4 formas de mejorar la comunicación con tus equipos remotos

Trabajo remoto es la nueva normalidad, y eso no cambiará en el corto plazo.

Imagen de encabezado que muestra a hombres ilustrados comunicándose desde pantallas de computadora

La investigación de Gallup encontró que El 51% de los empleados cambiaría de empresa trabajar para uno con arreglos de trabajo más flexibles y que los empleados más comprometidos pasen del 60 al 80% de su tiempo trabajando de forma remota (en comparación con el 20% en 2012).

Pero los avances tecnológicos que van desde conferencias web a software colaborativo no puede reemplazar la falta de comunicación, el área en la que fallan muchas empresas.

Los trabajadores remotos informan que se sienten rechazados y abandonados debido a la falta de tiempo cara a cara con sus equipos, y un tercio de estos trabajadores dice que no tiene tiempo para reunirse cara a cara con sus equipos.

Como resultado, los colegas distantes dicen que están más probabilidades de sentir como compañeros que se les juntan, no pelean por sus prioridades y cambian de proyecto sin decírselo.

4 consejos para impulsar la comunicación de los equipos remotos

Todos estos problemas se derivan de la mala comunicación entre los equipos remotos. Si su propio equipo está cada vez más disperso, debe buscar de manera proactiva áreas donde la comunicación y el compromiso probablemente se verán afectados debido a la distancia.

Los siguientes cuatro pasos pueden marcar la pauta para un equipo remoto cálido, inclusivo y productivo.

1. Escriba y comparta manuales de usuario con su equipo

Un manual de usuario es una guía escrita que ayuda a otros (por ejemplo, a sus colegas) saber más sobre ti: cuándo eres más productivo, qué te motiva, por qué te enojas y cómo contactarte cuando necesitan algo urgente.

Si eso suena demasiado personal para el trabajo, ese es el punto. La mayoría de los empleados pasan más tiempo con compañeros de trabajo que con amigos y familiares. A pesar de esto, muchos de nosotros tenemos que inferir cosas sobre nuestros colegas, desde las preferencias de comunicación hasta lo que realmente quieren decir cuando dicen «Eso está bien» al hacer una solicitud.

Los equipos remotos no pueden darse el lujo de adivinar cómo piensan, sienten y trabajan sus colegas. Cuando no hay posibilidad de leer el lenguaje corporal y otras señales sociales en un espacio personal compartido, los líderes deben fomentar la comunicación proactiva dentro de sus equipos. Los manuales de usuario logran esto al proporcionar información sobre los valores personales, estilos de trabajo y preferencias de cada empleado.

Hace algunos años, mi propio equipo disperso escribió y compartió nuestros manuales de usuario. El ejercicio funcionó mejor cuando estructuramos nuestros manuales en seis secciones:

  1. Mi estilo

  2. lo que aprecio

  3. para lo que no tengo paciencia

  4. Cómo comunicarse mejor conmigo

  5. Lo que la gente malinterpreta de mí

  6. como ayudarme

Los manuales de usuario son más efectivos cuando cada miembro de un equipo escribe el suyo propio, luego los comparte en un disco almacenado donde sean fácilmente accesibles. Una vez que haya recopilado los manuales de todos, utilice software de conferencia web organice reuniones específicas del equipo donde todos compartan sus manuales.

2. Adopte la comunicación asíncrona

La mayor parte de la comunicación del equipo remoto se realiza por escrito, ya sea por correo electrónico o software colaborativo.

¿El problema? La comunicación escrita tiene fama de ser difícil de descifrar. La falta de señales sociales en persona en equipos remotos puede generar ansiedad, desconexión y falta de innovación.

Para evitar esto en tu propio equipo, practica por defecto comunicación asíncrona— enviar mensajes sin esperar respuestas instantáneas. Es la forma más realista de llegar a equipos remotos que trabajan en varias zonas horarias.

Asincrónico no es sinónimo de poco frecuente; lo contrario. Como líder de un equipo remoto, intente sobrecomunicarse. Si sus expectativas no se hacen explícitas, no puede esperar que su equipo las cumpla.

Cuando necesite una respuesta instantánea, indíquelo al incluir una forma de «[URGENT]en la línea de asunto de un correo electrónico o utilizando la función «@mención» en el software de gestión de proyectos.

Cree y comparta un documento de proceso con todo su equipo que explique las acciones que deben tomar si necesitan hacer una solicitud urgente, y guarde este documento en el mismo espacio donde se encuentran los manuales de usuario de su equipo.

Reserve respuestas instantáneas para solicitudes sujetas a plazos. Si su comunicación asíncrona es clara, concisa y explica el «por qué» detrás de cada solicitud, no debería necesitar usarla con frecuencia.

3. Prioriza las videollamadas

La falta de señales sociales en persona en equipos remotos sigue surgiendo por una razón. No poder ver la cara o el lenguaje corporal de alguien dificulta la comunicación. Es por eso que es su primera opción para reuniones, registros semanales, reuniones diarias y más. debería ser videollamadas.

Esto es especialmente cierto para las inevitables conversaciones difíciles. Siempre que necesite reunirse para hablar sobre los objetivos perdidos, un plan de mejora del rendimiento o temas similares, programe una videollamada. En tales casos, la comunicación escrita no es suficiente para resolver el problema en cuestión.

Debe llevar a cabo todas las reuniones virtuales como lo haría en persona: primero entregue su mensaje principal, luego describa claramente los próximos pasos para su equipo. Si tiene que dar noticias difíciles, trabaje en la elaboración de su mensaje de manera positiva de antemano. Siempre termine la reunión con tiempo para preguntas y dígales a las personas dónde pueden hacer un seguimiento personalizado si es necesario.

Su objetivo al usar el video es crear tantas interacciones cara a cara como sea posible. Cuando se combina con una comunicación escrita clara, crearás seguridad psicológica para su equipo (que es crucial para la retención de empleados).

4. Presupuesto para viajes presenciales

La empresa promedio con una fuerza laboral remota a tiempo completo ahorra $ 10,000 por empleado por año. De manera similar, el espacio de oficina promedio en los Estados Unidos cuesta entre $8 y $23 por pie cuadrado, con los costos aumentan con el número de empleados.

Estos ahorros de costos permiten a los gerentes reinvertir dinero en sus negocios. Si su equipo es completamente remoto, atribuya algunos de esos ahorros a los viajes en persona fuera del sitio donde su equipo puede reunirse en persona.

Reunir a todos los colegas en el mismo espacio físico crea un profundo nivel de confianza y familiaridad. También es un buen momento para compartir y reforzar los objetivos de la empresa.

En su sitio externo, los líderes de equipo pueden compartir los logros clave de los últimos seis meses o años, anunciar nuevas iniciativas para los próximos trimestres y organizar cenas/excursiones de equipo para ayudar a los compañeros interdepartamentales a reunirse. Al intercalar sesiones de estrategia con comidas y salidas en equipo, puede crear una sensación de calidez que trasciende el trabajo remoto.

Trate de tener toda su organización en persona al menos una vez, si no dos veces al año. Trate de elegir una ubicación que sea lo más central posible para tantos colegas como sea posible. Esto reducirá los costos para su negocio, así como el tiempo que les toma a los empleados viajar hacia y desde el sitio externo.

Trabajar para el futuro

trabajar en distanciaEl momento está lejos de terminar. En febrero de 2020, alrededor del cinco por ciento de los estadounidenses trabajo remoto a tiempo completo. A la luz del brote de COVID-19, ese número seguramente se disparará.

Además de cosechar los beneficios de las ganancias de productividad, los líderes de los empleados remotos deben ser proactivos en lo que respecta a la comunicación. Si lo hace bien, puede presumir de empleados más felices, saludables y comprometidos en general.

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