4 formas probadas en el negocio para ayudar a que la capacitación de software se mantenga

Una demostración de software siempre mostrará el producto en su forma más halagadora, pero una vez que sus empleados estén conectados al nuevo sistema, es probable que surjan problemas de usabilidad.

Si un usuario de software no sabe cómo usar un nuevo sistema, puede ingresar los datos del cliente en los campos incorrectos, omitir pasos importantes del flujo de trabajo o, lo que es peor, exponer datos comerciales confidenciales.

Evite este tipo de errores y aproveche al máximo el nuevo software con una formación exhaustiva. Después de comunicarnos con líderes empresariales y expertos técnicos para identificar formas de hacer que la capacitación en software se mantenga, se nos ocurrieron los siguientes cuatro consejos:

  1. Defiende el valor del software
  2. Aproveche a sus expertos en la materia
  3. Establecer un período de gracia
  4. Motivar para que el entrenamiento “pegue”

1. Defender el valor del software

La mayoría de la gente quiere una justificación para cualquier cambio significativo en el trabajo, y muchos dudarán en adoptar un nuevo software sin saber el valor que traerá.

Los líderes empresariales se lo deben a sus empleados para explicar este valor en términos claros que coincidan con el desafío clave que quieren resolver. Un gesto increíblemente efectivo aquí es un atractivo emocional que aborda las preocupaciones individuales; por ejemplo, mostrar cómo un nuevo sistema de gestión de proyectos puede ahorrarles a los empleados algunas horas de trabajo particularmente tediosas todos los días mediante la automatización de los flujos de trabajo.

Kevin Tash, director ejecutivo de Tack Media

kevin tach, CEO de la agencia digital Tack Media, tiene experiencia en la implementación de Slack, Infusionsoft y otros sistemas e integraciones de gestión de proyectos. Independientemente del impacto de los materiales de capacitación, Tash dice que los empleados aún deben comprender el valor que brinda el software antes de aceptar realmente el cambio. “Es importante entender por qué está agregando una nueva herramienta y que el equipo tiene suficiente tiempo para hacer la transición”, dice. «Al agregar un nuevo software, es importante que comprenda que ayudará a que el negocio crezca y que el equipo comprenda su valor».

Demuestre cómo un nuevo CRM facilitará que el equipo de ventas encuentre oportunidades para cerrar más negocios o cómo una herramienta de gestión de proyectos evitará cuellos de botella frustrantes al completar tareas.

No espere que los empleados compren sin un empujón. Cuando se le pide que haga cosas fuera de sus deberes diarios, puede sentirse frustrado. Muestre a los trabajadores cómo sus esfuerzos los beneficiarán al final.

2. Aproveche a sus expertos en la materia

Cada empresa tiene sus MVP. Estos son los empleados que conocen un proceso en particular como la palma de su mano, los que generalmente tienen la tarea de ayudar a los nuevos empleados a aumentar y los que debe incluir en la configuración y prueba del nuevo software antes, durante y después del lanzamiento.

Shayne Sherman, CEO de TechLoris

Shayne Sherman, CEO de TechLoris, un recurso de resolución de problemas de TI, describe cómo la empresa contrató a un desarrollador externo para trabajar en el software, pero dice que el desarrollador desconocía los matices de su industria y negocio específicos. Como resultado, la primera versión del software no dio en el blanco.

Fue necesario el conocimiento de expertos internos en la materia (SME) para configurar una herramienta de transferencia de datos que evitó que la implementación fallara. “Nuestros operadores de entrada de datos estaban al tanto de estas advertencias; los empresarios no lo hicieron”, dice. «Si nuestros usuarios finales hubieran estado involucrados, al menos, en la compilación de los requisitos, podríamos haber ahorrado mucho tiempo y una buena cantidad de dinero».

Sherman sabía que tenía que encontrar personas que conocieran estos datos íntimamente y encontró que las PYMES usaran el software desde la perspectiva de un experto informado.

«Cuando estábamos trabajando en nuestro sistema, nuestro administrador de entrada de datos notó que los campos disponibles en los formularios no abarcaban todos los tipos de datos que podríamos esperar en los archivos», dice. «Ese es un ejemplo de algo que alguien que ha pasado mucho tiempo revisando estos archivos notará y podría plantearlo desde el principio».

¿Sacar? Si desea que sus empleados usen el nuevo software de manera efectiva, inclúyalos al principio del proceso de configuración y considere sus sugerencias e inquietudes.

3. Establecer un período de gracia

Los nuevos conductores tienden a cometer pequeños errores: un espejo retrovisor recortado por aquí, pasando por encima de un bordillo por allá. Los usuarios de software nuevo harán lo mismo, por lo que ayuda a dar a los empleados un período de gracia definido en el que se sientan cómodos haciendo preguntas y explorando nuevas tecnologías con poco riesgo.

Luego de una introducción formal a la capacitación por parte del proveedor, depende de la gerencia organizar un momento en el que los usuarios puedan probar el software y anotar preguntas.

«Una vez que han escrito sus preguntas, pueden tener una sesión de preguntas y respuestas con el gerente de capacitación interno o externo», dice Tash. «En este punto, es bueno darles un período de gracia para la transición a fin de minimizar el estrés y la abundancia de errores».

Haga que el período de gracia sea de al menos una semana. Es posible que este período de tiempo deba extenderse, según la industria, la fecha de lanzamiento y el tiempo que suele tardar una empresa en encontrarse con diversas situaciones relacionadas con el software que pueden requerir atención especial.

Jesse Silkoff, cofundador y presidente de MyRoofingPal

Incluso los trabajadores más exitosos necesitan tiempo de práctica. Jesse SilkoffEl cofundador y presidente de MyRoofingPal, un recurso para encontrar servicios profesionales de techado, sugiere convertirlo en un proceso de colaboración entre los gerentes y sus subordinados directos.

«[Scheduled training] muestra a sus empleados que aprender este software es una prioridad y que recibirán apoyo durante todo el proceso”, dice. «Si simplemente los arroja al fondo, corre el riesgo de que algunos empleados nunca aprendan lo que necesitan saber».

Silkoff también sugiere programar tiempo extra con proveedores expertos que puedan responder preguntas después del período de gracia y demostrar cómo completar tareas específicas.

4. Motivar para que la formación “pegue”

Los empleados tienden a recibir capacitación en software cuando están realmente interesados ​​y comprometidos con el aprendizaje, pero las personas necesitan una motivación que tenga sentido para ellos. Mostrar valor, como se mencionó anteriormente, es poderoso. Pero hay varias «palancas de motivación» que puede usar para mostrar a los trabajadores por qué tomarse en serio la capacitación los beneficia personalmente.

Palancas motivacionales Cómo funciona
Evalúa tu aprendizaje

A la mayoría de las personas les encanta la sensación de marcar tareas o alcanzar hitos. Esto se logra fácilmente dividiendo la capacitación de software en cursos más pequeños y brindando a los trabajadores acceso para verificar su progreso.

Proporcionar una variedad de oportunidades de aprendizaje.

Los videos, juegos, cuestionarios y simulaciones hacen que la capacitación sea más interactiva y atractiva. Además, ayuda a todos los empleados a aprender de la manera más eficiente (con imágenes, concursos, texto, demostraciones, etc.).

incitar

Las tarjetas de regalo, las comidas gratis o el café son recompensas sencillas y económicas para los empleados que alcanzan hitos primero o se desempeñan bien durante el período de gracia. Además, asegúrese de recompensar a sus pymes por ayudar con la incorporación.

Haz que la formación sea colaborativa

Como criaturas sociales, las personas generalmente quieren trabajar en equipo para resolver problemas. Tampoco es raro que los empleados trabajen juntos para imaginar formas nuevas e inteligentes de trabajar en el sistema que luego pueden compartir en toda la empresa.

La capacitación no debe terminar inmediatamente después de la fecha de entrada en servicio. De hecho, esto debería suceder para los empleados nuevos y existentes al menos una vez al año, además de las principales actualizaciones de software que afectan los flujos de trabajo. Siempre que se lleve a cabo una capacitación, utilice un método para motivar a los participantes con recompensas u otros incentivos.

«Es solo una pequeña cosa divertida que les permite a los empleados saber que aprecio su arduo trabajo y el tiempo que tienen que tomar fuera de sus deberes normales para aprender algo nuevo», dice Silkoff.

¿Cómo capacitará a sus empleados?

Las empresas pueden poner en práctica estas mejores prácticas ahora para crear un plan de capacitación inclusivo y efectivo para el nuevo software. Este proceso se puede hacer manualmente, pero para la capacitación continua con nuevos reclutas, software de entrenamiento es muy recomendable

Tal vez se pregunte: «¿Nuevo software para ayudar a capacitar a los empleados en el nuevo software?» »

¡Sí! Este software permite a los usuarios crear cursos de capacitación, luego administrarlos fácilmente a los empleados y realizar un seguimiento de su progreso. Y una vez que haya terminado de capacitar a los empleados actuales, use el software para almacenar los cursos e implementarlos cuando comiencen las nuevas contrataciones. Lo mejor de todo es que la mayoría de los empleados no necesitan aprender a usarlo.

Nuestro guía de compra de software de formación ofrece más detalles sobre beneficios, características y costos, así como enlaces a guías de software similares para gestión del aprendizaje (LMS), creación de cursosy plataformas de experiencia de aprendizaje.

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