5 consejos para planificar la mejor reunión virtual

2020 terminará cuando las reuniones virtuales del año tomen el centro del escenario. A medida que persisten las preocupaciones sobre el COVID-19, las empresas están reevaluando las grandes reuniones y, en cambio, se reúnen en el mundo virtual para realizar negocios.

5 consejos para planificar la mejor reunión virtual

Bien hechas, las reuniones virtuales pueden permitir que los equipos dispersos geográficamente colaboren, resuelvan problemas y trabajen en grupo. Sin embargo, las reuniones ineficaces se convierten en una pérdida de tiempo, lo que genera empleados improductivos y poco comprometidos.

Los líderes deben considerar los desafíos únicos de la comunicación virtual para aprovechar al máximo sus equipos en cada reunión. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas para planificar una reunión virtual exitosa.

Consejo #1: Haz un plan

Esto es cierto para cualquier reunión, pero aún más relevante cuando los participantes llaman desde varios lugares.

Para cada reunión virtual, es importante tener un plan con anticipación para que los asistentes sepan qué esperar y cómo pueden contribuir a la conversación. Estas son algunas de las mejores prácticas clave:

  • Comparte tu agenda con anticipación: Envíe la agenda a los asistentes con suficiente antelación a la reunión, para que tengan expectativas claras de lo que deben preparar. Proporcione detalles en su invitación por correo electrónico sobre los principales puntos de conversación y cualquier documento, archivo o investigación relevante a la que hará referencia durante la reunión.
  • Si corresponde, ofrezca a los asistentes la opción de revisar el documento o agregar comentarios antes de la reunión: Dé a todos la misma oportunidad de contribuir a la reunión. Puede hacerlo a través de herramientas de gestión de documentos como Google Drive. Ya sea una presentación de diapositivas, un video o un informe anual, el uso de herramientas para compartir archivos como Dropbox y Box garantizará que todos estén informados.
  • Indique las expectativas sobre cómo se gestionará el espacio virtual: Asegúrese de que todos los asistentes estén en sintonía con respecto a cómo se desarrollará la reunión virtual. Por ejemplo, ¿los asistentes deberían silenciar sus videos mientras otros hablan? ¿Está programada una discusión o la reunión es moderada principalmente por el presentador?

Consejo #2: Planifique con anticipación

Puede ser difícil coordinar los horarios de los asistentes que tienen horarios y zonas horarias diferentes. Aquí hay algunas recomendaciones para asegurarse de que todos estén en la misma página de planificación:

  • Elige franjas horarias adaptadas al huso horario de cada uno: Por ejemplo, si espera asistentes en Nueva York y Londres, el momento ideal para programar reuniones sería a las 10 a. m. en Nueva York y a la 1 p. m. en Londres.
  • Use herramientas que lo ayuden a elegir el período correcto: Determinar quién está disponible cuándo puede ser confuso. En lugar de dejar que las zonas horarias lo superen, considere usar software para programar citas para ayudar con la detección automática de la zona horaria de todos los participantes.
  • Programar reuniones con anticipación: Cuantos más avisos tengan los asistentes antes de las reuniones, es menos probable que tengan conflictos de programación. Si necesita programar una reunión de última hora, asegúrese de verificar que todos los asistentes tengan horarios disponibles.

Consejo n.° 3: Establezca la etiqueta para las reuniones virtuales

Practicar la etiqueta adecuada prepara el escenario para una reunión virtual fluida y productiva. Aquí hay algunas etiquetas útiles para que los anfitriones y asistentes establezcan antes de cada reunión virtual para garantizar una experiencia de reunión fluida:

  • Pruebe todas las tecnologías antes de la reunión: Verifique las conexiones de su reunión con anticipación. Esto incluye sus capacidades de video, Wi-Fi y uso compartido de pantalla. Si es posible, conéctese unos diez minutos antes de que comience la reunión.
  • Reúnase cara a cara en video: Asegúrese de que todos en la reunión virtual puedan verse entre sí. El 55% de la comunicación es lenguaje corporal., mientras que otro 38% es tono de voz, según la investigación. Reunirse cara a cara por video es mucho más personal que encontrarse con una voz incorpórea por teléfono, y también ayuda a construir más relaciones. También permite a los participantes captar el lenguaje corporal y las señales, como cuando alguien ha terminado de hablar o simplemente se está tomando un descanso.
  • Deja de lado todas las distracciones: Hasta el 83 % de los asistentes dicen que revisaron sus correos electrónicos durante una reunión o presentación en persona, y es con otros invitados en la sala para hacerlos responsables. Recuerde a los asistentes que presten toda su atención a los asistentes y reduzca las distracciones, como correos electrónicos y mensajes de texto, durante la reunión.

Consejo #4: Mantenga a los asistentes comprometidos

Toda la programación y la planificación son inútiles si su audiencia no está comprometida. Estas son nuestras recomendaciones para mantener a su equipo presente y comprometido en una reunión virtual:

  • Dé espacio para una conversación informal: No se apresure a cancelar la charla que ocurre naturalmente al comienzo de una reunión. Esto brinda a los equipos remotos la capacidad de conectarse a nivel personal antes de comenzar a trabajar, tal como lo harían en persona.
  • Introducir métodos para estimular la participación: Anime a todos a actuar como si estuvieran al frente y al centro creando oportunidades para la participación. Por ejemplo, los asistentes pueden tener la oportunidad de enviar preguntas mucho antes de que comience la reunión virtual. Si es necesario, también puede configurar una encuesta o alentar más preguntas en el chat en vivo.
  • Preguntas frecuentes: Conéctese constantemente durante la reunión para brindarles a los asistentes la oportunidad de compartir y asegurarse de que los estén siguiendo. En lugar de hacer preguntas abiertas, sea explícito en lo que pregunta. Por ejemplo, en lugar de «¿Qué opinas de esta herramienta?» en su lugar, debe optar por: «¿Cree que esta herramienta ayudará con la productividad?»

Consejo #5: Seguimiento

Al igual que una reunión en la oficina, la discusión que sigue en el enfriador de agua puede ser tan reveladora como la sesión misma. Esto es lo que puede hacer para asegurarse de que la comunicación sea clara y no haya confusión:

  • Concluya con una conversación sobre el enfriador de agua: Aproximadamente de cinco a diez minutos antes de que finalice la reunión, pregunte a su equipo si tienen otras preguntas o inquietudes. Aquí es cuando los participantes están listos para compartir sus reservas o dudas. Resuma e informe con su equipo después: puede hacer esto con un correo electrónico de seguimiento sobre lo que se cubrió en la reunión y qué decisiones clave se requirieron de su equipo.
  • Pregunte cómo podría haber sido mejor la reunión: Haga un balance usted mismo. ¿Qué funcionó? ¿Qué falló? No tiene que aplicar todos los principios anteriores en estas sesiones menos formales, pero tomarse el tiempo para escuchar, evaluar y revisar honestamente garantizará las reuniones más exitosas en el futuro.

Elija el software adecuado para su reunión virtual

Ya sea un software de conferencia web Dónde software de gestión de proyectosexiste una amplia selección de herramientas tecnológicas que pueden ayudarlo a realizar reuniones virtuales productivas y eficientes.

La clave es determinar cuál de estas herramientas es mejor para su equipo. Al elegir herramientas, pregúntese:

  • ¿Cuál es la característica clave que necesita mi reunión virtual para tener éxito? Por ejemplo, ¿necesita que todos trabajen en colaboración en un documento al mismo tiempo? Entonces Google Docs es la solución probable. ¿Necesita miembros del equipo para ver una demostración en vivo? Entonces software pantalla compartida es para ti.
  • ¿Cuál es el promedio de participantes en su reunión virtual? El software de reuniones que necesitará para una reunión virtual individual puede ser muy diferente de uno que le permita organizar una reunión con más de 15 empleados. Asegúrese de que la conferencia web o la conferencia de reunión que está considerando ofrezca esta flexibilidad.

¿Cuál es su estrategia de reunión virtual?

Cuéntanos sobre tu estrategia de reunión virtual. ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas que puede compartir para llevar a cabo reuniones virtuales exitosas? ¿Cuál es la mejor manera de conectar a los participantes en diferentes salas o diferentes continentes? Comparte en los comentarios abajo.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.