5 sistemas de software para un trabajo remoto efectivo

El trabajo remoto no tiene por qué ser complicado. Aquí hay cinco herramientas que lo ayudan a administrar equipos remotos y hacer su vida más fácil.

El trabajo remoto se está volviendo cada vez más popular debido a la globalización de la fuerza laboral y, más recientemente, debido a la pandemia de coronavirus. Gartner predice que para 2030, cuando la Generación Z ingrese por completo a la fuerza laboral, la demanda de trabajo remoto aumentará en un 30% (informe disponible para los clientes de Gartner).

Pero el trabajo remoto no es solo un incentivo lucrativo para la fuerza laboral; también aumenta la productividad de los empleados. Gallup Research revela que los empleados que gastan 60%-80% de su tiempo trabajando de forma remota son la cohorte más comprometida en un lugar de trabajo. Esto puede conducir directamente a un 40 % menos de defectos de calidad y un 21 % más de rentabilidad.

Dicho esto, trabajar de forma remota plantea desafíos únicos, como:

  • ¿Cómo garantiza la seguridad de los datos de los dispositivos fuera de la red de su oficina?
  • ¿Cómo colaborar con un equipo disperso geográficamente?
  • ¿Cómo responsabiliza a los empleados por los plazos y la calidad del trabajo?

Aunque se trata de retos complejos, afortunadamente su solución es más sencilla. Todos estos desafíos se pueden gestionar con herramientas de software especializadas. En este artículo, revisaremos estas herramientas y comprenderemos cómo su empresa puede aprovecharlas para un trabajo remoto efectivo.

Software de seguridad para endpoints: proteja su empresa

Los dispositivos que se conectan a una red corporativa, como computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y servidores, son todos ejemplos de puntos finales. Estos puntos finales son los más susceptibles a ataques de malware y virus. El software de seguridad de punto final los mantiene seguros.

¿Qué es el software de seguridad de punto final?

Software de seguridad de punto final es una herramienta que ayuda a proteger los dispositivos conectados de forma remota a una red corporativa. La herramienta permite a los administradores de sistemas y equipos de seguridad de TI monitorear continuamente las amenazas y el estado de seguridad, en tiempo real, con tableros centralizados. Todas las amenazas identificadas se pueden etiquetar, escalar y gestionar al instante.

Las características comunes del software incluyen parches e instalación de actualizaciones de software, permisos y control de dispositivos y seguridad web.

Estado del panel de Endpoint Security en Webroot SecureAnywhere Endpoint Protection

Estado del panel de Endpoint Security en Webroot SecureAnywhere Endpoint Protection (La fuente)

Asesoramiento en la selección de productos.

No todos los sistemas de seguridad de terminales cubren todos los aspectos de la seguridad de los dispositivos remotos. Por ejemplo, es posible que una herramienta en particular solo brinde protección contra virus y malware. Por lo tanto, antes de comprar cualquier solución, verifique si la herramienta cubre sus necesidades de seguridad.

Software de videoconferencia: organiza reuniones virtuales

Las reuniones de negocios se han trasladado a la web en estos días. Si bien estos no reemplazan las reuniones cara a cara, amplían la capacidad de una organización para realizar negocios a través de las fronteras geográficas.

¿Qué es el software de videoconferencia?

software de videoconferencia ayuda a los usuarios a celebrar reuniones virtuales y colaborar a través de videollamadas. La herramienta también ayuda a los usuarios a colaborar compartiendo archivos para anotar y comentar.

Ofrece funciones como chat en la aplicación, pizarras virtuales, uso compartido de pantalla, gestión de participantes y grabación de llamadas.

Una captura de pantalla de una videoconferencia en Cisco Webex Meetings.

Captura de pantalla de una videoconferencia en Reuniones de Cisco Webex (La fuente)

Asesoramiento en la selección de productos.

La cantidad de participantes admitidos por sesión y ciertas funciones, como llamadas telefónicas y mensajes de texto, varían según cada herramienta y el plan de suscripción respectivo. Por lo tanto, verifique cuántos participantes admite una herramienta en todos sus planes de precios y elija el que ofrezca las funciones que necesita dentro de su presupuesto.

Software de colaboración: ayude a los equipos a colaborar en proyectos

Muchos empleadores temen que trabajar de forma remota reduzca la colaboración dentro y entre los equipos. Sin embargo, con el software de colaboración, pueden simplificar la colaboración remota en proyectos y la comunicación dentro del equipo.

¿Qué es el software colaborativo?

software colaborativo es una herramienta que ayuda a los miembros del equipo a conectarse entre sí, ya sea en el trabajo o en el tiempo de inactividad. La herramienta ayuda a los equipos a comunicarse a través de mensajes de texto y chat de audio y video; compartir actualizaciones de estado y documentos; y responder preguntas.

Algunas de las características comunes del software de colaboración incluyen comentar y etiquetar personas, compartir archivos y salas de chat grupales.

Foro de discusión de usuarios en el Productboard

Foro de discusión de usuarios en tabla de productos (La fuente)

Asesoramiento en la selección de productos.

Consulte con el proveedor para ver si el tamaño del equipo es compatible con la herramienta y si coincide con el tamaño de su equipo. Además, es posible que ciertas funciones, como la colaboración con partes interesadas externas, no estén disponibles con todas las versiones o planes de precios de una herramienta en particular. Así que asegúrese de verificar las características cuidadosamente antes de realizar una compra.

Brindamos más información sobre las características comunes y la compra de software de colaboración en nuestro Guía de compradores. También puede ver nuestro Informe de los 20 principales para descubrir algunas de las mejores herramientas del mercado.

Software de gestión de tareas: ayude a los trabajadores remotos a concentrarse en su tarea

Administrar las tareas del proyecto de forma remota puede ser complicado, y especificar los requisitos de las tareas para cada miembro y solicitar actualizaciones de estado puede parecer engorroso. El software de administración de tareas ofrece una plataforma desde la cual todo esto se puede administrar fácilmente.

¿Qué es el software de gestión de tareas?

software de gestión de tareas le permite segmentar un proyecto en tareas relacionadas y secuenciales. Cada tarea se puede programar, distribuir, priorizar, programar y monitorear individualmente.

Si una tarea excede la duración establecida o la fecha de vencimiento, se envían notificaciones automáticas a los gerentes para que puedan comunicarse con su trabajador remoto y ver qué está pasando.

Un tablero Kanban en MeisterTaskUn tablero Kanban en Tarea maestra (La fuente)

Asesoramiento en la selección de productos.

Las herramientas de administración de tareas ofrecen diferentes capacidades de visualización de tareas, como tableros Kanban o diagramas de Gantt. Mientras que los tableros Kanban pueden delinear varios detalles esenciales de las tareas, los diagramas de Gantt se extienden un poco más para visualizar las dependencias entre tareas. Consulte con el proveedor la visualización preferida de su equipo antes de finalizar un producto en particular.

Para obtener más información sobre aspectos adicionales de las herramientas de administración de tareas, consulte este Guía de compradores.

Software de seguimiento del tiempo: haga un seguimiento preciso de las horas de trabajo

El seguimiento del tiempo de los empleados remotos ya no es un problema. El software de seguimiento de tiempo permite a las empresas realizar un seguimiento y registrar de forma remota las horas de trabajo de empleados.

¿Qué es el software de seguimiento de tiempo?

software de seguimiento de tiempo es una herramienta que ayuda a los empleados a fichar la entrada y la salida a través de teléfonos inteligentes o dispositivos informáticos. Para garantizar registros precisos de hora y ubicación, algunos programas usan GPS para rastrear la ubicación de llegada, una excelente opción para las empresas de servicios de campo que necesitan rastrear su fuerza de trabajo móvil.

Algunas herramientas de seguimiento del tiempo también brindan notificaciones si los miembros del equipo se desvían de sus horarios o políticas de marcado.

Seguimiento de tiempo en Webwork Time TrackerSeguimiento del tiempo en Seguimiento web del tiempo de trabajo (La fuente)

Asesoramiento en la selección de productos.

Las herramientas de seguimiento del tiempo están disponibles como productos independientes o como parte de conjuntos de productos como software de gestión de personal Dónde software de análisis de recursos humanos. Según los requisitos de funciones y el presupuesto de TI, puede elegir el tipo de aplicación adecuado.

Para obtener más información sobre las herramientas de seguimiento del tiempo, consulte este Guía de compradores.

Apoye el trabajo remoto efectivo con software

Para poner los beneficios del trabajo remoto efectivo en términos monetarios: productividad promedio aumento del 15% a través de empleados comprometidos podría ahorrarle a una empresa $8,000 por empleado. Los ahorros acumulados podrían ascender a un bono de $4 millones por año.

Con tales beneficios de costos y productividad, no tendría sentido dejar el trabajo remoto fuera de su estrategia operativa y de recursos humanos. ¡Y con las herramientas de software adecuadas, no tendría que hacerlo!

Aquí hay algunos pasos adicionales que puede seguir para elegir una herramienta adecuada para usted:

  • Leer reseñas: Si le resulta difícil elegir una herramienta adecuada para su equipo, puede leer las reseñas de los usuarios en un sitio web de terceros, como el nuestropara obtener una opinión imparcial sobre el rendimiento de una herramienta, las opciones de precios, la facilidad de uso y las opciones de soporte.
  • Discutir con el equipo: Elija una herramienta con la que su equipo se sienta cómodo, ya que serán los usuarios finales de la herramienta. Pregúntele al equipo qué tipo de características podrían encontrar útiles. Intente mostrarles la herramienta para ver si se sienten cómodos con la interfaz de usuario.

También consulte con el proveedor si su equipo necesitará capacitación especializada para usar la herramienta. En caso afirmativo, ¿será un cargo adicional?

Metodología y Descargo de responsabilidad

Encuesta de trabajo remoto de GetApp, noviembre de 2019

La encuesta de trabajo remoto a la que se hace referencia en este artículo fue realizada por GetApp en noviembre de 2019, con 912 encuestados que informaron empleo a tiempo completo en los Estados Unidos. Se realizó una encuesta de seguimiento en noviembre de 2019 con 394 encuestados que informaron empleo a tiempo completo en los Estados Unidos.

Notar: La información contenida en este artículo se obtuvo de fuentes que se consideran confiables. Las aplicaciones destacadas son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Este documento, si bien pretende explicar la importancia de una política de trabajo remoto, de ninguna manera pretende brindar asesoramiento legal ni respaldar ningún curso de acción específico.

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