5 preguntas que debe hacerse al evaluar el software de seguimiento de tiempo

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¡Este es el número de resultados de búsqueda que verá si escribe «Software de seguimiento de tiempo» en el cuadro de búsqueda de Google!

Entonces, ¿cómo le das sentido a todo? ¿Cuál es la solución adecuada para usted y/o su empresa? Con una abrumadora cantidad de opciones disponibles, ¿por dónde empezar?5 preguntas para evaluar el seguimiento del tiempo

Aquí hay 5 preguntas para comenzar su proceso de evaluación:

1. ¿Por qué rastreas el tiempo en primer lugar?

Esta es una pregunta simple pero a menudo pasada por alto. Las razones más comunes para el seguimiento del tiempo son:

  • Ingrese el tiempo facturable – A la hora de facturar tu tiempo, es fundamental capturar cada minuto de trabajo.
  • Gestión de proyecto – Aunque puedes cobrar por proyecto en lugar de por minuto trabajado, siempre debes medir el tiempo empleado.

El seguimiento de las horas facturables a menudo requiere un alto nivel de precisión. El ejemplo clásico aquí es el abogado que factura hasta el incremento de 6 minutos. Y los abogados a menudo están en compañía de contadores públicos, consultores, autónomos y otros profesionales que cobran su tiempo directamente y tienen que hacer un seguimiento.

El seguimiento de proyectos generalmente se usa para medir la cantidad de horas dedicadas a un proyecto o esfuerzo determinado. A menudo, las personas y las empresas que cobran sobre la base de un precio fijo seguirán realizando un seguimiento de su tiempo en cada proyecto, para medir el nivel de rentabilidad de un compromiso determinado.

2. ¿Qué tan complejo es su tiempo?

Cuantos más clientes y/o proyectos tengas, más difícil te resultará mantener el tiempo. Del mismo modo, cuanto más realice múltiples tareas a lo largo de su jornada laboral, más difícil será realizar un seguimiento y asignar su tiempo con precisión. Algunos sistemas están diseñados para profesionales que trabajan en una o dos cosas durante la jornada laboral. Y algunos están diseñados para acomodar a los profesionales multitarea más ocupados. Veremos los detalles de esto en nuestra siguiente pregunta.

3. ¿Es suficiente la entrada de tiempo o debería considerar la entrada de tiempo automática?

Las formas clásicas de medir el tiempo son:

  • Ingrese su tiempo manualmente en una hoja de tiempo
  • Inicie/detenga un temporizador cuando cambie de tarea a lo largo del día

¿Recuerdas a nuestro profesional de un solo cable de arriba, que trabaja en uno o dos proyectos al día? En estos casos, la entrada de tiempo manual y/o un cronómetro probablemente serían suficientes.

Pero, ¿qué pasa si estás demasiado ocupado para hacer malabarismos con tu tiempo después? En estos casos, debe considerar un producto que incluya entrada de tiempo automática. Esta es una habilidad relativamente nueva, y muchas personas no se dan cuenta de que existe.

Con la entrada de tiempo automática, el software capturará y le dará sentido a su tiempo, mientras trabaja, sin que tenga que hacer nada. En otras palabras, cuando navega por correos electrónicos, escribe documentos, edita hojas de cálculo y visita sitios web, el software de captura de tiempo mantendrá ese tiempo mientras trabaja. Esta habilidad suele ser extremadamente útil para las personas que realizan múltiples tareas en un montón de artículos diferentes.

4. ¿Qué haces con el tiempo una vez que lo has capturado?

Una vez que haya ingresado y/o capturado su tiempo, ¿dónde debe ir? ¿Basta simplemente con que lo capturen? ¿O necesita sincronizarlo con un sistema de facturación o gestión de proyectos?

Piense en su flujo de trabajo, especialmente en el «juego final» de su tiempo. Si es posible, tome productos potenciales de seguimiento de tiempo para una prueba de manejo, para que pueda descubrir cómo sería una experiencia de extremo a extremo.

5. ¿Qué nivel de colaboración se requiere dentro de nuestro equipo con estos datos temporales?

Finalmente, si trabaja en un equipo o administra uno, es posible que necesite un software que permita la colaboración entre los miembros del equipo. Es posible que desee o no que los gerentes puedan ver los datos de tiempo capturados por miembros individuales del equipo. Y es posible que desee o no que los miembros del equipo puedan colaborar y ver los datos de los demás.

Es probable que estas preferencias sean específicas de su empresa, su equipo o incluso de usted. Por ejemplo, algunos sistemas de cronometraje le permitirán al gerente ver lo que están haciendo todos. Esto puede ser exactamente lo que desea, o puede ser exactamente lo contrario si teme volver a un sistema tipo «Gran Hermano». Sólo tú conoces a tu equipo y la situación de tu empresa.

Una vez más, recomendaría encarecidamente una prueba de conducción aquí, preferiblemente una que incluya también a otros miembros del equipo. No hay nada mejor que un recorrido en vivo para determinar si un producto funcionará para usted.

Próximas etapas

Una vez que haya establecido las respuestas a estas preguntas iniciales, puede comenzar su búsqueda del software de seguimiento de tiempo de sus sueños. Su propia industria siempre es un buen lugar para comenzar. Descubra qué soluciones son ampliamente utilizadas por profesionales, empresas y negocios similares en su industria.

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