Elegir el mejor sistema POS para su negocio es una tarea difícil. Esto puede explicar por qué el 64% de los minoristas de una sola tienda y el 63% de los restaurantes no cuentan con un sistema. Pero elegir el software perfecto es solo el comienzo. Entonces su negocio necesita pasar a usarlo.
Y configurar un sistema de punto de venta (POS) es un proceso complicado. Con demasiada frecuencia, los líderes empresariales no preparan el escenario para que su gente tenga éxito o no siguen un plan integral de implementación de POS.
«El mejor sistema POS, mal implementado, no es tan bueno como el segundo o tercer mejor sistema, implementado correctamente».
dick calio, propietario y operador de RJ Calio Consulting, una firma de consultoría de punto de venta
Hemos reunido esta lista de cinco consejos de implementación de POS que puede usar para entusiasmar al personal con su nuevo sistema y garantizar una implementación exitosa.
1. Contratar personal al inicio del proceso de selección
Según Calio, muchos dueños de negocios no se dan cuenta de que una implementación exitosa de POS comienza incluso antes de que se haya elegido el software. Enfatiza la importancia de incluir e involucrar al personal a lo largo del proceso de selección.
Desde el principio, continúa Calio, los dueños de negocios necesitan saber cuáles son los puntos débiles del personal en toda la operación. Luego, deben usar estos puntos débiles para crear un documento detallado de necesidades y requisitos que describa todas las características que debe tener el nuevo punto de venta.
Por ejemplo, si el personal de su cocina se queja de la falta de comunicación con los servidores, su nuevo sistema debe incluir funciones para mejorar la comunicación entre los equipos, como notas personalizadas en los tickets de la cocina.
La creación de este documento de requisitos ayudará a descubrir cualquier problema previamente desconocido, así como también obligará a los proveedores que consulta a ser muy específicos acerca de las características y capacidades de su sistema.
«Habla primero con tu gente, incluso si crees que conoces sus puntos débiles o problemas. Una vez que hayas aceptado [from] tus empleados, cuando llegue el proveedor, puedes darles el plan de la mejor manera de demostrar y, posteriormente, [for] entrenamiento.»
dick calio, Consultoría RJ Calio
2. Asegúrese de que su sistema tenga cinco funciones clave
En un informe reciente, identificamos las funciones principales que necesita su sistema POS, independientemente de su tipo de negocio. Asegúrese de que, al menos, el software POS que seleccione ofrezca estas cinco características esenciales:
| Informes y análisis de ventas | Proporciona una nueva transparencia en los datos de su empresa |
| La gestión del inventario | Automatiza el tedioso recuento y reabastecimiento de inventario manual |
| Gestión de clientes | Recopila información valiosa del cliente para programas de fidelización |
| Gestión de empleados | Realiza un seguimiento de las horas, los horarios y la nómina de los empleados |
| Herramientas de pago | Mejore la precisión en el pago con escaneo y fijación automática de precios |
3. Practica, practica, practica
Por supuesto, una vez que haya elegido el sistema correcto, deberá capacitar a los empleados para que lo usen. Los proveedores pueden ofrecer una variedad de opciones de capacitación, que van desde cursos dirigidos por un instructor hasta recursos en línea, como bases de conocimiento y foros de soporte.
Continuando con el tema de comprometerse con su personal, Calio sugiere que todas las demostraciones de POS y las opciones de capacitación aborden los problemas identificados previamente en el documento de requisitos. Por ejemplo, si los gerentes desean informes más detallados de cada mesero al final de su turno, parte de la capacitación debe enfocarse en enseñar a los meseros cómo crear estos informes correctamente.
«Adecuas la formación para conseguir los objetivos del punto de venta [needs to] lograr”, dice Calio. «Y te aseguras de tener una… persona de referencia realmente fuerte en el personal».
Esta persona de recursos, como lo describe Calio, debe ser un miembro del personal confiable que pueda dedicar tiempo a aprender y comprender los entresijos del sistema POS.
«Probablemente la mitad de las llamadas telefónicas que llegan a las mesas de ayuda [for POS vendors] son elementos básicos que deben ser gestionados internamente por un experto. Esto es [also] la persona que capacitará a los nuevos empleados que ingresen”, dice.
4. Establecer pautas para el uso de POS móviles
La capacitación adecuada es aún más importante para las empresas que desean utilizar dispositivos móviles para realizar transacciones en el punto de venta, como los sistemas de punto de venta iPad que actualmente están llenando el mercado. De hecho, muchos operadores minoristas y de restaurantes están pasando de los voluminosos sistemas POS tradicionales a sistemas POS móviles más ágiles.
Es un gran cambio, especialmente para los restaurantes que usan su nueva movilidad para tomar y enviar pedidos y procesar pagos directamente en la mesa del cliente. Si bien el uso de dispositivos móviles de esta manera tiene beneficios operativos (incluidos los destacados en nuestro informe POS de iPad), obtener esos beneficios requiere mucho tiempo y capacitación.
Como parte de la capacitación, implemente algunas mejores prácticas y pautas iniciales que expliquen cómo desea que su personal use los dispositivos de POS móviles en su establecimiento. Asegúrese de actualizar estas pautas con frecuencia a medida que aprende qué funciona y qué no. Y, por supuesto, asegúrese de programar tiempo de capacitación adicional para los miembros del personal menos expertos en tecnología.
5. Establecer medidas de seguridad desde el principio
Además de ganar aceptación y capacitar a su personal, existen aspectos técnicos que contribuyen a una implementación exitosa de POS. Según Calio, la seguridad debe ser una prioridad al implementar un nuevo sistema de punto de venta, especialmente en términos de datos de tarjetas de crédito e historial de clientes.
Una forma de proporcionar esta seguridad es comprar un sistema que sea CEM obediente. Un estudio que realizamos encontró que el 78 % de las pequeñas y medianas empresas minoristas no cumplían con EMV antes del cambio de responsabilidad de octubre de 2015. El cumplimiento debería ser una de las principales preocupaciones de todos los minoristas, especialmente aquellos que realizan transacciones costosas con frecuencia.
Otra medida de seguridad que debe tener su nuevo sistema POS es impedir el robo por parte de su personal.
“Se necesita algún tipo de auditabilidad. Dicho de otro modo, [through alerts and dashboard notifications]Quiero saber cuándo hay más de tres ‘sin ventas’ o cinco vacíos durante un turno”, dice Calio.
Según corresponda a los restaurantes, estas salvaguardas le notificarán a usted o al administrador del servicio si hay una cantidad sospechosa de cancelaciones o «ninguna venta» dentro de un período de tiempo determinado. Aunque es de esperar que nunca tenga que experimentarlo, estas medidas de seguridad evitan que su personal regale comida o bebida gratis.
conclusión
Más que nada, desea que su nuevo sistema POS mejore sus operaciones y la experiencia del cliente que brinda. Lo más probable es que esto tenga el efecto contrario si el sistema no satisface todas sus necesidades o si sus empleados no están a bordo. Del mismo modo, sin la capacitación adecuada y una persona de recursos a la que acudir para solucionar problemas, es probable que su personal tenga dificultades para ponerse a trabajar.
Así que tome el control, involucre a sus empleados desde el principio y con frecuencia durante todo el proceso, y prepare su negocio para el éxito con su nuevo punto de venta.