Muchas cosas pueden salir mal en la gestión del mantenimiento. Cientos de activos contienen cientos de otros componentes que pueden triturarse, desgastarse o desprenderse, lo que provoca una falla que puede costar miles de dólares en tiempo de inactividad de la máquina.
Para evitar estas situaciones, los gerentes desarrollan programas de mantenimiento preventivo (PM) que ayudan a reducir el tiempo de inactividad al realizar el mantenimiento antes de que ocurra un problema. Según un estudio de Revista de ingeniería de fábricaEl 87% de los responsables de mantenimiento utilizan el mantenimiento preventivo.
Si usted es un gerente que realiza mantenimiento preventivo, pregúntese: ¿está funcionando su horario? ¿Es satisfactorio su nivel de mantenimiento reactivo y paradas no planificadas? Si la respuesta es no, su empresa podría beneficiarse de la optimización de PM.
Muchas empresas de consultoría ofrecen servicios de optimización y cada una aborda el proceso de forma un poco diferente. Alternativamente, si hay alguien en su equipo con la experiencia adecuada, puede asignarlo para administrar la optimización de PM en su empresa.
Hablamos con Ed Stanek, Presidente de Soluciones de Confiabilidad para el Servicio de Consultoría de Ingeniería Servicio predictivosobre qué es exactamente la optimización de PM, cómo determinar si una empresa la necesita y los tres pasos que conducen a un plan de mantenimiento preventivo más estratégico y eficaz.
¿Qué es la optimización del mantenimiento preventivo?
Un gerente de mantenimiento utiliza el conocimiento histórico sobre las máquinas u otros activos para crear un programa de PM, que está diseñado para mantener los activos en funcionamiento durante el mayor tiempo posible. Usando un sistema informatizado de gestion de mantenimiento (CMMS), un gerente puede almacenar esta información y analizarla, utilizando herramientas de informes, para informar su programa de mantenimiento. El objetivo es identificar cuándo es más probable que una máquina se averíe y realizar el mantenimiento justo antes de ese momento.
Cuando se hace de manera efectiva, reduce los costos de mano de obra, extiende la vida útil de los activos y, en muchos casos, aumenta las ganancias. Pero cuando se hace de manera ineficiente, las empresas pueden estar ciegas a las áreas de mejora. Desafortunadamente, los horarios de PM ineficientes son relativamente comunes.
“No me he encontrado con un solo cliente que tuviera un programa de administración de proyectos satisfactorio”, dice Stanek. «Mientras ellos hacen todo [this PM]todavía tienen un nivel inaceptable de averías.
Según Stanek, un proceso de optimización de PM consta de tres pasos básicos:
- Elija qué activos deben ser rastreados y monitoreados.
- Identifique el plan de mantenimiento más efectivo para cada tipo de máquina y falla, elimine trabajos redundantes y agregue trabajos faltantes.
- Implementación del nuevo plan de mantenimiento.
Un CMMS toma un plan de mantenimiento preventivo y lo automatiza, lo que reduce las posibilidades de perder el trabajo programado y provocar que una máquina se averíe. Por supuesto, como muchos herramientas de software, si la información ingresada es incorrecta, el sistema producirá resultados incorrectos. Después de la optimización de PM, las empresas aprenden qué procedimientos de mantenimiento son más efectivos y apropiados para cada situación. Con esta información ingresada en un CMMS, las empresas pueden ver mejoras significativas.
Las empresas pueden determinar si necesitan optimización de PM analizando varias cosas, como los costos generales de mantenimiento, el número órdenes de trabajo están retrasados, con qué frecuencia fallan los activos y cuánto le está costando a la empresa cada hora de tiempo de inactividad. De hecho, en nuestro reciente informe sobre cómo un CMMS moderno puede aumentar la disponibilidad de la máquinaponemos a tu disposición una herramienta para calcular el coste medio de una parada de máquina.
Si los costos del tiempo de inactividad tienen un impacto negativo en su negocio, un proceso de optimización de PM puede ayudar a reducir el tiempo de inactividad planificado en un promedio del 35 por ciento, dice Stanek.
«El enfoque es cuestionar cada tarea y [find] un mejor trabajo, eliminar lo que no queremos, limpiar [or] hacer una mejor versión de lo que queremos y luego agregar lo que falta”, dice.
Paso 1: Selección de activos
Antes de que pueda llevarse a cabo la optimización, es importante decidir exactamente qué activos y máquinas deben ingresarse en el sistema. Parece lógico comenzar con las máquinas más críticas: aquellas que cerrarían toda la operación en caso de falla.
Sin embargo, Stanek dice que puede ser más impactante comenzar con las máquinas más numerosas: las que constituyen la mayoría de sus activos. Parte del proceso de optimización de PM, como veremos a continuación, es eliminar el trabajo que no tiene un impacto positivo significativo; es probable que durante este proceso reduzca las horas de trabajo al eliminar el mantenimiento innecesario en las máquinas que más tiene su negocio.
«Libera a las personas para trabajar en cosas que no pueden hacer», dice Stanek.
Otra parte de este paso incluye el análisis de activos para identificar componentes y usar este análisis para repensar toda la estrategia de mantenimiento. Stanek insiste en que las máquinas no fallan, los componentes sí: en otras palabras, el quid de la falla de cualquier activo es la falla de una parte particular de esa máquina.
Utiliza el ejemplo de un sistema de frenos en un vehículo. La metodología de Stanek incluye la identificación de cada componente del sistema mediante el seguimiento de la transferencia de potencia: desde el pedal hasta el varillaje, el cilindro maestro y, finalmente, donde la pinza se encuentra con la pastilla.
Con este enfoque, los mantenedores pueden ver la probabilidad de falla de cada componente y luego desarrollar un PM para abordar esa falla antes de que ocurra (el siguiente paso en el proceso). Entonces, por ejemplo, al determinar cómo fallará un motor de CA (un componente utilizado en muchas máquinas diferentes) y crear un plan para evitarlo, el departamento de mantenimiento tendrá una estrategia para cualquier activo en el que se utilicen motores de CA.
«La estrategia basada en componentes es lo que estamos buscando», dice Stanek. «Entonces, cuando crea una biblioteca de activos con eso en mente, sabe lo que debe hacerse con las cadenas, las ruedas dentadas, los cojinetes, todas esas cosas comunes que somos responsables de mantener».
A continuación, hemos creado una herramienta simple para calcular el Número de prioridad de riesgo (RPN) para los activos. La herramienta generará una puntuación RPN; cuanto mayor sea el número, más impacto tendrá esta falla en sus operaciones generales. Esto puede ayudarlo a priorizar los tipos de fallas y los activos durante el proceso de optimización de PM.
Simplemente haga clic en la tabla a continuación para comenzar a usarla. Puede ingresar una clasificación entre 1 y 10 para los siguientes tres aspectos:
- La probabilidad de falla (siendo 10 «extremadamente probable»)
- ¿Qué tan difícil es detectar esta falla (siendo 10 “muy difícil de detectar”)?
- La gravedad o el impacto de dicha falla (siendo 10 «extremadamente grave»)
Paso 2: Optimización
Ahora viene la optimización real, que implica tres pasos:
- Eliminación de tareas redundantes
- Limpieza de manchas utilizables
- Se agregaron tareas que faltaban en el plan original.
Stanek compara el proceso con limpiar un garaje: primero debe sacar todo antes de decidir qué volver a colocar.
⇒ Eliminación de tareas. En el primer paso, determinó qué activos priorizar para el mantenimiento. Con esta información, el equipo de optimización puede comenzar a eliminar tareas de mantenimiento preventivo que no se ajusten a estas prioridades, que sean redundantes o que en realidad no eviten fallas.
La eliminación de estas tareas libera la capacidad de los equipos de mantenimiento para realizar trabajos más grandes de manera estratégica, en lugar de depender simplemente de un programa de PM que no tiene en cuenta la condición real de una máquina.
“La gente cambia piezas en una máquina porque es octubre, no porque estén desgastadas”, dice Stanek. «Es como ir al médico y decir que necesito un trasplante de corazón porque es octubre».
⇒ Limpieza de tareas. Las tareas restantes se revisan: cada una se evalúa para ver si el trabajo descrito evitará fallas, si el trabajo debe ser realizado por el empleado más apropiado y si el trabajo se realiza de la manera más precisa.
Por ejemplo, señala Stanek, un programa PM podría decir «verifique todas las correas de transmisión». Pero esta simple directiva no es lo suficientemente descriptiva.
«¿Qué está revisando?» Dos personas podrían ir y verificar esto y regresar con respuestas diferentes”, dice. “Entonces, lo que queremos hacer es presionar a PM para que se convierta más en un ejercicio de precisión basado en datos para medir la desviación o el desgaste de la correa, cualquier cosa que se pueda medir”.
El objetivo aquí es tomar PM preexistentes que tengan un propósito específico y agregar suficientes detalles que conduzcan a un resultado medible y consistente, independientemente del técnico asignado al trabajo. Después del proceso de optimización, una empresa puede ingresar estos PM en un CMMS para que cada usuario reciba instrucciones consistentes para la misma tarea.
Sin embargo, Jason Johnson del proveedor de soluciones CMMS MPulse señala que demasiada información en una orden de trabajo también puede tener un efecto negativo en el mantenimiento. En cambio, las órdenes de trabajo deben contener solo la información que un empleado necesita para completar una tarea de manera eficiente.
Por ejemplo, la pantalla de MPulse a continuación, destinada a los técnicos, muestra el tipo de orden de trabajo, la prioridad y las fechas importantes, es decir, solo lo esencial.
Y el formulario de orden de trabajo, enviado al dispositivo móvil de un trabajador por correo electrónico, contiene detalles de los activos junto con instrucciones claras para la tarea.
Yendo más allá, los usuarios de CMMS pueden configurar monitoreo de condición dispositivos para transmitir continuamente datos al sistema, de modo que las órdenes de trabajo se generen automáticamente cuando una máquina se desvía de las condiciones óptimas de funcionamiento.
⇒ Tareas añadidas. Finalmente, una vez que se hayan eliminado las tareas de PM innecesarias y se hayan optimizado las tareas utilizables, es hora de agregar tareas para los problemas de mantenimiento que no se resolvieron antes.
“Investigaremos cualquier cosa que no funcione en el equipo alrededor del PM [task] para ver lo que no estamos haciendo», dice Stanek. «De eso se trata realmente la optimización: arreglar lo que tenemos, pero también agregar lo que no inspeccionamos en este momento».
Paso 3: Implementación
Los pasos anteriores establecen el nuevo programa de mantenimiento preventivo, pero los gerentes de mantenimiento aún necesitan una herramienta para implementar el programa y comenzar a crear una base de datos histórica de mantenimiento. Afortunadamente, dice Stanek, el proceso de optimización es independiente del CMMS: necesita un CMMS para administrar el programa PM, pero no necesariamente para optimizarlo.
“En realidad, si tienes un caos y conectas un CMMS, solo tienes un caos automatizado”, dice. «Así que nuestro trabajo involucra todo lo relacionado con CMMS».
Cualquiera que sea el CMMS que su empresa elija usar, un equipo de optimización de PM (o su empleado de optimización designado) puede desarrollar la metodología de trabajo en torno a él. Además de ingresar el programa PM optimizado en el software, los empleados deben estar capacitados para usar el CMMS de una manera que mantenga los beneficios del programa. Por ejemplo, las ofertas de servicio predictivo aprender en línea servicios de capacitación, incluida la asistencia en temas como la gestión de la acumulación, las mejores prácticas de planificación y la ejecución del trabajo.
Después del proceso de PMO, Stanek dice que sus clientes ven varias mejoras en los indicadores clave de rendimiento. Estas mejoras incluyen promedios de:
- 15% eliminación de tareas que no agregan valor
- 80% de aumento en acciones de PM objetivas y basadas en datos
- Reducción del 40% en horas de mano de obra de mantenimiento
- Aumento del 50 % en la cobertura de tareas de mantenimiento preventivo requeridas
- Reducción del 35 % en el tiempo de inactividad planificado
Con un programa PM recientemente optimizado y un CMMS integral, las empresas pueden administrar el mantenimiento de manera más eficiente, lo que resulta en un tiempo de inactividad de la máquina mínimo y mayores ganancias.