5 mejores prácticas para una gestión eficaz de la cartera de proyectos

«La gestión de la cartera de proyectos puede crecer orgánicamente, pero no sucede automáticamente». – L.Steven Gunsior

Esta cita del presidente de Level 5 Consulting resume el problema al que se enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas (PYME) cuando buscan institucionalizar las prácticas de gestión de cartera. Quizás el siguiente escenario te suene familiar:

La amplitud y profundidad de sus proyectos han progresado hasta el punto en que la gestión de carteras es el siguiente paso lógico. Sin embargo, Gestión del portafolio de proyectos (PPM) no suceden simplemente por necesidad. La implementación del PPM requiere un plan de acción decisivo y estratégico… Pero, ¿por dónde y cómo empezar?

Para guiarlo a través de esta transición, entrevistamos a los principales expertos de la industria para conocer sus consejos para una gestión eficaz de la cartera. Utilizando sus conocimientos, hemos creado la siguiente lista de mejores prácticas para implementar la gestión de carteras.

(Consulte la sección Próximos pasos al final para obtener una lista de verificación descargable que resume cada mejor práctica).

  • david wakemanPMP y Director de Grupo de consultoría Wakemanuna firma de consultoría especializada en estrategia comercial y creación de soluciones de ingresos.
  • davis buckheisterPMP y gerente de proyectos en ADAPTARuna firma de consultoría de TI especializada en seguridad de la información, infraestructura y soluciones en la nube.
  • L.Steven Gunsiorpresidente de Nivel 5 Consultoría LLCuna firma de consultoría de TI especializada en desarrollo de software personalizado, gestión de proyectos y estrategia de TI.
  • ¿Aún no está seguro de si PPM es adecuado para su negocio? Dirigirse a nuestro artículo reciente detallando los beneficios de la gestión de cartera para obtener más información sobre por qué las PYMES deberían considerar PPM.

    (Haga clic en un enlace a continuación para ir directamente a esa sección).

    Mejores prácticas para un proceso PPM efectivo
    Identificar los objetivos y la estrategia de su negocio
    Configurar una PMO
    Desarrollar criterios de evaluación de proyectos
    Desarrollar una estrategia de gestión de riesgos.
    Invierta en una solución PPM
    Próximos pasos: Descargue la lista de verificación de mejores prácticas

    Mejores prácticas para un proceso PPM efectivo

    Aunque los procesos exactos de PPM varían, hay algunas mejores prácticas generales que se deben tener en cuenta al implementar la gestión de cartera en su organización:

    1. Identifique los objetivos y la estrategia de su negocio

    El primer paso para un PPM eficaz es identificar los objetivos de su organización y definir claramente una estrategia comercial para lograr esos objetivos. Pregúntese: “¿Qué queremos lograr?

    Hacer esta pregunta le ayudará a desarrollar un plan de acción. Cada proyecto en su cartera debe alinearse con la visión estratégica de su organización.

    «Creo que si siempre vigila sus proyectos y cómo encajan en los planes estratégicos más amplios de la organización, descubrirá que han hecho un buen trabajo al hacer que sus prácticas de PPM sean efectivas».

    david wakeman

    Director de Wakeman Consulting Group

    Wakeman dice que ocurre un error común cuando las empresas identifican su estrategia comercial, pero pierden de vista los proyectos individuales en el camino hacia la realización de su visión estratégica.

    «Solo miran el negocio como un todo y nunca retroceden y miran las piezas que se están construyendo.«, dijo Wakeman.

    Para evitar este descuido, Wakeman aconseja a las organizaciones que se tomen el tiempo no solo para identificar una estrategia comercial, sino también para tomar medidas activamente para evaluar su posición frente a los objetivos comerciales.

    Este proceso implica hacer un inventario de todos los proyectos en curso y Recursos:

    • Inventario de proyectos: Evalúe los proyectos en curso en su cartera en busca de redundancias, proyectos estancados y otras áreas potenciales de ahorro de costos.
    • Inventario de recursos: Identifique a sus empleados calificados y su disponibilidad actual y futura para ver quién está disponible para trabajar en iniciativas de alto valor.
    Tenga en cuenta: La mala planificación y el establecimiento de objetivos pueden dificultar el éxito de PPM. Las organizaciones necesitan identificar una estrategia comercial general, pero también reservar tiempo para reafirmar los planes en curso para lograr sus objetivos.

    2. Crear una PMO

    Luego, establezca una unidad comercial para supervisar los procesos de administración de cartera y coordinar los esfuerzos en toda la organización. Por lo general, esta unidad de negocios se denomina oficina de gestión de proyectos o PMO.

    Es probable que su organización ya tenga un equipo informal que apoye a los líderes y esfuerzos del proyecto. Después de todo, no buscaría implementar procesos de gestión de carteras si el número y la complejidad de sus proyectos no justificaran el apoyo de un equipo dedicado.

    Sin embargo, Gunsior advierte que para que los esfuerzos de PPM tengan éxito, este equipo debe ser reconocido y apoyado por el personal ejecutivo. De lo contrario, el sistema de controles y contrapesos no funciona.

    Gunsior señala que establecer una PMO puede proteger a una organización de proyectos favoritos provenientes de ejecutivos de alto nivel, así como de gerentes de proyectos obstinados. De hecho, todas las iniciativas deben ser firmadas por una sola unidad.

    “Una vez que se entiende la cartera de proyectos, una organización va a tener que esforzarse para garantizar que se mantenga la selección y coordinación entre proyectos… Esta gobernanza puede pasar por una PMO u otro equipo, pero los que están a cargo deben tener visión estratégica y apoyo ejecutivo.

    L.Steven Gunsior

    Presidente de Level 5 Consulting LLC

    Tenga en cuenta: Los esfuerzos de PPM pueden fracasar debido a la falta de gobernanza. Las PMO pueden centralizar los procesos del proyecto y proporcionar una supervisión adecuada. Sin embargo, es imperativo que las PMO cuenten con el apoyo de la alta dirección.

    3. Desarrollar criterios de evaluación de proyectos

    Una vez que se establece una unidad comercial para supervisar los esfuerzos de PPM, esa entidad puede trabajar con los líderes comerciales para desarrollar criterios de evaluación de proyectos. Estos criterios ayudarán a su organización a revisar, evaluar y autorizar proyectos para garantizar que se alineen con los objetivos estratégicos.

    Las preguntas que se deben hacer al evaluar nuevas iniciativas de proyectos incluyen:

    • ¿El proyecto impulsa los objetivos comerciales?
    • ¿Cuál es el resultado tangible esperado?
    • ¿Se puede lograr este resultado con un proyecto que ya está en marcha? (es decir, ¿es esta iniciativa única?)
    • ¿Cuál es el perfil riesgo-rendimiento del proyecto? (Por ejemplo, alto riesgo, alto rendimiento o bajo riesgo, bajo rendimiento)
    • ¿Qué recursos se necesitan para llevar a cabo esta iniciativa?

    Buckheister ofrece el siguiente caso de uso para ilustrar por qué es importante contar con un proceso de revisión de proyectos:

    Caso de uso: evitar proyectos redundantes

    “Los proyectos generalmente son defendidos por líderes de unidades de negocios y son más [or less] susceptibles de ser aprobados debido a su buena o mala relación con el director general. Esto conduce a la duplicación de proyectos y la selección de proyectos que no están alineados con los objetivos comerciales reales.

    Por ejemplo, el vicepresidente de recursos humanos puede estar autorizado para comprar e implementar una nueva herramienta de software basada en la nube. Sin embargo, es posible que el departamento de TI ya tenga un sistema que pueda respaldar la funcionalidad con una inversión mucho menor. riesgos y recursos. Si existen procesos sólidos para revisar estos proyectos antes de que entren en funcionamiento, las carteras de proyectos se pueden construir y administrar de manera mucho más efectiva. »

    Este es un buen ejemplo de cómo PPM puede mejorar la eficiencia operativa y reducir el desperdicio. Evaluar cada nueva iniciativa de proyecto con los mismos criterios ayuda a una organización a seleccionar y priorizar los proyectos que ofrecen el mayor valor, es decir, proporcionan el mejor retorno de la inversión.

    Tenga en cuenta: Gunsior dice que la selección de proyectos debe sincronizarse con los objetivos estratégicos. Así, si estos objetivos cambian, los criterios de selección de proyectos también deben cambiar.

    4. Desarrollar una estrategia de gestión de riesgos

    Evaluar el perfil de riesgo-rendimiento de un proyecto es un paso importante en la fase de revisión. Pero, desarrollar una organización gestión de riesgos La estrategia se incluye como su propia mejor práctica porque es crucial para el éxito de PPM.

    Es importante evaluar los riesgos inherentes y potenciales de cada proyecto para la cartera general, en lugar de simplemente comparar las iniciativas de los proyectos una al lado de la otra.

    Buckheister dice que simplemente decidir ejecutar un proyecto (en lugar de evaluarlo primero como una teoría) cambiará el perfil de riesgo: se descuentan los costos potenciales y los requisitos de recursos, lo que puede afectar a otros proyectos en la cartera.

    “Si la organización elige ejecutar el Proyecto A, el perfil de riesgo del Proyecto B puede haber cambiado significativamente debido al alcance involucrado y los recursos necesarios en el Proyecto A”.

    davis buckheister

    jefe de proyecto en ADAPTURE

    Como tal, es importante realizar múltiples evaluaciones de riesgos durante el ciclo de vida de un proyecto. Esto permite que el director del proyecto mantenga informados a la PMO y a las partes interesadas sobre cualquier cambio. A su vez, las partes interesadas pueden sopesar con mayor precisión las nuevas iniciativas frente a la cartera general.

    Tenga en cuenta: La gestión eficaz del riesgo es fundamental para el éxito del proyecto y la cartera. Para obtener más información sobre el desarrollo de una estrategia eficaz de gestión de riesgos, descarga nuestro libro electrónico gratuito que lo guía a través de la gestión de riesgos en cada etapa del ciclo de vida del proyecto.

    5. Invierta en una solución PPM

    La mejor práctica final en nuestra lista es invertir en un Solución PPM aumentar la cohesión y visibilidad de los procesos de PPM. Estas herramientas ayudan a crear un archivo histórico de proyectos, en el que los líderes empresariales pueden confiar para tomar futuras decisiones de inversión.

    Como regla general, las empresas deben revisar los productos antes de comprarlos. Esto incluye:

    • Programación de demostraciones de productos. Esto le permite probar un producto antes de comprarlo. Es importante que todos los que usarán el software en sus actividades diarias, desde los empleados hasta la gerencia, tengan la oportunidad de interactuar con el producto durante el período de prueba y brindar comentarios. Esto puede promover una alta adopción por parte de los usuarios después de la compra.
    Para ayudar a las empresas a comparar productos PPM y elegir la mejor solución para sus necesidades, Software Advice ha creado una Guía de compra interactiva de MP. Con esta guía, los compradores pueden filtrar nuestro inventario de productos según varios criterios, como la calificación de los usuarios, la cantidad de reseñas, la oferta de lanzamiento y el precio.

    Próximos pasos: Descargue la lista de verificación de mejores prácticas

    Para maximizar las posibilidades de éxito de PPM, su organización debe seguir cada mejor práctica en el orden en que aparece aquí. Esto ayuda a garantizar que su estrategia y procesos comerciales estén implementados antes de invertir en una solución de software y que haya un órgano de gobierno que pueda supervisar la implementación.

    Para ayudarlo a recordar cada paso en orden, descargue e imprima la siguiente lista de verificación:

    Descargar lista de verificación

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