5 grandes tendencias de gestión de proyectos para pequeñas empresas en 2019

Es fundamental que los equipos de proyectos se mantengan al tanto de las tendencias actuales en la gestión de proyectos y traten de anticipar lo que está por venir mientras se esfuerzan por mejorar y generar valor continuo.

Pero conseguir la aceptación de la dirección para invertir en Tendencias tecnológicas en la gestión de proyectos (PM) no siempre es fácil.

Imagen destacada de 'Las 5 mayores tendencias de gestión de proyectos para pequeñas empresas en 2019'

Según la encuesta Top Tech Trends 2018 de Capterra, el 4% de los líderes de pequeñas y medianas empresas (PYMES) no consideran las tendencias y los avances tecnológicos al planificar la estrategia, y el 17% los considera pero dice que no son un factor importante. .

Incluso si los gerentes de su PYME están entre los que hacer Considere las tendencias tecnológicas como un factor importante en la planificación estratégica, ¿cómo sabe qué tendencias de PM, en una industria en constante cambio, vale la pena mostrar?

No te preocupes, hemos hecho este trabajo por ti. Echemos un vistazo a las cinco tendencias de PM que son más relevantes para las PYMES en 2019, junto con algunos consejos sobre cómo su PYME puede comenzar a aprovechar estas tendencias hoy.

Estas son las tendencias de gestión de proyectos que cubriremos:


  • #1: La experiencia triunfa sobre las certificaciones; los gerentes de proyectos accidentales pasan al centro de atención
  • #2: La gestión de proyectos sale de TI y va “a todas partes”
  • #3: Las herramientas de colaboración se están convirtiendo en el software imprescindible para las empresas
  • #4: La capacidad de trabajar de forma remota ya no es una ventaja, sino una norma
  • #5: Los millennials quieren usar chatbots

#1: La experiencia triunfa sobre las certificaciones; los gerentes de proyectos accidentales pasan al centro de atención

¿QUÉ SON LOS GERENTES DE PROYECTO ACCIDENTALES?

Los “gerentes de proyectos accidentales” son personas que lideran y colaboran en proyectos pero que carecen de capacitación formal, certificación o el título oficial de “gerente de proyectos”. Especialmente en las empresas más pequeñas, donde los profesionales de proyectos acreditados son raros, los gerentes de proyectos accidentales son la norma.

POR QUÉ ES UNA TENDENCIA PARA 2019

A Estudio de colaboración Planview 2018 descubrió que dos de cada tres participantes gestionan proyectos como parte de su función, pero no están certificados en gestión de proyectos. Más de un tercio de estos encuestados tampoco tienen un título o función formal de «gestión de proyectos».

Los gerentes de proyectos accidentales no están exactamente en aumento, es más bien que se están convirtiendo en el centro de atención y son reconocidos por el papel que siempre han desempeñado en las organizaciones.

Junto con esto, las certificaciones de PM se están volviendo innecesarias a medida que más y más organizaciones reconocen que la experiencia en la gestión y el control del cambio es más importante que la certificación de una persona.

“De cara a los esfuerzos de transformación, la capacidad de controlar y gestionar la introducción y el impacto del cambio será un conjunto de habilidades comerciales centrales, mucho más que tener la certificación PMP o PRINCE2 en un conjunto de prácticas que rápidamente se vuelven obsoletas. ”

—Michael Hanford, vicepresidente de investigación de Gartner, en «Dónde no estará su carrera en PPM en 2020: los gerentes de proyecto deben reinventarse para el futuro digital(informe completo disponible para los clientes de Gartner)

CÓMO APROVECHAR ESTA TENDENCIA EN TU PYME

Fomentar una cultura de liderazgo que apoye y desarrolle gerentes de proyectos incidentales capaces de impulsar el cambio operativo al:

  • Fomentar el liderazgo emergente y la innovación.. El liderazgo y los procesos estáticos dejan a las organizaciones mal equipadas para responder a las condiciones cambiantes del mercado, mientras que alentar a las personas a desafiar el statu quo mejora la moral y la eficacia de los empleados.
  • Proporcionar a los empleados la oportunidad de desarrollar habilidades interpersonales de alto nivel. Estas son habilidades necesarias para administrar personas, coordinar con las partes interesadas y trabajar en equipos multifuncionales. Facilite el desarrollo a través de programas de tutoría, capacitación en el trabajo o planificación de la sucesión.

Según el PMI 2018 “Informe Pulso de la ProfesiónLas organizaciones que toman medidas para madurar el talento de sus proyectos, las capacidades de gestión de proyectos y la cultura de proyectos logran tasas de éxito de proyectos significativamente más altas (92 % frente a 32 % para los de bajo rendimiento).


N.° 2: la gestión de proyectos surge de TI y va “a todas partes”

¿QUÉ ES LA «GESTIÓN DE PROYECTOS EN TODAS PARTES»?

En todo el mundo, la gestión de proyectos es lo que muchos expertos (incluido Gartner) ven como el próximo paso en la progresión natural de la industria. Es un estado en el que PM se convierte en un conjunto de habilidades generalizado que se necesita en todas las funciones y departamentos y menos en un rol de TI especializado.

POR QUÉ ES UNA TENDENCIA PARA 2019

Según Gartner 2018 Informe de PPM del ciclo de publicidadEl gasto de las unidades de negocios en tecnologías y servicios fuera de TI crece cada año, en parte porque los proyectos de TI tradicionales se consideran demasiado lentos (investigación completa disponible para los clientes de Gartner).

En respuesta a esto, y debido a la velocidad con la que las empresas deben reaccionar a los cambios provocados por la digitalización, las organizaciones buscan cada vez más madurar su capacidad de gestión de proyectos fuera de TI.

¿Quién es el público objetivo de este movimiento? Según el analista Mbula Schoen, autor del informe PPM Hype Cycle de 2018 de Gartner, «Organizaciones en las que los líderes se encuentran con frecuencia en roles de patrocinadores ejecutivos de proyectos».

En otras palabras: pequeñas empresas.

CÓMO APROVECHAR ESTA TENDENCIA EN TU PYME

Según el analista Mbula Schoen, este enfoque requiere un «compromiso de gestión significativo», no solo para ampliar y trasladar la experiencia en gestión de proyectos de TI, sino también para aceptar que las personas de la empresa pueden y necesitan aprender lo que se necesita para respaldar o ejecutar un proyecto. . proyecto.

Nos gusta llamar a este proceso «convertir al personal en ninjas del proyecto». Puedes desarrollar proyectos ninja en tu PYME siguiendo Marco 7S de Gartnerque recientemente contextualizamos para las pequeñas empresas aquí.

Este marco consta de siete elementos de comportamiento diseñados para ayudar a las organizaciones a establecer una estructura holística de gestión de proyectos, desarrollar su talento para proyectos y madurar su capacidad de gestión de proyectos:

Siga el marco de Gartner 7S para desarrollar el talento del proyecto y desarrollar su capacidad de gestión de proyectos.

Marco 7S de Gartner para el desarrollo de habilidades blandas para liderar equipos de proyectos (La fuente; informe completo disponible para los clientes de Gartner)



#3: Las herramientas de colaboración se están convirtiendo en el software de referencia para las empresas

¿QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN?

Herramientas de colaboración conectar a los usuarios y permitirles comunicarse (generalmente a través de chat y/o videoconferencia) y compartir archivos en tiempo real. Son especialmente beneficiosos para las organizaciones con fuerzas de trabajo distribuidas en múltiples ubicaciones y zonas horarias.

Las empresas pueden comprar herramientas de colaboración independientes, como Suave Dónde Rebañoo compra uno mas grande solución de gestión de proyectos con funcionalidad de colaboración integrada.

POR QUÉ ES UNA TENDENCIA PARA 2019

Como principal recurso en línea para compradores de software comercial, hemos ayudado a miles de PYMES encontrar los buenos herramientas de mantenimiento preventivo para sus necesidades comerciales. Al analizar estas interacciones con compradores potenciales de software PM, descubrimos que las solicitudes de herramientas de colaboración se han más que duplicado en los últimos cinco años, del 22 % en 2014 al 61 % en 2018.

Esto convierte a la colaboración en la tercera característica más solicitada por los equipos de proyectos, detrás de la planificación/seguimiento de proyectos (90 %) y la gestión de tareas (71 %), y esperamos que ese número aumente en 2019.

Funciones de gestión de proyectos más solicitadas por las pymes en 2018

Fuente: Tecnología y gestión de proyectos: lo que las pequeñas empresas pueden aprender de las inversiones entre pares

CÓMO APROVECHAR ESTA TENDENCIA EN TU PYME

Las herramientas de colaboración pueden tener un impacto inmenso en su equipo, tanto positivo como negativo.

A estudio McKinsey descubrió que más del 60% del tiempo de un empleado se dedica a tareas no específicas del rol, como responder correos electrónicos e investigar/recopilar información. La implementación de las herramientas adecuadas en estas áreas puede generar ganancias de productividad del 20 al 25 %.

Sin embargo, implementar las herramientas incorrectas (o demasiadas herramientas, o herramientas con funciones superpuestas) puede tener el efecto contrario. Estudio de colaboración Planview 2018 descubrió que las prácticas de colaboración ineficaces—considere confiar en el correo electrónico o no centralizar la información del proyectopuede resultar en una pérdida de tiempo equivalente a nueve semanas de trabajo cada año.

Para una colaboración efectiva, los equipos de proyecto deben crear y adherirse a un plan de comunicación y una jerarquía de herramientas que describa qué herramienta usar para qué tipo de comunicación.

Considere usar el chat para cualquier cosa que no sea urgente o informal, usar el correo electrónico para solicitudes más formales y tener todas las conversaciones relacionadas con el proyecto en su herramienta PM compartida.

Luego tome las medidas apropiadas para hacer cumplir esas pautas. Si alguien le informa sobre un proyecto, pídale que envíe esa información al equipo en un correo electrónico o publíquela en su herramienta PM compartida.


#4: La capacidad de trabajar de forma remota ya no es un beneficio, sino una norma

¿QUÉ SON LOS ARREGLOS DE TRABAJO FLEXIBLES?

Los arreglos de trabajo flexibles (FWA, por sus siglas en inglés) son un tipo de beneficio para empleados que ofrece a los empleados la flexibilidad de trabajar en horarios diferentes al horario tradicional de «9:00 a. m. a 5:00 p. m.», o desde una ubicación diferente a la de la oficina.

POR QUÉ ES UNA TENDENCIA PARA 2019

Según la Society for Human Resource Management (SHRM) en su Informe de Beneficios 2018Los empleadores ofrecen cada vez más contratos de trabajo a término como una ventaja competitiva para retener al personal actual y atraer nuevos talentos.

Con respecto al teletrabajo en particular, el número de empresas que ofrecen a sus empleados la posibilidad de trabajar a distancia, ya sea a tiempo completo, a tiempo parcial o ad hoc, ha aumentado considerablemente en los últimos cinco años, pasando del 59 % en 2014 al 70% en 2018.

El resultado final: si no ofrece un FWA o su opción de trabajo flexible no es tan atractiva como la de sus competidores, los empleados no se quedarán:

  • A estudio galup encontró que el 51% de los empleados se iría a un trabajo que les ofreciera un horario de trabajo flexible, y el 37% se iría a un trabajo que ofreciera la opción de trabajar de forma remota al menos a tiempo parcial.

CÓMO APROVECHAR ESTA TENDENCIA EN TU PYME

Ya no se trata de ofrecer o no FWA como el teletrabajo (deberías), sino qué pasos debe seguir para asegurarse de que los trabajadores remotos estén preparados para el éxito.

Significa establecer las expectativas correctas, proporcionar las herramientas adecuadasy aconsejándoles sobre la frecuencia con la que quieren comunicarse y qué herramienta deben usar para qué comunicación.

Aquí hay un ejemplo de orientación específica. Cuando organice reuniones de equipo, haga que todos los empleados, ya sea en el sitio o de forma remota, se conecten a una videollamada. Esto asegura que todos experimenten la reunión de la misma manera; Los empleados remotos y los empleados en el mismo lugar pueden contribuir a la discusión por igual, escuchar y responder a las señales verbales y ver y responder a las señales no verbales sin perjudicar a los trabajadores remotos.

Captura de pantalla de la función de videoconferencia en Skype

Videoconferencia con Skype (La fuente)

Además, busque gerentes de proyecto con experiencia liderando equipos remotos o administrando trabajadores distribuidos. La distancia en el tiempo y el espacio agrega una complejidad significativa a los proyectos, y no le haría ningún favor a los gerentes y trabajadores si supusiera que las técnicas, las herramientas y las habilidades blandas necesarias para administrar empleados colocados son las mismas que se necesitan para administrar trabajadores remotos.

¿Quiere más prácticas recomendadas para liderar equipos remotos?

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Antes de continuar, una última observación: El mayor uso de herramientas de colaboración refleja el aumento en el número de empleadores que ofrecen opciones de trabajo remoto. Esta tecnología permite que los empleados remotos y coubicados permanezcan conectados y colaboren en tiempo real en todas las ubicaciones y zonas horarias. Si planea ofrecer FWA, debe invertir en software de colaboración.


#5: Los millennials quieren usar chatbots

¿QUÉ SON LOS CHATBOTS?

Los chatbots, también conocidos como «interfaz de usuario conversacional», pertenecen a la IA. Estos bots son un programa informático que utiliza procesamiento natural del lenguaje para mapear una palabra hablada o escrita a la intención.

Los bots de PM ofrecen una nueva forma para que las herramientas de PM se integren con otras áreas de aplicación, como la colaboración. Escuchan y «despiertan» cuando observan que suceden ciertas cosas, luego recomiendan una acción específica para que los usuarios tomen.

POR QUÉ ES UNA TENDENCIA PARA 2019

Los millennials son la generación más grande en la fuerza laboral estadounidensey Estudios muestran que esta generación en particular quiere usar chatbots (65% de Millennials vs. 55% de todos los estadounidenses).

Sin embargo, la Encuesta Top Tech Trends de 2018 de Capterra encontró que solo el 44 % de las pymes de EE. UU. usan o planean invertir en chatbots para 2020. Esto muestra una gran brecha entre lo que quieren los trabajadores tecnológicos y los proyectos de inversión de las pymes tecnológicas.

Planes de inversión de pymes en chatbots 2018 - 2020

Es un problema. Según Gallup Informe sobre el estado del lugar de trabajo en los Estados Unidos de 2017el principal indicador de estrés laboral o satisfacción laboral es si los empleados tienen las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo.

Las herramientas adecuadas agilice las tareas específicas del rol y reduzca el tiempo requerido para las tareas no específicas del rol (como la comunicación/colaboración interna, responder a correos electrónicos y buscar información).

Y para los Millennials en particular, los chatbots son las herramientas adecuadas.

Según Van BakerVicepresidente de Investigación de Gartner, «Los chatbots ahorran tiempo y facilitan la interacción porque utilizan el procesamiento del lenguaje natural, reducen las tasas de error asociadas con los humanos y mejoran la participación del cliente».

Baker proporciona el siguiente ejemplo para demostrar el tiempo y el esfuerzo que se puede ahorrar utilizando un bot de PM para recuperar información:

De 6 acciones a 1 solicitud: cómo un chatbot puede ahorrarte tiempo y esfuerzo


John intenta acceder a los archivos almacenados en Box Sync, una herramienta de productividad que permite a los usuarios duplicar los datos almacenados en Box en su escritorio. Para hacer esto, Juan sigue un proceso de seis pasos. Sin embargo, al usar un chatbot, solo hace una única solicitud verbal (suponiendo que el chatbot admita su idioma).

Gráfico que muestra cómo un chatbot puede ahorrar tiempo y esfuerzo a los usuarios

La fuente: «Los chatbots atraerán a los trabajadores modernos», un artículo de Smarter con Gartner.

CÓMO APROVECHAR ESTA TENDENCIA EN TU PYME

Es probable que muchos ejecutivos de PYMES todavía consideren las «interfaces de usuario conversacionales», es decir, los chatbots, como tecnologías futuras, cuando en realidad estas herramientas están disponibles en muchas soluciones de PM en la actualidad.

Suave es un buen ejemplo. Su Slackbot puede resolver preguntas básicas, actuando como una interfaz de chat para el tutorial. Los usuarios también pueden chatear en Slackbot para establecer recordatorios y configurarlo para dar respuestas automáticas. Entonces, en un escenario de gestión de proyectos, puede decirle que responda con su tiempo de reunión semanal cada vez que alguien haga esa pregunta en un canal.

Según Pritam Tamang, analista de gestión de proyectos de Software Advice, estos son los tres casos de uso más comunes para las pequeñas empresas que adoptan chatbots:

Evalúe sus propias necesidades y si los chatbots pueden ayudar a sus equipos a ahorrar tiempo y esfuerzo, considere esta tecnología como una capacidad «imprescindible» (en lugar de «agradable tenerla») y evalúe las herramientas en consecuencia.


¿Qué otras tendencias de gestión de proyectos afectarán a las PYMES en 2019?

Las tendencias de PM enumeradas anteriormente son las que tendrán el mayor impacto en las pequeñas empresas este año y de ninguna manera son las únicas tendencias que dan forma a la industria.

Otros cambios notables incluyen:

  • El auge de la economía de los conciertos: el 68% de las organizaciones informan que utilizan gerentes de proyectos subcontratados o contratados. (La fuente: GPA)
  • Agile planeó superar a Waterfall como el principal método de entrega: «Para 2023, la gestión ágil de programas y productos reemplazará a la gestión de proyectos como el enfoque dominante para lograr cambios y resultados efectivos en los negocios». (La fuente: Gartner; Informe completo disponible para los clientes de Gartner)
  • Las PYMES están adoptando cada vez más la tecnología de PM: el 84 % de las PYMES actualmente usan, planean usar para 2020 o están evaluando el software de PM. (Fuente: Capterra)

¿Cuáles crees que serán las mayores tendencias en gestión de proyectos en 2019? ¡Házmelo saber en los comentarios!


Nota: La información de este artículo se obtuvo de fuentes que se consideran confiables. Las aplicaciones destacadas son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones.

Información de la encuesta Capterra Top Technology Trends para pymes

Capterra realizó esta encuesta en junio y julio de 2018 entre 715 pymes de EE. UU. con más de un empleado e ingresos anuales inferiores a 100 millones de dólares. La encuesta excluyó a las organizaciones sin fines de lucro. Los encuestados calificados son tomadores de decisiones o tienen una influencia significativa en las decisiones relacionadas con la compra de tecnologías para su organización.

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