3 maneras en que el software ERP admite la gestión de cambios

Con las empresas volviéndose digitales, los lugares de trabajo están cambiando constantemente. Procesos, tecnologías, estrategias humanas: se introducen cambios a todos los niveles. Los procesos heredados se están eliminando gradualmente para garantizar un uso óptimo de los recursos y la infraestructura disponibles. Sin embargo, tales iniciativas a menudo dan como resultado cambios significativos en los procesos internos que no siempre son fáciles de administrar.

La gestión del cambio se refiere a todas las medidas adoptadas por las empresas para preparar y apoyar un cambio de empresa. Estos incluyen las diferentes metodologías utilizadas para optimizar los recursos, el presupuesto asignado y las operaciones de los proyectos existentes. Pero la gestión del cambio no se trata solo de proyectos y procesos; esto también incluye a los empleados y cómo se asignan sus roles. Deberá preparar, apoyar y equipar a su personal para adoptar los cambios propuestos, de lo contrario, pueden generar una reacción negativa generalizada.

Pero si utiliza un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), sus iniciativas de gestión de cambios pueden ser mucho más fluidas. Las empresas que utilizan el software ERP están equipadas con un intercambio de datos ágil, un requisito previo para impulsar el cambio. Durante cualquier cambio o transformación interna, este tipo de empresas están mejor preparadas para enfrentar los desafíos del acceso y la pérdida de datos. En este artículo, le mostraremos tres formas en que el software ERP admite la gestión de cambios.

Esto es lo que cubriremos:


  • Proporciona acceso a datos actualizados de una sola fuente
  • Conecta todos los departamentos para una mejor comunicación
  • Protege sus datos durante la transformación
  • Conclusión y próximos pasos

Proporciona acceso a datos actualizados de una sola fuente

Cada vez que se hace un caso de negocios para una iniciativa de cambio, se respalda con datos. Las empresas que se preparan bien recopilando, almacenando y entregando datos precisos a todos están en la mejor posición para impulsar una iniciativa de cambio.

¿Cómo ayuda el software ERP?

Todas las herramientas ERP tienen una única base de datos compartida que admite múltiples funciones. En lugar de tener bases de datos separadas para diferentes departamentos, las empresas tienen acceso a una única fuente de datos, lo que conduce a una mayor visibilidad y simplifica los cambios entre departamentos. También facilita que los agentes de cambio (líderes de equipo o gerentes de cambio de procesos) tomen decisiones informadas.

Los tableros de ERP brindan descripciones visuales de las métricas clave de negocios/departamentos mediante gráficos de barras y gráficos codificados por colores. Para la gestión del cambio, es crucial que todos los empleados tengan acceso a métricas de datos para rastrear y medir con éxito los procesos de cambio. Los datos en tiempo real mejoran el conocimiento de la situación para que la gerencia y los empleados de su organización tengan acceso a información precisa y actualizada en todo momento.

¿Qué debes hacer? Para una gestión de cambios exitosa, asegúrese de haber identificado y conectado todas sus fuentes de datos, como finanzas, ventas, recursos humanos y sistema de gestión de inventario, a su sistema ERP.

Conecta todos los departamentos para una mejor comunicación

La comunicación es otro aspecto clave de la gestión del cambio. Comunicar claramente la intención y las implicaciones de un cambio es fundamental para el éxito de las iniciativas de gestión del cambio. Sin una comprensión completa de los cambios en los procesos futuros, es natural que los empleados se sientan confundidos acerca del impacto del cambio en sus roles y responsabilidades existentes. Los empleados también deben poder comunicarse abiertamente con los agentes de cambio cuando surjan problemas.

¿Cómo ayuda el software ERP?

El software ERP ofrece una base de datos centralizada que no es específica de un solo marco o departamento. Estos datos son accesibles para todos y todas las comunicaciones se pueden rastrear en una única base de datos. Todos los departamentos pueden ver todo el sistema en acción y comprender su lugar y función exactos dentro del sistema.

El software ERP también garantiza que se compartan mensajes coherentes entre departamentos, como ventas, servicio al cliente, producción, operaciones, envío y contabilidad. Esto garantiza que las tareas interdepartamentales se optimicen y que todas las unidades comerciales se comuniquen bien durante las iniciativas de cambio.

¿Qué debes hacer? Incluya todos los departamentos en sus iniciativas de cambio para que todos estén a bordo y reciban la misma información en todo momento.

Protege sus datos durante la transformación

Con cualquier cambio de proceso o transformación interna, el mayor riesgo es la pérdida de datos, y la mayor parte de esa pérdida de datos se debe a negligencia humana. También es posible que los datos confidenciales se dupliquen o se traduzcan incorrectamente durante las transiciones internas.

¿Cómo ayuda el software ERP?

El software ERP garantiza que solo el personal autorizado pueda modificar o actualizar los datos. Las empresas pueden definir controles de acceso basados ​​en roles de usuario. Para los procesos de cambio, solo los usuarios autorizados pueden crear, actualizar y cerrar tareas de cambio asignadas a diferentes empleados. El software también mantiene registros de auditoría detallados para rastrear quién realizó qué cambios en los datos existentes. Esto asegura una visibilidad completa para que los datos de la empresa permanezcan protegidos en todo momento.

¿Qué debes hacer? Implemente el control de acceso para proteger los datos confidenciales del acceso no autorizado. Controle minuciosamente a los usuarios y limite el acceso al ERP según la estricta necesidad de saber. También implemente medidas de seguridad como la autenticación de dos factores para el firewall de su herramienta ERP.

Conclusión y próximos pasos

La implementación exitosa de iniciativas de gestión de cambios es un esfuerzo de colaboración y, con el software ERP, puede optimizar los cambios de procesos con un impacto mínimo en la productividad.

Como se discutió en este artículo, tome algunos pasos concretos, como conectar todas sus fuentes de datos al software ERP, involucrar a los miembros de su personal para garantizar una comunicación constante e implementar el control de acceso a datos confidenciales, para administrar mejor los procesos de cambio. Estos pasos garantizarán que su empresa y sus empleados tengan una experiencia de gestión de cambios fluida. También puede consultar nuestro directorio de software ERP para seleccionar la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades de gestión del cambio.

Si necesita ayuda para elegir una herramienta ERP específica, nuestros asesores están a su disposición. Los asesores de Software Advice brindan recomendaciones de software gratuitas, rápidas y personalizadas, lo que ayuda a empresas de todos los tamaños a encontrar software que satisfaga sus necesidades comerciales específicas. Haz una cita con un asesor aquí.

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