5 errores comunes y costosos que se cometen en el proceso de selección de software (y cómo evitarlos)

Encontrar y adoptar un nuevo software puede ser una tarea larga y complicada, y su decisión final afectará sus operaciones comerciales durante los próximos cinco a diez años. Dado el tiempo y el compromiso financiero que se necesita para encontrar el sistema adecuado, es importante realizar las debidas diligencias para garantizar que se encuentre la solución adecuada.

Para facilitarle las cosas, hemos resumido cinco errores comunes que se cometen durante el proceso de selección, junto con consejos sobre cómo evitarlos.

5 errores comunes en el proceso de selección de software (y cómo no cometerlos)

1. No involucrar suficientes puntos de vista

Uno de los errores más comunes que se cometen durante el proceso de selección de software es tener solo una vaga idea de lo que se necesita, en lugar de requisitos específicos. Es mucho más fácil evaluar y seleccionar el software adecuado cuando sabe exactamente lo que necesita de su nuevo sistema.

Le preguntamos a Sean Nguyen, director de Internet Advisor, qué lecciones aprendió de su proceso de compra de software.

Teníamos una idea general de que se necesitaba una actualización de software, pero no estábamos seguros de por qué necesitábamos ayuda. Nos distrajo con ofertas brillantes y características especiales que no necesitábamos. Fue una lección costosa pero valiosa. Animo a cualquier propietario de negocio a pensar realmente en lo que un sistema necesita internamente antes de realizar una compra.

Sean Nguyen

A veces no se cumplen los requisitos porque el proceso de selección solo lo maneja el personal técnico o un pequeño grupo de líderes. Para evitar esto, involucre a una variedad de partes interesadas en el proceso de selección de software de su empresa.

Confiar en la perspectiva de una persona (o departamento) es demasiado estrecho, especialmente si varios departamentos interactúan con el nuevo sistema a diario (piense en el software de gestión de proyectos o en el software de planificación de recursos empresariales (ERP)). Considere crear un equipo de selección de software de empleados que puedan defender las necesidades de sus respectivos departamentos.

Después de recopilar comentarios de una variedad de futuros usuarios, cree un documento de requisitos para usar durante todo el proceso de selección. Un documento de requisitos no solo debe enumerar los problemas comerciales que desea resolver, sino que también debe detallar las características imprescindibles y agradables que busca en una nueva herramienta de software.

2. Demasiada (o insuficiente) información en sus documentos de «solicitud de»

Con su documento de requisitos como brújula, puede embarcarse en la siguiente etapa de selección de software: encontrar proveedores. Durante su investigación, debe enviar varias consultas a los proveedores para determinar si su solución se ajusta a las necesidades y el presupuesto de su negocio. Puede ser una solicitud de información (RFI), una solicitud de propuesta (RFP) o una solicitud de cotización (RFQ).

Con demasiada frecuencia, el nivel de detalle incluido en estas solicitudes en realidad dificulta el proceso. Por ejemplo: muy poca información en sus solicitudes puede conducir a la compra de una solución incompleta sin todas las funciones que necesita.

Por otro lado, una solicitud demasiado específica que incluye detalles no solo de las funciones preferidas, sino también de cada excepción o personalización solicitada puede limitar la capacidad de los proveedores para innovar y ser creativos al resolver problemas.

Una solicitud equilibrada marca la diferencia para los proveedores y es un elemento esencial para encontrar una solución eficaz. Si no está seguro de por dónde empezar, consulte «5 consejos para escribir una RFP de software exitosa».

3. Confiar en malas recomendaciones

Sucede todo el tiempo: una organización adopta un nuevo software basado en una sugerencia de un amigo o colega, solo para descubrir que la solución ha complicado sus problemas en lugar de resolverlos.

Eso no quiere decir que no deba prestar atención a lo que otros dicen sobre el software que está considerando. Sencillamente, este contexto es fundamental cuando se trata de casos de éxito.

Mientras que un colega de confianza puede aprobar con confianza un sistema de gestión de proyectos que estaba usando hace tres años, el software puede cambiar rápidamente durante ese tiempo. Sin mencionar que este colega puede haber estado trabajando en una industria o función completamente diferente en ese momento.

jeremy owensdirector de marketing de Seriously Smoked, compartió este consejo:

La lección más importante que nuestro equipo aprendió de esta experiencia es considerar el mercado objetivo para el software que nos interesaba. Las revisiones no significan nada si son todas de grandes empresas y grandes empresas mientras usted es una pequeña empresa.

jeremy owens

Las reseñas solo son útiles en el contexto correcto. Si está utilizando revisiones en línea para ayudarlo a tomar una decisión, busque recomendaciones de empresas de tamaño similar en su industria con casos de uso comparables.

Otra estrategia es pedirle a su lista de proveedores preseleccionados que proporcione referencias relevantes de la industria con las que pueda contactar directamente. A partir de ahí, puede ponerse en contacto con usted mismo y preguntar sobre la experiencia del punto de referencia con el proveedor y la solución de software.

4. No pensar en el futuro

Selon la solution que vous choisirez finalement, votre entreprise pourrait s’engager jusqu’à dix ans avec ce système, ce qui rend extrêmement important de tenir compte de l’évolution des besoins de votre entreprise dans les années à venir lors de votre recherche de software. De lo contrario, podría cometer el error de adoptar un software que satisfaga sus necesidades inmediatas pero que no sea escalable.

Fundador de Marketing de Crecimiento stacy caprio nos contó una historia familiar: adoptó una popular solución de software cuando comenzó con el marketing por correo electrónico, pero rápidamente se dio cuenta de que no era financieramente viable.

Una vez que pasé el umbral de 2000 suscriptores, me di cuenta de lo caro que era su plan, incluso si tienes poco más de 2000. Para mí, no valía la pena continuar.

stacy caprio

Al preparar su documento de requisitos, considere la trayectoria de su negocio, incluidos los planes de contratación, el desarrollo de productos y servicios y la posible expansión. Descubra el valor de una solución flexible que puede crecer con su negocio.

Parte de mantenerse flexible es asociarse con un proveedor innovador que tenga el pulso de las tecnologías emergentes. Este tipo de proveedor con visión de futuro lo ayudará a mantenerse competitivo a medida que su sistema evolucione para alinearse con sus futuras necesidades comerciales.

5. Elige la opción más económica

El error más común que se comete al elegir un software es conformarse con una solución basada en el precio inicial más bajo que le ofrecen los proveedores. Eso no quiere decir que no deba establecer un presupuesto y ceñirse a él, solo que es importante calcular el costo total de propiedad (TCO) durante el ciclo de vida esperado de su software.

jay allen, editor de Unseen Japan, nos dijo que cuando comenzó a publicar en línea, decidió optar por la «forma más económica» de alojar contenido. En última instancia, las complicaciones con el software de alojamiento gratuito lo llevaron a cambiar a una alternativa paga, pero no antes de migrar más de 300 piezas de contenido a la nueva plataforma.

La lección que aprendí: obtienes lo que pagas, y si no pagas nada, no obtendrás mucho.

jay allen

El costo total de propiedad puede incluir cualquier hardware necesario para ejecutar el software (o tarifas de suscripción de software como servicio), así como los costos de implementación, mantenimiento, integración y capacitación. Los gastos de integración, en particular, pueden acumularse durante la vida útil de su solución, según la frecuencia con la que se realicen las actualizaciones. se requieren actualizaciones o aplicaciones adicionales.

¿Listo para evaluar el TCO de sus opciones finales? Utilice nuestra calculadora de costo total de propiedad.

El proceso de selección de software requiere una cuidadosa planificación e investigación.

En promedio, una empresa tarda de nueve a 18 meses en seleccionar e implementar con éxito un nuevo software. Ahórrese un dolor de cabeza: hable con nuestros asesores de software.

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