La gestión del mantenimiento involucra muchas partes móviles. Para realizar un seguimiento de todo, cada miembro de un equipo de mantenimiento debe ingresar datos precisos cada vez que crea una orden de trabajo o realiza un trabajo.
Utilizando datos operativos, un sistema informatizado de gestion de mantenimiento (CMMS) puede mostrar indicadores clave de rendimiento (KPI) en un panel de informes para visualizar su rendimiento.
Con información de expertos en software, ingenieros y consultores de mantenimiento, este informe describirá los tres KPI principales que toda empresa debe rastrear y brindará cuatro consejos para realizar un seguimiento preciso a lo largo del tiempo.
Esto es lo que cubriremos:
- Los tres principales KPI críticos de mantenimiento para cualquier industria
- Órdenes de trabajo: planificadas, completadas y vencidas
- Tiempo estimado versus tiempo real empleado
- Tiempo de inactividad de la máquina versus tiempo de actividad
- Cuatro pasos para facilitar la precisión de los KPI
- Determine los resultados que su negocio quiere
- Concéntrese en rastrear lo esencial primero
- Capacitar a los empleados en el software para aumentar la precisión
- Realice auditorías del sistema temprano y con frecuencia
- ¿Cómo puedo crear mi propio panel de control de mantenimiento?
Los tres principales KPI críticos de mantenimiento para cualquier industria
Para las pequeñas empresas, un enfoque manual puede funcionar, dice Sandra Hawkins, ingeniera de investigación sénior en Instituto de Investigación del Suroeste y un consultor de fabricación experimentado. Ella recomienda que las empresas busquen software a medida que crecen.
“A medida que envejece, más querrá apoyarse en el software para ayudarlo a administrar sus órdenes de trabajo abiertas y asegurarse de que se realice el mantenimiento preventivo”, dice.
Con un CMMS, los profesionales de mantenimiento pueden realizar un seguimiento de los KPI que necesitan e incluso personalizar un tablero para mostrar solo lo que desean.
Según ingenieros y expertos en CMMS, los siguientes tres KPI son los más importantes para que las empresas de todas las industrias realicen un seguimiento en un tablero:
Órdenes de trabajo: planificadas, completadas y vencidas
Los gerentes de mantenimiento necesitan saber cuándo se completó el trabajo para saber si su programa de mantenimiento preventivo está funcionando. Esto se logra mejor cuando los empleados registran consistentemente el tiempo iniciado y completado en el sistema.
Muchos paneles de CMMS ofrecen este KPI de forma predeterminada. Según Tim Kister, consultor de planificación y programación de Ingeniería del ciclo de vida.
Muchos sistemas de mantenimiento pueden calcular una «puntuación de cumplimiento del cronograma» para indicar con qué éxito se completan las órdenes de trabajo a lo largo del tiempo, en tiempo real. La siguiente tabla muestra un ejemplo simple de cómo determinar un puntaje de cumplimiento del cronograma.
Con estos datos, podemos calcular fácilmente una puntuación de cumplimiento dividiendo la cantidad de tareas programadas por la cantidad de tareas completadas.
(5+3+4+3) / (7+3+5+6) = 0,7 = 70 por ciento
A menudo, los KPI de las órdenes de trabajo se muestran en el tablero como una especie de velocímetro (como se muestra en la captura de pantalla anterior), con la aguja moviéndose hacia la derecha a medida que se completan las órdenes de trabajo.
Tiempo estimado versus tiempo real empleado
Otro KPI importante es el tiempo real dedicado a hacer un trabajo frente al tiempo estimado para completar el trabajo.
Un sistema con una aplicación móvil incluso brinda a los técnicos la capacidad de seleccionar trabajos, comenzar a trabajar, luego simplemente presionar un botón para cerrar el trabajo, todo desde su dispositivo móvil y luego enviar los datos al CMMS.
Subestimar constantemente el tiempo que lleva completar un trabajo puede llevar a que la empresa pague en exceso las horas extras y agote a los empleados. Después de un tiempo en el negocio, los gerentes deben comprender bien las reparaciones comunes y su duración. Si las horas extras se acumulan constantemente para ciertas máquinas o empleados, podría indicar que uno de ellos tiene un problema.
Por ejemplo, suponga que el gerente de mantenimiento de una planta de fabricación descubre que el trabajo de mantenimiento preventivo recurrente para lubricar un transportador se ha realizado tarde las últimas tres veces.
«Podría indicar que tal vez están subestimando el tiempo que necesitan, si siempre llega tarde o si tienen un tiempo promedio, pero un tipo siempre llega tarde, entonces tal vez tengan un problema con este trabajador», dice Craig Shepard, ventas. gerente en el proveedor de CMMS MicroMain.
De manera similar al primer KPI, el tiempo empleado, a veces estimado contra el tiempo real, se ilustra mediante un velocímetro cuando se muestra en un tablero. La aguja se moverá hacia la derecha cuando el trabajo se termine antes o a tiempo. Si la aguja apunta hacia la izquierda, indica que hay demasiados trabajos vencidos.
Tiempo de inactividad de la máquina versus tiempo de actividad
Cada minuto que un activo crítico no está disponible, especialmente en la fabricación, le cuesta dinero a la empresa. Puede acceder a una herramienta en nuestro informe sobre aplicaciones CMMS modernas para calcular cuánto tiempo de inactividad puede costarle a su empresa.
El tiempo de inactividad a menudo se muestra en los tableros como un gráfico circular, que refleja la cantidad de activos en funcionamiento, los que están cerca de fallar y las máquinas no operativas. Muchos sistemas también pueden desglosar estos datos aún más por tipo de activo o modo de falla, de modo que la administración pueda priorizar el trabajo y mejorar el programa de mantenimiento preventivo.
El seguimiento de estos KPI cruciales brinda a los gerentes una vista de alto nivel de las operaciones y les permite tomar decisiones comerciales informadas para reducir el tiempo de inactividad, como priorizar el trabajo para los activos caídos o de guardia.
¿No sabes por dónde empezar? Este video demuestra el proceso de desarrollo de KPI de mantenimiento efectivos.
Cuatro pasos para facilitar la precisión de los KPI
Algunos CMMS permiten a los usuarios personalizar un tablero, pero muchos también incluyen los KPI anteriores de forma predeterminada. Esto significa que visualizar estos puntos de datos críticos suele ser tan simple como software de implementación y complétalo con los datos correspondientes.
Sin embargo, los equipos de mantenimiento pueden seguir algunos pasos básicos para garantizar que sus datos sean precisos en el futuro.
Determine los resultados que su negocio quiere
Los expertos sugieren realizar una reunión con los ejecutivos y el departamento de mantenimiento para determinar los KPI que les afectan. ayudará a tomar estas decisiones. Una buena pregunta para empezar es: ¿qué es lo que realmente impulsa la compra de un sistema de gestión de mantenimiento?
«[Ask yourself,] Lo que falta ? dice Shepard de MicroMain. «En general, lo que falta es la capacidad de informar, alrededor del 90% del tiempo».
Si la capacidad de crear informes es una razón importante para adoptar software o cambiar sistemas, establezca pautas para el ingreso de datos y eduque a su equipo sobre cada uno.
Estas pautas podrían incluir un formato específico que los trabajadores deben usar al ingresar la hora y la fecha de un trabajo completado, para que los datos sean consistentes, lo que simplifica el análisis en los informes.
Otro impulsor de compra podría ser el deseo de la gerencia de reducir el tiempo que lleva completar cada orden de trabajo.
Esto requiere una visión general de la relación entre el trabajo terminado a tiempo y el trabajo terminado tarde. Para obtener este tipo de datos, los gerentes deben establecer marcos de tiempo, por lo que hay un umbral que el sistema puede medir para determinar con qué frecuencia se realiza el trabajo en una cantidad de tiempo adecuada.
Cuando consulta sobre ingeniería del ciclo de vida, Kister dice que a menudo usa la metáfora de mantener un vehículo personal para describir la importancia del seguimiento de KPI adecuado y consistente: si no establece buenos hábitos, es mucho más probable que el sistema falle. la carretera.
“Puede ser algo cultural dentro de la empresa inculcar… dedicación y precisión en la forma en que documentan los datos”, dice.
Concéntrese en rastrear lo esencial primero
Ahora es el momento de implementar el software y las pautas que ha establecido para su uso. Puede pensar que es mejor volcar todos los datos en el sistema a la vez, pero eso puede causar problemas desde el principio.
«Mi consejo es mantenerlo simple y comenzar con algo que pueda seguir fácilmente para que no se vuelva abrumador», dice Hawkins del Southwest Research Institute.
Recomendamos comenzar con los tres KPI mencionados anteriormente: estado de la orden de trabajo, tiempo de finalización del trabajo y tiempo de inactividad de la máquina frente al tiempo de actividad.
Una forma de mantener la entrada de datos manejable para todos los usuarios de software en un departamento de mantenimiento es establecer configuraciones de permisos de roles para que cada empleado tenga solo la información y la funcionalidad necesarias para su puesto en el departamento de mantenimiento.
“Puede personalizar los permisos de cada usuario en función de sus funciones y responsabilidades”, dice Daniel Golub, director general de Hippo CMMS. «Es posible que un administrador necesite acceder a muchos detalles, mientras que los técnicos tienen menos requisitos para realizar su trabajo».
Administrar permisos para cada función beneficia a la organización al evitar que los usuarios ingresen accidentalmente información en el sistema de la que no son responsables. Mantener estos permisos activos ayuda a cada miembro del equipo a concentrarse en la tarea que se le ha asignado.
Capacitar a los empleados en el software para aumentar la precisión
No puede esperar extraer todo el valor de una inversión en software sin alguna orientación. El software actual puede ser increíblemente poderoso, y registrarse para recibir capacitación de proveedores facilita la transición a un nuevo sistema.
Si los trabajadores de campo no saben cómo usar el sistema, los datos en el informe resultante serán irregulares en el mejor de los casos. La capacitación del proveedor puede mantener la precisión de los datos.
«La capacitación es muy importante para asegurarse de que haya muchos detalles para lograr sus objetivos», dice Golub. “Estos también evolucionan; sus objetivos también pueden cambiar a medida que aprende lo que puede hacer el software.
La mayoría de los proveedores de gestión de mantenimiento ofrecen servicios de formación; servicios de instrucción e implementación en el sitio, cursos en línea y bases de conocimiento accesibles a través de su sitio web; y soporte por correo electrónico o teléfono. Estos pueden o no incurrir en cargos adicionales.
Realice auditorías del sistema temprano y con frecuencia
Es importante asegurarse de que los empleados sigan las pautas establecidas para usar CMMS. Realice auditorías periódicas siguiendo estos pasos:
- Compruebe si los empleados están ingresando los datos correctos correctamente. Kister dice que la mayoría de los sistemas de mantenimiento pueden generar informes que muestran la actividad y el comportamiento del usuario durante un período de tiempo específico.
“Desde el comienzo de la implementación, los administradores deben monitorear el comportamiento de los usuarios y brindarles comentarios sobre si están usando la aplicación según lo previsto o no”, dice.
Supongamos que un nuevo técnico de servicio usa una aplicación móvil para comenzar un trabajo. Este trabajo en particular utiliza rodamientos de inventario nuevos y tarda 2,5 horas en completarse. Sin embargo, el trabajador se olvida de anotar que usó repuestos y no marca el trabajo como «completo» hasta que regresa a la oficina principal 30 minutos después.
Si bien estos datos se pueden corregir fácilmente, este tipo de pequeños descuidos pueden convertirse en problemas mayores durante la presentación de informes, sesgando los datos.
Si es necesario, llame a otra reunión con el equipo para actualizar a los empleados o para responder cualquier pregunta sobre cómo ingresar datos en el sistema de acuerdo con las pautas.
- Examine los datos para identificar cualquier cambio abrupto en las tendencias. Genere informes sobre KPI clave y busque caídas o picos importantes en los datos. Estos cambios podrían indicar una discrepancia en los datos o un cambio real, los cuales deberían generar preguntas.
Kister señala que los buenos mantenedores necesitan saber cómo se relaciona cada KPI con los demás. Por ejemplo, si el cumplimiento del cronograma cae significativamente en un mes en particular, examine la utilización de mano de obra durante el mismo período. La caída en el cumplimiento podría deberse a una interrupción de emergencia no planificada que ocurrió cuando se programaron menos trabajadores, dice.
- Auditoría más frecuente en los dos primeros años. Durante el primer año después de la implementación, verifique el comportamiento del usuario mensualmente, dice Golub. Comience a volver a bimestral después de seis meses, luego trimestral después de un año.
De esta manera, la gerencia puede ver una progresión constante de buenos hábitos de entrada de datos a lo largo del tiempo o dirigirse a los usuarios que no los practican.
Además, los administradores deben recopilar comentarios de los usuarios y realizar los cambios necesarios, dice. Los gerentes pueden comunicarse con el proveedor para obtener capacitación adicional en el sitio o para ayudar a agregar campos desplegables personalizables para ciertos KPI.
La parte de un informe de resumen anterior, generado en Hippo CMMS, desglosa los datos de costos y órdenes de trabajo. Los gerentes pueden usar informes como estos durante las auditorías para ver qué instalaciones tienen las tasas más bajas de finalización de órdenes de trabajo a tiempo (indicadas en rojo), lo que los impulsa a inspeccionar más a fondo los hábitos de estos trabajadores en particular para determinar dónde radica el problema.
¿Cómo puedo crear mi propio panel de control de mantenimiento?
La mayoría de los sistemas de mantenimiento ofrecen algún tipo de tablero personalizable, por lo que debe buscar un proveedor que ofrezca capacitación y soporte sólido para asegúrese de saber cómo aprovechar al máximo sus KPI.
Una excelente manera de hacer esto es llamar a nuestros asesores de software al (844) 687-6771 para una consulta gratis para ayudarlo a reducir sus opciones en función de sus necesidades específicas.
Si prefiere navegar usted mismo, echa un vistazo a nuestra página de software de gestión de mantenimiento para ver capturas de pantalla y reseñas de los mejores sistemas.