La pandemia de coronavirus ha obligado a muchas empresas a operar con presupuestos aún más ajustados de lo habitual. La presión presupuestaria inducida por la pandemia ha llevado a una importante reducción de costos entre las empresas para garantizar una mayor eficiencia y liquidez a corto plazo, por ejemplo. Investigación de Gartner.
Las organizaciones sin fines de lucro, que normalmente luchan con la paradoja de tomar el control financiero mientras intentan promover causas sociales, no están exentas de este desafío. Debido a la crisis económica provocada por la pandemia, muchas organizaciones sin fines de lucro han sufrido una fuerte caída en la financiación de los donantes, lo que ha provocado graves problemas financieros.
Como organización sin fines de lucro, debe concentrarse en el presupuesto estratégico y la planificación financiera. Un presupuesto sin fines de lucro bien formulado lo ayudará a planificar con anticipación y tomar decisiones informadas para lograr su visión.
En este artículo, reunimos algunas de las mejores prácticas comprobadas de presupuesto para organizaciones sin fines de lucro. Pero primero, comprendamos los conceptos básicos de la elaboración de presupuestos y por qué las organizaciones sin fines de lucro deben tener un presupuesto adecuado.
¿Qué es el presupuesto para organizaciones sin fines de lucro?
El presupuesto es una parte fundamental de cualquier negocio, ya sea con o sin fines de lucro.
Un presupuesto describe cómo una organización sin fines de lucro planea gastar su dinero durante un período de tiempo. Predice gastos e ingresos e incluye objetivos financieros, estrategias y metas para la duración.
Componentes de un presupuesto efectivo para organizaciones sin fines de lucro:
- Actividades definidas: Único para la misión y estrategia de su asociación.
- Capacidades organizacionales: apoya las iniciativas estratégicas definidas de su asociación.
- Pronóstico de ingresos: Indica cuánto es probable que gane su organización sin fines de lucro con la recaudación de fondos y otras actividades durante un período.
- Previsión de gastos: Predice cuánto es probable que gaste su organización sin fines de lucro en actividades principales que respaldan su trabajo.
¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan un presupuesto?
Debe estar preguntándose por qué el presupuesto es esencial para una organización que ni siquiera genera ganancias.
Aquí está la respuesta a su por qué:
Como organización sin fines de lucro, depende de la recaudación de fondos, pero ya debe ser consciente de que eso por sí solo no es suficiente. Incluso si su organización sin fines de lucro está exenta del impuesto sobre la renta, aún debe realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos. No es ningún secreto que muchas organizaciones sin fines de lucro, como la suya, pierden dinero simplemente porque no saben cuánto están ganando.
La elaboración de presupuestos es una valiosa técnica de gestión financiera que ayuda a su organización sin fines de lucro a descubrir nuevas y buenas formas de gastar sus fondos. Le permite evaluar su salud financiera actual, así como planificar para el futuro. Aquí hay una lista de las principales ventajas del presupuesto sin fines de lucro:
5 mejores prácticas presupuestarias para organizaciones sin fines de lucro
Hacer malabarismos constantemente con las necesidades de sus donantes, personal, programas y comunidades puede complicar la elaboración de presupuestos. Estas cinco mejores prácticas pueden ser un excelente punto de partida para la toma de decisiones financieras de su organización sin fines de lucro.
1. Especifique su enfoque presupuestario
Un enfoque presupuestario es una forma holística de ver las relaciones entre todas las principales actividades y recursos de su organización sin fines de lucro. Proporciona un criterio con el que puede establecer metas realistas y alcanzables, medir resultados y evaluar el progreso de su organización hacia el logro de sus metas.
Al elegir el enfoque presupuestario correcto, su organización sin fines de lucro puede planificar cómo gastar el dinero ganado a través de la financiación para lograr sus objetivos. Los más comunes enfoques presupuestarios sin fines de lucro somos:
- Enfoque del programa: Divide el presupuesto general sin fines de lucro en partes o programas, cada uno de los cuales se enfoca en una actividad o evento en particular.
- Enfoque basado en fondos: Trata cada fuente de financiamiento como una entidad separada e informa las transacciones en función de las actividades que generan fondos en lugar de las entradas y salidas de efectivo reales.
- Enfoque basado en los ingresos: Determine la cantidad de ingresos asegurados durante un período, luego agregue los gastos que pueden cubrirse con esta cantidad.
- Enfoque incremental: Toma en cuenta el presupuesto del año anterior para preparar el presupuesto del año en curso.
- Enfoque de base cero: Crea un presupuesto para el año en curso desde cero sin considerar los ingresos o gastos del año anterior.
Cada enfoque tiene sus propios atributos únicos para ayudar a su organización sin fines de lucro a comprender mejor su situación financiera, fortalezas y debilidades.
Sea cual sea el enfoque que elija, aplique la regla de oro:mantener el equilibrio adecuado entre gastos e ingresos; asegúrese de que sus gastos no excedan sus ingresos.
2. Acierta con tus fuentes de ingresos
Las organizaciones sin fines de lucro no son ricas en recursos financieros. Por lo general, no generan ingresos de forma independiente y, por lo tanto, dependen en gran medida de las donaciones. También necesitan una amplia gama de fuentes de ingresos para reponerse continuamente.
Para establecer un presupuesto realista, enumere todas las fuentes de las que obtiene fondos su organización sin fines de lucro. No todas las fuentes de ingresos son visibles, pero algunas fuentes de ingresos que su organización sin fines de lucro debe considerar en sus presupuestos incluyen subvenciones de fundaciones, subvenciones gubernamentales, donaciones individuales y obsequios corporativos.
Para completar con éxito este paso, revise sus éxitos en campañas de recaudación de fondos y propuestas de subvenciones anteriores. Esto puede darle una idea clara de cómo será su futura recaudación de fondos.
3. Calcula tus gastos
Determinar los gastos es una parte clave del proceso de elaboración de presupuestos sin fines de lucro; sin embargo, esto puede ser un desafío ya que los gastos generalmente no se clasifican bien.
Tómese el tiempo para revisar todos sus gastos y agrúpelos en categorías específicas. Este ejercicio lo ayudará a determinar dónde está gastando su dinero y lo alertará sobre los problemas que deben abordarse.
Estos son los pasos para presupuestar sus gastos de la manera correcta:
Medir los recursos financieros y hacer asignaciones para el presupuesto futuro. Aproveche al máximo este paso utilizando presupuesto y previsión Software.
4. Asegúrate de incluir aportes no monetarios
Las organizaciones sin fines de lucro a menudo pasan por alto las contribuciones no monetarias (por ejemplo, alimentos, ropa, suministros, activos a largo plazo) y las excluyen al momento de presupuestar, lo que luego crea una gran disparidad.
Si su organización sin fines de lucro recibe contribuciones especiales (en especie), es importante registrarlas para cumplir con las políticas establecidas. Donaciones en especie están contribuciones de bienes, servicios, experiencia y tiempo. He aquí algunos ejemplos:
- Unos bienes: Equipos de oficina, muebles, ropa
- Prestaciones de servicio: Espacio de reunión, apoyo administrativo
- Habilidad: Planificación, marketing, desarrollo de sitios web.
- Tiempo: Enseñar a niños de escasos recursos
Las donaciones no monetarias demuestran lo que se necesita para promover la misión de una organización sin fines de lucro. Por lo tanto, no debe pasar por alto este aspecto al presupuestar.
5. Realiza controles regulares durante todo el año
Los controles presupuestarios son una parte esencial de la contabilidad sin fines de lucro. Le permiten a su organización monitorear la salud de su presupuesto y hacer los ajustes necesarios en lugar de esperar hasta el final del año para descubrir errores o problemas que podrían solucionarse antes si se detectan a tiempo.
Al realizar comprobaciones periódicas del presupuesto a lo largo del año, puede evitar problemas con el flujo de efectivo, como no tener suficiente efectivo para continuar con las operaciones al final de un trimestre o año fiscal.
La forma más efectiva de realizar estas comprobaciones es a través de balances de prueba debido a su simplicidad y capacidad para ver dónde se gasta el dinero. Los balances de prueba muestran qué gastos exceden los ingresos al comparar todos los activos con los pasivos y los gastos con los ingresos.
Tenga una comunicación transparente entre los departamentos de programas, finanzas y desarrollo y los miembros de la junta para garantizar una gestión financiera eficaz de las organizaciones sin fines de lucro durante todo el año.
La elaboración eficaz de presupuestos para organizaciones sin fines de lucro requiere planificación
La planificación de un presupuesto es un delicado equilibrio entre inspirar a su organización sin fines de lucro a crecer y garantizar que su desempeño refleje lo que los donantes esperan de ella. Dicho esto, los resultados dependen del tamaño y las necesidades de su organización.
Las mejores prácticas que hemos compartido se han desarrollado durante décadas a través de esfuerzos de intercambio de información, estudios de investigación y otros foros donde los líderes sin fines de lucro se reúnen para compartir sus historias con otras personas en situaciones similares.
Además de crear un proceso presupuestario para que su organización sin fines de lucro se prepare para emergencias, también necesita saber lo que los donantes esperan de las organizaciones sin fines de lucro antes de escribir sus cheques.