividieron los equipos de selección de software entre los que toman las decisiones, las personas influyentes y aquellos que no tienen influencia en las decisiones.
Lo que hemos encontrado es que cuantos menos participantes no tengan influencia en la decisión, mejor será el resultado. En nuestra encuesta, los encuestados que obtuvieron un Great Match tenían, en promedio, un miembro menos sin influencia en la decisión de su equipo en comparación con aquellos que no obtuvieron un Great Match.
Esta diferencia puede parecer pequeña (¡una persona!), pero con cero influencia en la decisión de compra final, cada miembro adicional de su equipo que no tenga influencia en la decisión enturbiará el proceso de selección y hará que sea más difícil llegar a un consenso.
Nuestra investigación muestra que cuando los equipos de compra de software reducen la grasa, es decir, los miembros que no participan activamente o no tienen influencia en las decisiones, se obtienen buenos resultados. Aquí le mostramos cómo crear un equipo de compra de software eficiente y eficiente:
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Proporcione a los posibles miembros del equipo un cronograma para la decisión de compra y pregúnteles si pueden comprometerse por completo con las fechas importantes. Si no pueden participar, considere limitar su rol o no incluirlos por completo.
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Utilice el modelo DACI/RACI al principio del proceso para designar quién aprueba las decisiones, quién las influye y quién solo necesita saber. (Si no está familiarizado con este patrón, obtenga más información al respecto en «3 cosas que debe hacer para lograr el éxito en la implementación de su software»).
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Si se trata de incluir o no a alguien, elija excluirlo. Al final, cuanta menos gente haya, mejor. (¿Alguna vez has oído hablar de demasiados cocineros en la cocina?)
Táctica #3: Validar la información a través de fuentes independientes
A medida que usted y su equipo comiencen a investigar diferentes opciones de software, encontrará rápidamente que la información del proveedor de software está en todas partes. Encuentre un video de demostración, y el proveedor probablemente lo produjo. Trate de averiguar si un producto tiene una característica determinada o no, y el sitio web del proveedor probablemente será el primer resultado de su búsqueda en Google.
Tanto los compradores de Great Match como los que no lo son en nuestra encuesta se basaron en la información proporcionada por el proveedor durante su investigación. Esta información es importante y, francamente, inevitable. Sin embargo, lo que separa a los compradores de Great Match es que van un paso más allá para validar lo que aprenden a través de fuentes independientes.
Según nuestros hallazgos, los compradores de Great Match y los que no son Great Match son casi idénticos en las fuentes que utilizan para verificar los proveedores de software. La única diferencia es que los compradores de Great Match tienen casi el doble de probabilidades de utilizar también fuentes independientes, como reseñas de usuarios, expertos externos y colegas.
La verificación de proveedores a través de estas fuentes independientes puede ayudar a garantizar que su equipo obtenga información confiable y precisa, información que no esté sesgada para que firme en la línea punteada. Si un proveedor lo guía hacia información independiente (en lugar de alejarse de ella), también es una buena señal de que confía en que la calidad de su producto habla por sí misma.
Capterra tiene varios recursos de datos independientes que pueden ayudarlo a usted y a su equipo a encontrar las mejores opciones de software para sus necesidades, sin la influencia del proveedor. Estos son algunos ejemplos (usamos software CRM, pero esta información se aplica a todas las categorías de software):
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Haga clic en cualquier producto en nuestro sitio para leer reseñas detalladas de usuarios reales como usted. Descubra cómo aprovechar al máximo las revisiones de software con «4 consejos sobre el uso de revisiones de software empresarial para encontrar el producto adecuado».
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Nuestro herramienta de comparación le permite comparar hasta cuatro productos a la vez para ver cómo se comparan en precio, características y calificaciones de los usuarios. También puede ver comparaciones populares que han hecho otros usuarios.
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Todas las principales categorías de software de Capterra tienen nuestra Informe de los 20 principales, que utiliza datos de motores de búsqueda y reseñas de usuarios para determinar los 20 productos más populares. Es un excelente lugar para comenzar si no tiene ningún producto específico en mente.
Táctica #4: Aproveche los períodos de prueba gratuitos
Puede leer, ver y digerir toda la investigación del software, pero al final, nada es mejor que sentarse y probar el software por sí mismo.
El período de prueba gratuito que ofrecen la mayoría de los proveedores es una herramienta invaluable para evaluar sus opciones y tomar mejores decisiones. Nuestra investigación lo respalda: los compradores que clasifican las pruebas gratuitas como la fuente de información más importante para evaluar minuciosamente a los proveedores de software tienen más probabilidades de obtener una gran coincidencia.
No es todo. Cuando los encuestados dijeron que las pruebas gratuitas despertaron con mayor frecuencia su interés en un producto o fueron la mayor ayuda para promover la inclusión de un producto en su lista de preseleccionados, condujeron a una coincidencia similar de gran éxito (42 % y 41 %, respectivamente).
Además de darle a su equipo la oportunidad de familiarizarse con un sistema y aprender lo fácil que es para el usuario, las pruebas gratuitas también son una de las únicas formas de probar el software en una situación única para su pequeña empresa. . Puede probar flujos de trabajo e identificar brechas en el proceso para ver cómo funciona el software en el escenario exacto en el que planea usarlo.
En resumen, no hay mejor manera de evaluar sus opciones de software. ¡Usen estas pruebas gratuitas, gente!
Tan pronto como comienza su período de prueba gratuito, comienza la cuenta regresiva hacia su final. Aquí le mostramos cómo aprovechar al máximo el tiempo que tiene con las pruebas gratuitas:
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Dedique tiempo real en su calendario para sumergirse en el software y probarlo. Si trata su prueba gratuita como una actividad de «si puedo hacer que suceda», nunca lo hará.
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Pida a diferentes tipos de usuarios (administradores, personal de TI, trabajadores de base) que prueben el software para identificar los pros y los contras desde su perspectiva.
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Recopile comentarios de los usuarios después de que hayan tenido un tiempo con el software para hacer preguntas de seguimiento y tomar decisiones. Para obtener más ayuda con esto, lo alentamos a que lea «3 formas de recopilar comentarios sobre su investigación de software».
Táctica n.º 5: Resiste la revisión de tu lista restringida
Después de investigar y analizar las opciones de software que parecen prometedoras, usted y su equipo reduzca estas opciones a una lista corta de proveedores dignos de mayor consideración.
Es tentador jugar con tu lista una vez finalizada. Nuestra investigación es clara: no. Descubrimos que cuanto más a menudo vuelva a visitar su lista de preseleccionados para agregar proveedores adicionales, es menos probable que obtenga una gran coincidencia.
Puede pensar que es minucioso al revisar su lista restringida, pero en realidad está indeciso.
La adición constante de opciones a su lista de preseleccionados no solo retrasa todo el proceso y le da a su equipo más proveedores para evaluar, sino que también genera dudas sobre su lista de preseleccionados inicial. Si está tan tentado de agregar estos otros proveedores, ¿ya ha llegado a sus mejores opciones?
Aquellos que rara vez o nunca revisan su lista de preseleccionados pueden hacerlo porque han realizado una investigación exhaustiva y han generado suficiente confianza y consenso en su lista de preseleccionados para no tener la tentación de cambiarla. Este es tu objetivo.
La falta de confianza proviene de la falta de claridad. Así es como puede asegurarse de que está incluyendo los productos correctos en su lista:
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Si dos fuentes de información sobre un producto se contradicen, busque otras fuentes. Las revisiones de los usuarios, los documentos de los proveedores y los expertos externos pueden ayudar a aclarar la situación y brindarle a su equipo una imagen más clara de la respuesta real.
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No dude nunca en ponerse en contacto con los proveedores y preguntarles. Si no está seguro de si un proveedor ofrece una determinada función o admite una determinada integración, comuníquese con ellos y descúbralo con seguridad.
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Si aún no está seguro de qué proveedores incluir en su lista de preseleccionados, cree un cuadro de mando de proveedores para puntuarlos y clasificarlos. Usando nuestra plantilla, puede tomar su decisión en tan solo 15 minutos.
El software promedio produce resultados promedio
Las pequeñas empresas de hoy dependen cada vez más del software para ejecutarse y funcionar. El software es una piedra angular del éxito de su negocio tanto como sus empleados o los productos y servicios que vende.
Decidir sobre un nuevo software que está bien no conducirá al éxito. Es por eso que necesita un proceso de selección de software que le asegure obtener el mejor producto para sus necesidades en todo momento. Las cinco tácticas que hemos cubierto aquí te ayudarán a hacer precisamente eso:
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Centrarse en los objetivos internos en lugar de las presiones externas
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Fomentar la participación activa de personas influyentes en la toma de decisiones
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Validar la información a través de fuentes independientes
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Aproveche los períodos de prueba gratuitos
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Resista la revisión de su lista corta
Para obtener más consejos sobre cómo convertirse en un experto en compra de software, consulte nuestro blog «Consejos para comprar software». Descubra cómo convertir a un proveedor de software en un socio de software, por ejemplo, o qué costos ocultos están realmente integrados en el precio de ese software.
Luego, si está listo para comenzar a comparar opciones de software, diríjase a nuestro pagina de inicio para investigar, comparar y elegir el software adecuado con confianza. Comprar software puede ser difícil, pero no tiene por qué serlo.
Metodología de la encuesta
La encuesta Capterra Great Software Match Survey 2020 se realizó en octubre de 2020. Encuestamos a 1000 trabajadores de empresas estadounidenses con entre 2 y 500 empleados y $1-250 millones en ingresos anuales que: 1) tienen una influencia significativa en las compras de tecnología para su organización, y 2 ) han comprado software para su organización con un costo de al menos $500/año en los últimos 24 meses. Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.
La Encuesta Top Technology Trends 2020 de Capterra se realizó en agosto y septiembre de 2020. Encuestamos a 1.000 líderes de pequeñas empresas de Estados Unidos, Canadá, Reino Unido y Australia en empresas con entre 2 y 499 empleados y una facturación anual de 5 a 250 millones de dólares . Los encuestados debían estar involucrados en la compra de tecnología para la organización y ocupar un puesto gerencial o superior en la empresa. Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.
Definición de coincidencia grande
Se preguntó a los encuestados de la Gran Encuesta de Coincidencia de Software 2020 de Capterra si estaban de acuerdo o en desacuerdo con una serie de afirmaciones sobre el proceso de compra de software más reciente de su organización en una escala de 1 («Muy en desacuerdo») a 7 («Muy de acuerdo»).
Para ser considerados beneficiarios de Great Match, los encuestados debían declarar: «El software que finalmente compramos no cumplió (o falló) con nuestras expectativas». un 1 o 2, luego realice una de las siguientes acciones:
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Proporcione la declaración «Originalmente imaginamos un software que era mucho más ambicioso de lo que finalmente decidimos». un 1 o un 2.
DÓNDE
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Proporcione la afirmación «El software que compramos era una solución de alto nivel». un 6 o un 7.