4 KPI de gestión de proyectos importantes para la gestión del rendimiento

La facilidad con la que puede recopilar datos a menudo lleva a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de más de lo esencial, lo que desafortunadamente deja a esos mismos líderes luchando por definir criterios de éxito y tomar decisiones procesables.

Si sigues todo, no prestas atención a nada.

Gartner respalda esta posición y afirma que “más KPI y métricas no significan necesariamente una mejor gestión de proyectos. Un indicador clave de rendimiento (KPI) debería ayudarlo a medir el progreso hacia un objetivo en particular. Si no lo hacen, no vale la pena medirlos y rastrearlos. (Informe completo disponible para los clientes de Gartner.)

En esta guía, destacaremos cuatro KPI de gestión de proyectos y fórmulas de cálculo que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden utilizar para evaluar y mejorar el rendimiento del proyecto. Con estos datos, los gerentes de proyecto pueden trabajar para reducir los riesgos, como la variación inesperada de costos y las estimaciones imprecisas de los costos del proyecto. También cubriremos las características del software que mejor apoyarán sus objetivos de gestión de proyectos.

4 KPI de gestión de proyectos que pueden beneficiar a las pequeñas empresas

Aunque los KPI de gestión de proyectos exactos que realiza un seguimiento son específicos de sus objetivos comerciales, existen algunas métricas de rendimiento estándar que se han probado en una variedad de industrias diferentes, por ejemplo, TI, desarrollo de software, marketing y publicidad.

¿Qué es un indicador clave de rendimiento?
Una métrica de KPI, o métrica de proyecto y/o factor crítico de éxito, son puntos de datos específicos que se utilizan para medir el éxito del proyecto. La gestión del cronograma y el presupuesto suelen ser las principales áreas de enfoque, incluido el cálculo de los costos presupuestados (es decir, el presupuesto planificado) frente a los costos presupuestarios reales utilizados.

Entremos en estos principales KPI de gestión de proyectos.

1. Retorno de la inversión (ROI)

El retorno de la inversión lo ayuda a cuantificar el valor del proyecto y evaluar la rentabilidad de una inversión.

Las pequeñas empresas utilizan este KPI de proyecto para comparar el «rendimiento» esperado de diferentes tipos de proyectos. Esta información le ayuda a decidir qué proyectos de su cartera priorizar a corto plazo, así como los tipos de iniciativas a financiar en el futuro.

Gartner define el objetivo del seguimiento del ROI como el KPI que le permite cuantificar el valor del proyecto y comprender la rentabilidad de una inversión. Aquí está la fórmula recomendada para calcular el ROI de un proyecto:

Cálculo: ROI = (Ganancia de la inversión menos el costo de la inversión) dividido por el costo de la inversión.

Los factores que se deben incluir al determinar el «costo de inversión» deben ser los costos de viaje, los presupuestos de varios departamentos y los salarios de los empleados.

Por ejemplo, aquí hay algunos beneficios y costos comunes asociados con invertir en un nuevo software de gestión de proyectos que te ayudará a calcular el verdadero ROI de tu inversión:

2. Índice de rendimiento de costos (IPC)

El KPI le dice qué tan efectivamente está utilizando el presupuesto del proyecto.

Puede usar este KPI de valor para comprender mejor el costo real asociado con un proyecto. Esto le permite predecir el rendimiento futuro y asignar mejor los fondos a los proyectos.

Cálculo: KPI = valor ganado / costo real

Qué significa el valor acumulado de EV y el costo real de CA

Si su resultado es un número mayor que uno, su proyecto está en camino de terminar por debajo del costo estimado. Sin embargo, si su resultado es menor que uno, se dirige a un exceso de proyecto.

3. Índice de rendimiento del cronograma (SPI)

SPI es una métrica de gestión de proyectos que puede usar para medir qué tan bien está ejecutando un cronograma de proyecto.

Las pequeñas empresas pueden usar este KPI de gestión de proyectos para comprender el ritmo del trabajo del equipo del proyecto, lo que le permite planificar proyectos con mayor precisión en el futuro en función de las métricas de rendimiento reales.

Esto es especialmente útil para las empresas que pujan por un proyecto, ya que pueden decir con confianza: «mi equipo de proyecto está trabajando a este ritmo y podemos completar esta cantidad de trabajo en este período de tiempo».

Cálculo: SPI = valor ganado / valor planificado

Qué significan el valor acumulado de EV y el valor planificado de PV

Si su resultado es un número mayor que uno, la entrega de su proyecto está en camino de terminar antes de lo previsto. Sin embargo, si su resultado es menor que uno, indica que el progreso del proyecto lo retrasará.

4. Capacidad de recursos

Es común sobrestimar la disponibilidad de los empleados. Pero puede tener efectos desastrosos en el éxito de un proyecto, así como en la gestión de su cartera en su conjunto.

Los administradores funcionales y el administrador de proyectos pueden usar esta métrica de administración de proyectos para ver cuántos empleados de tiempo completo (ETC) están disponibles para trabajar en proyectos. Luego, pueden asignar recursos a proyectos en función de la prioridad del proyecto.

Cálculo: Capacidad de recursos = (Número de personas) (Disponibilidad)

Para calcular la capacidad de recursos, multiplica el número de personas que tienes por el tiempo que tienen para trabajar en los proyectos. Tenga en cuenta que los empleados pueden pasar razonablemente menos del 50% de su jornada laboral en proyectos.

Cómo utilizar los KPI de gestión de proyectos para medir el rendimiento del proyecto

Comience con un «INTELIGENTE.” estrategia de rendimiento de gestión de proyectos, es decir, una estrategia específica, medible, acordada, realista y basada en el tiempo. Esto implica dar los siguientes pasos:

Proceso de gestión del rendimiento INTELIGENTE

Ser coherente. Los KPI muestran tendencias a lo largo del tiempo, por lo que es importante utilizar un conjunto coherente de métricas para medir el rendimiento en varios proyectos similares (incluido un proyecto cancelado, si corresponde).

Consejo profesional: Además de ser «medibles», los KPI deben ser «manejables». Por lo tanto, de manera realista, solo debe realizar un seguimiento de tres a cinco métricas de rendimiento en un momento dado.

Más que eso, y será ineficaz para impulsar el cambio organizacional y los proyectos de mejora simplemente porque hay demasiados factores y una falta de análisis coherente.

Las características del software de gestión de proyectos que necesita

Finalmente, busque las siguientes características cuando evalúe herramientas para ayudarlo a medir los KPI de gestión de proyectos y monitorear la salud de sus proyectos:

Planificación de proyectos Trace la ruta crítica de un proyecto (a menudo con diagramas de Gantt), identificar hitos importantes, identificar dependencias y restricciones, y asignar tareas al equipo. Establecer líneas de base alcance, presupuesto y cronograma.
Seguimiento de proyectos Compare datos reales con estimaciones (p. ej., gasto real frente a presupuesto y programación real versus programación) e informe el estado a las partes interesadas. Agregue datos, cree un tablero de KPI y ejecute informes de estado del proyecto.
Gestión de riesgos Gestionar las ocurrencias positivas y negativas resultantes de un proyecto. Identificar riesgos, evaluar su impacto (realizar análisis cualitativos y cuantitativos), responder, monitorear y controlar el impacto.
presupuesto Administre los gastos, compare el costo real con el costo presupuestado y realice un seguimiento del rendimiento financiero. Identifique y corrija el curso si es necesario con detección temprana y advertencia sobrecostos potenciales. Esta herramienta ayuda a la gerencia a pronosticar los ingresos y la rentabilidad.
Administracion de recursos Identifique las habilidades de los empleados, realice un seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad de cada empleado y asígnelos a los proyectos en consecuencia. Pronostique las necesidades de personal y tome decisiones proactivas de contratación y capacitación.

Próximos pasos para su búsqueda de software de gestión de proyectos

Si desea obtener más información sobre las soluciones de gestión de proyectos disponibles para ayudar a las pequeñas empresas, visite nuestra guía del comprador para la gestión de proyectos para más información. O si prefieres un toque más personal, programar una consulta con uno de nuestros expertos en software. El chat es gratuito y seguramente encontrará el mejor software específicamente para su negocio.

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