3 formas de recopilar comentarios de los empleados para la selección de software

Ya sea que esté comprando software por primera vez o reemplazando un sistema existente, cambiar a nuevas tecnologías impactará a todos en su organización, especialmente a sus empleados. Por lo tanto, es necesario que tenga en cuenta sus comentarios durante el proceso de selección del software.

La recopilación de comentarios de los empleados es tan importante como otras consideraciones, como el presupuesto y la infraestructura tecnológica existente. Sus empleados trabajarán día tras día con el software que seleccione y pueden ayudarlo a identificar las funciones de software requeridas en función de los desafíos de productividad que enfrentan.

Ignorar los comentarios de los empleados puede provocar cuellos de botella en la adopción de los usuarios, lo que incluso puede afectar la productividad. En el peor de los casos, terminará comprando un software que no es adecuado para su negocio. Para ayudarlo a evitar errores tan costosos, hemos discutido tres formas de recopilar comentarios de los empleados para encontrar el producto correcto.

1. Incluya a todos los equipos en el proceso de retroalimentación

Cuando se implementa un nuevo sistema de software, el flujo de trabajo de varios equipos se ve afectado. Identifique todos estos equipos que se verán afectados por la adopción/cambio de software e involucre a sus miembros en el proceso de toma de decisiones. Conéctelos desde el principio y no espere para simplemente hacerles saber que ya finalizó un producto.

No le será posible recopilar personalmente los comentarios de cada miembro del equipo. Así que delegue la tarea a los líderes de equipo, quienes pueden facilitar las reuniones para comprender los desafíos que enfrentan sus compañeros de equipo, así como las expectativas del nuevo software. Estas reuniones serán útiles para identificar las funciones de software «imprescindibles» y «agradables de tener». Los gerentes también pueden verificar si hay características adicionales que a los empleados les gustaría tener en la nueva herramienta.

Es posible que algunos empleados no se sientan cómodos compartiendo sus inquietudes en reuniones formales, pero sus comentarios son igual de importantes y no deben pasarse por alto. Tenga un cuadro de comentarios anónimos o realice una encuesta de retroalimentación para capturar inquietudes que no se expresaron en las reuniones. Usar software de encuesta para recopilar comentarios de todos los equipos. Además, asegúrese de darles suficiente tiempo para discutir los desafíos y expectativas, y evite apresurarlos a través del proceso de retroalimentación.

2. Reduzca su lista de software a 2-3 productos

Cuando las personas tienen demasiadas opciones, no pueden seleccionar una debido al análisis excesivo o al pensamiento excesivo, un fenómeno llamado parálisis de elección. Use el mismo razonamiento cuando recopile comentarios de sus empleados. Recuerde, cuantas más opciones les dé, más difícil será para ellos seleccionar una herramienta.

Por lo tanto, evalúe los productos de antemano según las características, el costo, el tiempo de implementación, las opciones de soporte, etc., y reduzca su lista de software a 2 o 3 productos. Solicite comentarios solo sobre estos productos. De esta manera, evitará la parálisis de elección y tomará una decisión más rápido. También recibirá comentarios de calidad sobre el producto, ya que sus empleados tendrán más tiempo para profundizar en las funciones de cada software.

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3. Formar un comité de toma de decisiones

Diferentes equipos compartirán diferentes comentarios dependiendo de su área de especialización. Trate de incluir todas estas perspectivas para que los comentarios que recopile sean completos y completos. Para hacer esto, cree un comité de toma de decisiones compuesto por partes interesadas clave de todos los equipos.

Los miembros del comité hablarán en nombre de sus equipos y presentarán los desafíos y sugerencias de sus compañeros. También servirán como punto de control final en el proceso de comentarios de los usuarios. Esto es lo que las partes interesadas en ciertos equipos querrán saber sobre usted y pueden ofrecerle.

Equipo de finanzas

  • Que te dirán: Las partes interesadas de este equipo evaluarán el software desde una perspectiva de costos: costo de licencia o suscripción, gastos de mantenimiento y actualización, costos de instalación y transferencia de datos, etc.
  • Lo que debes preguntar: Consulte con este equipo cuál es el presupuesto de software actual y si es probable que cambie en los próximos años. También pregunte qué plan de pago será el más factible para el negocio. Por ejemplo, una suscripción anual le otorgará descuentos adicionales, mientras que los pagos mensuales ayudarán a distribuir los costos.

Equipo legal

  • Que te dirán: Las partes interesadas de este equipo verificarán si el software seleccionado tiene un historial probado de cumplimiento de las normas de seguridad de datos y obligaciones contractuales. Le informarán sobre los estándares de privacidad y protección de datos (GDPR, PCI DSS, etc.) que debe cumplir el software.
  • Lo que debes preguntar: Verifique qué preguntas importantes necesita hacer a los proveedores durante las negociaciones de software. También debe conocer las señales de alerta que debe buscar en el contrato de software.

equipo de TI

  • Que te dirán: Las partes interesadas del equipo de TI revisarán todos los problemas relacionados con la implementación, compatibilidad e integración del software. También pueden tener sugerencias sobre los requisitos técnicos del software.
  • Lo que debes preguntar: Solicite a este equipo una lista de verificación de las principales especificaciones técnicas que debe verificar con el proveedor. También verifique si creen que es probable que surjan problemas de implementación con la herramienta preseleccionada.

equipo directivo

  • Que te dirán: Las partes interesadas de este equipo querrán asegurarse de que la herramienta preseleccionada ayude a optimizar los procesos, superar los cuellos de botella y alcanzar los objetivos comerciales.
  • Lo que debes preguntar: Verifique cuáles son los objetivos a corto y largo plazo del equipo de gestión para que el negocio elija una herramienta que cumpla con sus expectativas. Debe preguntar si su prioridad es la funcionalidad del software o el presupuesto para que le resulte más fácil comparar productos.

Próximas etapas

Los consejos de este artículo lo ayudarán a configurar un mecanismo colaborativo de comentarios de los empleados para la selección de software. Aquí hay algunas recomendaciones adicionales para hacer que el proceso de comentarios de los usuarios sea más eficiente:

  • Acusar recibo de los comentarios: No podrá considerar los comentarios de todos los empleados, pero lo que puede hacer es reconocer los comentarios con un correo electrónico o una mención en las reuniones. Esto impulsará el compromiso de los empleados, aumentará su confianza en el proceso y facilitará la transición.
  • Actúe sobre la retroalimentación de manera oportuna: Asegúrese de tener un plan de acción para las reseñas de productos que ha recopilado. Este plan de acción debe ser oportuno y cualquier retraso en el proceso debe ser debidamente informado a los empleados.
  • Establezca un proceso de retroalimentación continua: Recoger regularmente retroalimentación de sus empleados. Esto lo ayudará a construir un caso sólido para cambiar a otra herramienta de software (si es necesario), y también puede usar la información recopilada de los empleados para sugerir mejoras de software a su proveedor.

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