5 habilidades blandas que los líderes de pequeñas empresas deben dominar para liderar equipos de proyectos

Es un desafío único para los líderes empresariales que las cualidades empresariales que han utilizado para obtener en la parte superior son lo opuesto a las habilidades blandas que necesita para liderar de manera efectiva un equipo de proyecto una vez que esté a alto.

Donde la confianza en sí mismo y la necesidad de autonomía alguna vez le sirvieron, ahora debe dominar la empatía, la creación de consenso y el liderazgo de servicio.

Según algunas estimaciones, las habilidades blandas representan hasta 85% de éxito del proyecto. y teniendo en cuenta que Los ejecutivos de nivel C son responsables de ejecutar la estrategia. en alrededor de dos tercios de las organizaciones necesita ponerse al día y rápido.

Los líderes de pequeñas y medianas empresas (PYME) que desarrollan las habilidades blandas esenciales para liderar equipos no solo lograrán un mayor éxito en los proyectos, sino que también tendrán más éxito en ayudar a su organización a cerrar la brecha de ejecución.

habilidades generales de gestión de proyectos esenciales para liderar equipos de proyectos

En este artículo, revisaremos las habilidades clave de gestión de proyectos blandos (PM) que se encuentran en organizaciones de alto rendimiento y recomendar herramientas y técnicas que puede usar para desarrollar estas habilidades para que pueda liderar equipos de proyecto de manera efectiva.

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5 soft skills esenciales para liderar equipos de proyecto

  1. Comunicar y escuchar
  2. Demostrar integridad y honestidad
  3. Generar confianza y respeto
  4. Desarrollar relaciones
  5. Predicar con el ejemplo

Recursos adicionales para promotores de proyectos

5 soft skills esenciales para liderar equipos de proyecto

Las cinco habilidades blandas que discutiremos se basan en PM Solutions 2015 Informe comparativo de habilidades de PM.

Los resultados de su investigación muestran que el nivel de habilidad de un gerente de proyecto tiene un impacto directo en los resultados del proyecto. Además, encontraron que las organizaciones con gerentes de proyecto altamente calificados tienen más éxito en cerrar la brecha de ejecución de la estrategia que aquellas con gerentes de proyecto menos calificados. (Consulte «Recursos adicionales para gerentes de proyectos» para obtener más detalles sobre este informe).

Por lo tanto, los líderes de PYMES que toman medidas para desarrollar estas habilidades blandas serán más efectivos para liderar equipos de proyectos, lo que en última instancia posicionará mejor a su organización para lograr objetivos estratégicos.

Empecemos.

1. Comunicar y escuchar

Por qué esta habilidad es importante para PM: La falta de comunicación es una de las cinco causas principales del fracaso de un proyecto.

Como gerente de proyecto, usted es casi completamente responsable de la comunicación del proyecto: compartir la visión del proyecto con el equipo, coordinar con las partes interesadas y, quizás lo más importante, mantener a todos en la misma página sobre actualizaciones de estado, cambios de requisitos, riesgos potenciales, etc.

Como tal, es esencial que trabajes para mejorar tus habilidades de comunicación.

Si bien muchas personas (especialmente los líderes empresariales) piensan que son grandes comunicadores, la triste verdad es que solo el 13 % de los empleados cree que sus líderes empresariales se comunican de manera efectiva con el resto de la organización, según Gallup 2017. Informe sobre el estado del lugar de trabajo en los Estados Unidos.

Parte del desafío es que la comunicación efectiva implica escuchar, no solo decir. Cuando las personas ven la comunicación como una transferencia de información unidireccional (como suelen hacer los líderes empresariales), no están comprobando la comprensión.

Cómo desarrollar esta habilidad: Practique compartir, escuchar y luego adaptarse si es necesario.

Gartner recomienda esta práctica para ayudar a conectar a los empleados con resultados de cambio exitosos, pero esta estrategia se puede aplicar con la misma facilidad para ayudar a conectar a las partes interesadas con resultados exitosos del proyecto. La comunicación efectiva es esencial para ambos. (Informe completo disponible para los clientes de Gartner).

Compartir, repartir: Aborde la visión del proyecto, cómo se conecta con los objetivos estratégicos de la empresa y cómo afectará las prioridades de las partes interesadas y las responsabilidades diarias.

Escuchar: Pida comentarios e ideas. Verifique la comprensión y asegúrese de que las partes interesadas puedan responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la visión del proyecto?
  • ¿Cómo se vincula el proyecto con los objetivos estratégicos de la empresa?
  • ¿Cuál es la línea de tiempo?
  • ¿Qué impacto tendrá esto en mí?
  • ¿Qué se espera de mí?

Adaptar: Desarrolle el compromiso de las partes interesadas con el proyecto escuchando los comentarios y, cuando sea posible, incorporando esos comentarios en el plan. Esto puede significar hacer un cambio en el proyecto o sus requisitos o modificar la comunicación misma, es decir, más, menos o con un estilo diferente, para evitar malentendidos.

Hay una variedad de herramientas puede usar para ayudar a agilizar la comunicación con las partes interesadas en su proyecto, incluido el chat, las fuentes de actividad/noticias, las encuestas y más.

2. Demostrar integridad y honestidad

Por qué esta habilidad es importante para PM: La integridad y la honestidad son cualidades que a menudo se usan para describir el carácter de alguien, que, parafraseando la famosa frase de John Wooden, es la forma en que actúas cuando nadie está mirando.

Como gerente de proyectos, sus equipos deben confiar en que los guiará hacia la entrega exitosa del proyecto, escuchará sus comentarios y se adaptará cuando sea necesario.

La integridad y la honestidad son la base de la confianza y el respeto (consulte la siguiente sección). Estas dos habilidades fueron clasificadas como las habilidades de PM más importantes por pequeñas, medianas y grandes empresas en la encuesta de PM Solutions.

Cómo desarrollar esta habilidad: Muestre a las partes interesadas que sus aportes son valiosos y que usted se preocupa por ellos como personas, no solo como «recursos».

Cuando eres dueño de un negocio y su gerente de proyecto, los empleados pueden tener miedo de expresar opiniones o preocupaciones que contradigan las suyas. Debe crear un entorno en el que los empleados se sientan seguros para hablar directamente y brindar comentarios honestos.

También es esencial que responda a los comentarios y se adapte según sea necesario. Cuando se solicitan comentarios pero no se actúa en consecuencia, se ven como poco sinceros, lo cual es lo opuesto a la integridad.

“Vemos muchas organizaciones que piden retroalimentación; sin embargo, sin actuar en consecuencia, hace poco para promover la comprensión desde la perspectiva de las partes interesadas. Con el tiempo, esto puede crear apatía y desconexión.

Christie Struckman y Elise Olding, analistas vicepresidentas de Gartner (texto completo disponible para clientes de Gartner)

En segundo lugar, muestre a los equipos de proyecto que los valora más que por su capacidad para completar tareas. Eso significa prestar atención al ancho de banda, asegurarse de que funcione de manera óptima, eliminar impedimentos y brindar soporte durante la duración del proyecto.

«Soporte» aquí puede significar asegúrese de que tengan las herramientas que necesitanasí como decir no a solicitudes o procesos adicionales que causarían una desviación del alcance.

Mucho de integridad y honestidad. proviene de la transparencia. Agregue transparencia a su proyecto con gestión de flujo de trabajo, seguimiento de tareasDónde software de gestión de requisitos.

3. Genera confianza y respeto

Por qué esta habilidad es importante para PM: La confianza y el respeto están en el corazón de cualquier relación exitosa, incluidas aquellas que forman equipos de proyecto.

Como gerente de proyecto, debe establecer y mantener la confianza con sus partes interesadas. Sin esto, su proyecto puede estar condenado antes de que despegue.

Cómo desarrollar esta habilidad: La confianza se construye con tres cosas: empatía, lógica rigurosa y autenticidad. Debe dominar los tres para liderar equipos de proyecto de manera efectiva.

Según Frances Frei, profesora e investigadora de la Escuela de Negocios de Harvard, el componente que más a menudo crea o destruye la confianza es empatía— su capacidad para comprender y compartir las opiniones y los sentimientos de los demás.

La empatía lleva tiempo y, a menudo, es rara en los proyectos, especialmente en los líderes empresariales que asumen el papel de gerentes de proyectos.

El consejo de Frei: identifique dónde, cuándo y con quién es probable que se distraiga (es decir, le falte empatía) y dele a esas situaciones y personas el tiempo y la atención que necesita.

Entonces es rigor en la lógica. Específicamente, significa su capacidad para comunicar ideas y justificarlas. Con demasiada frecuencia, las personas comienzan con el «por qué» y terminan con el «qué». En cambio, Frei aconseja a los líderes que comiencen con su perspectiva y luego brinden evidencia de respaldo.

El elemento final de generar confianza es autenticidad—sé tu verdadero yo auténtico. Esto puede ser difícil si su yo auténtico es «diferente» de la mayoría, que es usted, como líder empresarial en comparación con el resto de la organización. Está separado de su equipo de proyecto por edad, riqueza, poder, experiencia, etc.

El consejo de Frei es simple: sea usted mismo, sea sincero y cree un ambiente donde la autenticidad sea bienvenida y celebrada.

Aunque generar confianza y respeto proviene principalmente de las interacciones personales, la tecnología aún puede hacer mucho para ayudarlo en sus esfuerzos. Por ejemplo, puedes usar herramientas de colaboración para interactuar con su personal, es decir, compartir noticias o hacer preguntas sobre los fines de semana de las personas. Fomente la participación iniciando la conversación.

4. Desarrollar relaciones

Por qué esta habilidad es importante para PM: Gestión de las relaciones con las partes interesadas es fundamental para el éxito del proyecto. Su capacidad para hacer las cosas depende de las relaciones que tenga con las partes interesadas.

Las partes interesadas son cualquier persona que impacta y es impactada por el proyecto: empleados, clientes, gerentes, proveedores, etc. Es esencial que, como gerente de proyecto, sepa cómo obtener y mantener su apoyo en el proyecto.

Cómo desarrollar esta habilidad: Aprenda a trabajar y liderar diferentes tipos de personalidad y estilos sociales al determinar qué los motiva.

Qué «Los 5 lenguajes del amor” lo hizo para las relaciones románticas, las calificaciones de estilo social lo hacen para las relaciones laborales. Ambos te enseñan que las personas se comunican, colaboran y reaccionan de manera diferente a las interacciones.

Programe una reunión o taller de la empresa y haga que todos hagan una evaluación del estilo social. Divida a las personas en grupos en función de sus equipos inmediatos para que puedan identificar similitudes y diferencias en sus compañeros de equipo, aprendiendo qué motiva a las personas con las que trabajan con mayor frecuencia.

Luego, pida a las personas que se organicen de acuerdo con su principal estilo social. Esto puede ayudar a los empleados a identificar a colegas de todas las disciplinas y equipos que comparten el mismo estilo social, lo que puede facilitar la creación de redes y fomentar la colaboración.

Las evaluaciones de estilo social y tipo de personalidad bien conocidas incluyen:

Todavía, herramientas de colaboración puede ser un activo aquí. Publique los resultados de la evaluación de estilos sociales de su empresa en un foro compartido o panel de discusión. O considere pedirles a los empleados que incluyan su estilo principal como un estado en el chat o en su perfil en el directorio interno de su empresa.

5. Liderar con el ejemplo

Por qué esta habilidad es importante para PM: “Mi gerente” es la segunda razón más citada por la que los empleados dejan sus trabajos en las pequeñas empresas.

Según el analista sénior de recursos humanos de Capterra, Brian Westfall, «un gerente tiene el poder de hacer que la vida de un trabajador sea fácil y satisfactoria, o mandona y miserable».

Esto es cierto para cada relación gerente/empleado, incluida la que existe entre el gerente del proyecto y el equipo del proyecto.

Indicado simplemente: La incivilidad y la falta de respeto causan estragos en los equipos y potencialmente podría costarle a su organización millones de dólares cada año.

Un estudio de Christine Porath, profesora e investigadora de la Universidad de Georgetown, descubrió que ante la falta de civismo, el 66 % de los empleados reducía sus esfuerzos laborales y el 80 % perdía tiempo preocupándose por ello.

Además, descubrió que los efectos nocivos de la falta de civismo se extienden más allá de la víctima prevista. Los testigos de este comportamiento experimentan una caída del rendimiento del 25 % y aportan un 45 % menos de ideas.

Cómo desarrollar esta habilidad: Sé el cambio que quieres ver en tu equipo y comportamiento modelo quieres que te imiten. Anime a las personas agradeciéndoles, reconociendo sus contribuciones, compartiendo el crédito y mostrando empatía.

“Ser cortés no solo significa que no eres un idiota. No es lo mismo no retener a alguien que levantarlo.

cristina porat

Teoria de aprendizaje social nos dice que las personas modelan comportamientos y actitudes en base a lo que observan a su alrededor. Esto significa que si los líderes responden a los correos electrónicos a las 10:30 p. m., los empleados pensarán que también deben hacerlo. Si los líderes están estresados ​​y frustrados, también lo estarán los empleados. Si los gerentes no se esfuerzan, los empleados tampoco.

Como regla general, nunca digas una cosa y hagas otra. Erosiona la confianza y el respeto que ha construido con su equipo.

Y si va a pedir comentarios honestos (como debería hacerlo si sigue el modelo de «compartir, escuchar, adaptar» para una comunicación efectiva), asegúrese de reconocerlo y tomar medidas correctivas, de lo contrario, le está enseñando el proyecto. equipo que está ignorando sus opiniones.

Hay varias herramientas que puede utilizar para apoyar sus esfuerzos de liderazgo. Si no ha escrito formalmente los valores de su empresa, comience por ahí. Luego compártalos internamente y comuníquese con el personal con frecuencia usando encuestas y otras herramientas de retroalimentación para comprobar cómo usted y otros líderes los respetan.

Recursos adicionales para promotores de proyectos

Como líder de una pequeña empresa, usted es responsable de supervisar la ejecución de la estrategia dentro de su organización. Su capacidad para cerrar la brecha de ejecución de la estrategia depende de su capacidad para dominar las habilidades blandas que analizamos anteriormente.

Si bien estas habilidades de PM pueden parecer contrarias a su viaje empresarial, con un poco de trabajo (y siguiendo nuestras recomendaciones), puede desarrollar estas habilidades blandas y convertirse en un gerente de proyecto eficaz.

Para obtener más consejos sobre cómo llevar a sus equipos y su organización a la excelencia, consulte nuestra hoja de ruta Proceso con propósito. Esta hoja de ruta describe cuatro iniciativas clave que puede tomar para posicionar mejor a su PYME para lograr objetivos estratégicos:

  • Cree un lugar de trabajo de alto rendimiento que motive e involucre a los empleados
  • Desarrollar gerentes de proyectos accidentales
  • Mejorar la gestión de las partes interesadas
  • Promover el liderazgo del cambio, no solo la gestión del cambio

Para mantenerse al día con nuestras últimas investigaciones en estas áreas, asegúrese de seguir nuestro blog.


Más información sobre PM Solutions 2015 Informe comparativo de habilidades de PM:

PM Solutions encuestó a líderes empresariales y profesionales de proyectos en más de 300 organizaciones para identificar las habilidades comerciales generales, técnicas y de liderazgo que los gerentes de proyectos necesitan para ser efectivos.

Descubrieron que el nivel de habilidad de un gerente de proyecto tiene un impacto directo en los resultados del proyecto. Esto significa que la falta de habilidades de gestión de proyectos resultó en un desempeño deficiente del proyecto, mientras que un nivel de habilidad más alto resultó en un mejor desempeño del proyecto.

También pidieron a los encuestados que calificaran ocho medidas de desempeño organizacional: ejecución de la estrategia, satisfacción de los accionistas, éxito financiero, desempeño del cronograma/presupuesto, satisfacción del cliente, asignación de recursos, alineación estratégica y priorización de proyectos, en una escala de uno a cinco.

Descubrieron que las organizaciones con gerentes de proyecto altamente calificados superan a las que tienen gerentes poco calificados en el logro de sus objetivos organizacionales (los de alto desempeño tenían un puntaje de desempeño promedio de 3.7, mientras que los de desempeño más bajo tenían una calificación de desempeño de 2.48).

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