5 señales de que su empresa está lista para actualizar su solución de contabilidad

¿Software de contabilidad obsoleto que le cuesta tiempo y dinero? Preste atención a estas cinco banderas rojas.

Para cuando lea esto, habrá pasado por la pesadilla anual de la temporada de impuestos (con suerte). ¡Felicidades! Ahora puedes darte el gusto de una buena limonada por un trabajo bien hecho y empezar a dormir sin el terror del IRS acosándote en tus sueños.

Ya sea su primera pesadilla fiscal o su ataque de ansiedad anual de la temporada de impuestos, estoy dispuesto a apostar que es insuficiente o está desactualizado. programa de contabilidad ha sido una gran parte de tus problemas.

irene wachslerCPA y consultora de negocios de Massachusetts, dice que uno de los errores más grandes que ve que cometen los propietarios de pequeñas empresas es «no tomar todas las deducciones calificativas porque no están invirtiendo en un sistema de contabilidad apropiado».

Las deducciones perdidas son solo una de las señales de que su débil sistema de contabilidad le está costando tiempo y dinero.

Wachsler agregó que muchos problemas de las pequeñas empresas «pueden resolverse fácilmente usando un sistema de contabilidad en la nube con fuentes bancarias automatizadas y reglas bancarias».

¿No es eso mejor que arrancarte el pelo?

5 señales de alerta de que su software de contabilidad necesita una actualización

En este artículo, veremos cinco señales de advertencia de que su empresa necesita actualizar su sistema de contabilidad, así como algunos consejos útiles sobre cómo puede ayudar la tecnología de contabilidad actualizada.

1. Pasas más tiempo con tu software de contabilidad que con tu negocio

Señales de advertencia a tener en cuenta:

  • Trabajas por la noche y los fines de semana para ponerte al día con las tareas básicas de contabilidad.
  • La mayor parte del tiempo que dedica a las tareas de contabilidad se dedica a ingresar datos.
  • Las tareas básicas de contabilidad, como la nómina y la facturación, le impiden hacer crecer su negocio.

Por qué es esto un problema: Software de contabilidad (y realmente, casi todos Software de negocios) debe estar diseñado para registrarse vuestro tiempo. Entonces, si su herramienta de contabilidad no le está dando tiempo que puede usar para hacer crecer su negocio, no está haciendo su trabajo.

Para ser justos, si su contabilidad es incluso un poco compleja con muchas transacciones y clientes, sus problemas pueden ser tanto de personal como de software insuficiente. En este caso, debe preguntarse si prefiere pasar diez horas a la semana administrando sus propias cuentas o pagarle a un profesional unos cientos de dólares al mes para que se encargue de ello y pueda recuperar ese tiempo.

Cómo puede ayudarlo el nuevo software de contabilidad: El software de contabilidad de última generación puede ahorrarle tiempo de varias maneras, desde escanear recibos para administrar gastos hasta automatizar procesos rutinarios como la facturación y la contabilidad. Si ejecutó la nómina manualmente, probablemente pase horas cada semana haciéndolo. El uso de un software de contabilidad con nómina integrada podría cambiarle la vida.

Hablando de integraciones, son la clave para ahorrar tiempo personalizado. Los productos de contabilidad establecidos han establecido relaciones con cientos de desarrolladores de aplicaciones, lo que le permite conectar todo desde su RCMP un sistema punto de venta a su sistema contable. Esto ahorra tiempo al reducir la cantidad de clics entre aplicaciones y extraer datos por usted.

Por ejemplo, la investigación de Intuit (compartida en QuickBooks Connect en noviembre de 2018) muestra que cada Libros rápidos en línea el usuario ahorra aproximadamente cuatro horas por semana conectando al menos una aplicación.

Es parte de la naturaleza humana establecer una rutina y ceñirnos a lo que sabemos, por lo que la mejor manera de descubrir lo que te has estado perdiendo es demostración de una popular herramienta de contabilidad y pregúntele a un representante del proveedor cómo podría ahorrarle tiempo.

2. Tu herramienta de contabilidad ya no está actualizada

Señales de advertencia a tener en cuenta:

  • Su software de contabilidad falla regularmente.
  • Su software de contabilidad ha sido pirateado por piratas informáticos.
  • Su software de contabilidad perdió su funcionalidad al actualizar su sistema operativo.

Por qué es esto un problema: Ya sea porque su software de contabilidad es de código abierto y ya no es compatible o porque fue distribuido por una empresa que ya no está en el negocio, usando un software que no está actualizado, no solo se está perdiendo las últimas funciones, sino que está protegiendo sus datos y los datos de tus clientes.

Podría decir: «No necesito el último software de contabilidad porque no necesito inteligencia artificial, CPA virtuales ni drones autónomos que transmitan mis documentos fiscales al IRS».

Lo primero es lo primero: nunca debe intentar entregar nada a un edificio federal con un dron. Segundo: el mayor riesgo del software no compatible es su vulnerabilidad a la piratería, como una puerta trasera abierta de par en par que se balancea con el viento. ¿Quiere explicar a sus clientes que su información bancaria se ha filtrado porque no quería dejar espacio en sus gastos operativos para un software de contabilidad actualizado?

Cómo puede ayudarlo el nuevo software de contabilidad: Cuando tiene un sistema de contabilidad moderno y actualizado detrás de su negocio, puede descansar tranquilo sabiendo que sus datos y los de sus clientes están en buenas manos. Ademas de seguridad de datostambién es imperativo que su herramienta de contabilidad se actualice anualmente (en menos) para tener en cuenta los cambios en las leyes fiscales.

Si su sistema no ha sido actualizado desde, digamos, la adopción de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos a fines de 2017, es posible que le falten muchas deducciones y créditos fiscales porque su software no sabe cómo encontrarlos. O, quizás incluso peor, podría inferir que su software obsoleto cree que todavía está activo (como gastos de entretenimiento) e infórmese para una auditoría del IRS.

3. Su software de contabilidad no funciona en dispositivos móviles

Señales de advertencia a tener en cuenta:

  • Su software de contabilidad no tiene aplicaciones nativas para iOS o Android.
  • Su software de contabilidad tiene una funcionalidad limitada en dispositivos móviles.
  • Su software de contabilidad funciona en su dispositivo móvil, pero carece de funciones esenciales.

Por qué es esto un problema: Hace diez años, poder acceder al software de contabilidad de uno en la tableta y el teléfono inteligente de uno era un lujo raro y extravagante, como poder jugar juegos de arcade en un pub deportivo en un vuelo a campo traviesa. Mucho ha cambiado desde entonces.

En 2019, con la proliferación de dispositivos móviles y equipos distribuidos, el acceso móvil es imprescindible para los líderes empresariales.

Si tiene que ir a la oficina un viernes a la medianoche para solucionar un problema con la factura de un cliente, ¿su software de contabilidad realmente le está sirviendo o trabajando para él? También desea asegurarse de que su herramienta de contabilidad funcione en dispositivos iOS y Android para que cualquier persona que la necesite pueda usarla y sea escalable.

Cómo puede ayudarlo el nuevo software de contabilidad: La funcionalidad de Android e iOS ahora es estándar para herramientas de contabilidad popularestal que QuickBooks y Contabilidad de olas (los dos primeros en nuestra lista más popular hasta la fecha), lo que le permite realizar sus tareas de contabilidad tan fácilmente desde el tren o el autobús como desde su computadora de escritorio en el trabajo.

Como dueño de un negocio, sabe lo raro que es tener cinco horas seguidas cuando puede simplemente sentarse en su escritorio y revisar los informes financieros o hacer el balance de los libros. Pero si puede hacerlo sobre la marcha en un aeropuerto o desde su sofá un sábado por la tarde, estará más en sintonía con la salud financiera de su empresa.

4. Su software de contabilidad no se integra con ninguna aplicación nueva

Señales de advertencia a tener en cuenta:

  • Tiene aplicaciones separadas para cosas como la facturación o la gestión de gastos, pero no se integran con su principal herramienta de contabilidad, por lo que tiene horas de tedioso ingreso de datos.
  • Su software de contabilidad solía integrarse con algunas de sus aplicaciones, pero no se ha actualizado desde que se actualizaron las aplicaciones, por lo que ya no funcionan bien juntas.
  • Su software de contabilidad se integra con una lista muy pequeña de aplicaciones, lo que lo obliga a usar aplicaciones con las que no se siente cómodo.

Por qué es esto un problema: A todos les gusta trabajar de manera diferente y todos tienen sus herramientas favoritas para manejar diferentes tareas. debe decidir qué herramientas y aplicaciones de contabilidad usa, y no dejar esa decisión en manos de su software de contabilidad.

Si su software no se integra con las nuevas aplicaciones, significa que sus desarrolladores no están actualizando el sistema o que no están cooperando con otros desarrolladores. Ninguna de estas razones es un buen augurio para la utilidad del sistema.

Cómo puede ayudarlo el nuevo software de contabilidad: QuickBooks y Xero (dos de los cinco principales proveedores en nuestro «Los 20 programas de contabilidad más populares” list) cada uno se integra con más de 500 aplicaciones. Esto significa que no importa cómo le guste realizar un seguimiento de los gastos, enviar facturas, aceptar pagos o hacer casi cualquier cosa relacionada con la contabilidad y las finanzas de su negocio, estos sistemas están listos para funcionar. con tú, no te obligues a hacer las cosas a su manera.

Suponga que heredó una herramienta de facturación de su antiguo socio comercial, pero nunca le gustó. Con su nuevo software de contabilidad personalizable, puede ir al mercado de aplicaciones y explorar una amplia selección de aplicaciones de facturación, leer reseñas, probarlas y encontrar una que funcione con su sistema y le haga la vida más fácil.

5. Su software de contabilidad tiene pocas o ninguna función de automatización

Señales de advertencia a tener en cuenta:

  • Envía manualmente facturas mensuales a los mismos clientes, incluso si hay pocos cambios.
  • Los gastos se administran teniendo en cuenta los recibos en papel descoloridos.
  • Pasa varias horas al final de cada mes conciliando su extracto bancario con su software de contabilidad.

Por qué es esto un problema: La automatización, que alguna vez fue parte de la ciencia ficción y la fantasía, ahora es una parte integral de hacer negocios en el mundo moderno. Y si no está utilizando un software de contabilidad con funciones de automatización, está desperdiciando una tonelada de tiempo que podría dedicarse mejor a hacer crecer su negocio.

Otro problema con las tareas de contabilidad manual es que es más propenso a errores que el software. La automatización garantiza que mientras tenga datos limpios, el sistema nunca cometerá un error. Por otro lado, cuando escribes tu factura número 50 a las 2 a. m., lo más probable es que te equivoques.

Cómo puede ayudarlo el nuevo software de contabilidad: El software de contabilidad actualizado puede eliminar la entrada de datos de tareas como la facturación, la nómina, la gestión de gastos y la conciliación bancaria.

Mira esto vídeo paso a paso Funciones de automatización de QuickBooks Online:

«Mejores prácticas contables y automatización en QuickBooks Online» (La fuente)

En lugar de buscar y hojear montones de facturas y recibos, configura procesos automatizados y verifica dos veces los números al final de cada mes para asegurarse de que todo sea correcto. De esta manera, puede dedicar su tiempo a administrar su negocio en lugar de convertirse en un especialista en ingreso de datos.

¿Qué le impide actualizar su solución de contabilidad?

¿Hay algún problema que le impida actualizar su sistema de contabilidad que no haya tratado en este artículo? ¿Costo? ¿Parálisis por análisis? ¿Un contador gruñón que se niega a trabajar con otra cosa que no sea el sistema de código abierto que su cuñado programó a principios de los 90 como parte de un proyecto de colegio comunitario?

Quiero escuchar cualquier cosa que le impida pasar a algo que haría la vida más fácil para usted y su equipo; contáctame en twitter @AndrewJosConrad.

Mientras tanto, asegúrese de estar atento a nuestro blog de contabilidad y finanzas para obtener consejos sobre todo, desde el futuro de la tecnología contable hasta los mejores podcasts de fintech de los que puede aprender.

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