3 desafíos de gestión de proyectos que están acabando con la productividad de su equipo (¡y cómo resolverlos!)

No permita que estos desafíos definan su equipo de proyecto. ¡Actuar ya!

Ilustración de encabezado de una mujer parada junto a íconos que incluyen engranajes, cronómetro y globos de diálogo

A veces todo lo que se necesita es un contratiempo. Un desafío pequeño y aparentemente insignificante va y viene, pero sus efectos negativos se trasladan al resto del proyecto. Antes de que te des cuenta, un mediocre gestión de proyecto El reto vino a definir toda la iniciativa.

Como gerente de proyecto, esta es una historia que conoce muy bien. Si no se controlan, los pequeños problemas pueden convertirse en una bola de nieve, interrumpiendo la productividad de su equipo y costándole tiempo y dinero.

Para ayudarlo a limitar estos problemas aparentemente inocuos antes de que dañen la moral, echemos un vistazo a los tres principales desafíos que enfrentan los equipos de proyectos y consejos sobre cómo superarlos.

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  • Desafío #1: Comunicación Inadecuada/Mala

  • Desafío n.º 2: Estimaciones de tiempo de tareas inexactas

  • Desafío n.º 3: mala gestión del flujo de trabajo

  • Cuestiones adicionales de gestión de proyectos a tener en cuenta

Los 3 principales desafíos de gestión de proyectos que enfrentan los equipos de proyectos

como parte de nuestro informe de investigación de usuarios de software de gestión de proyectos (pm) encuesta, preguntamos a los encuestados sobre los mayores desafíos que enfrentan cuando trabajan y/o lideran proyectos.

Esto es lo que nos dijeron:

gráfico que muestra el desglose de los encuestados que citan los tres desafíos discutidos en el artículo

Pedimos a los encuestados que ampliaran estos desafíos y explicaran por qué los encontraron particularmente difíciles. Varias respuestas se enumeran a continuación.

Para conocer la metodología completa del informe de uso de software de PM, ven aquí.

Desafío #1: Comunicación Inadecuada/Mala

«Siempre hay un problema cuando hay falta de información, pero también hay un problema cuando hay demasiada información circulando y las cosas no se pueden priorizar».
– Ajustador de reclamos

“Nuestros mayores desafíos provienen de resolver problemas complejos con consejos vagos. La comunicación y la colaboración son esenciales en estas condiciones, pero a menudo faltan.
-Director de Estrategia

“Las prioridades parecen cambiar según el gerente con el que hables. Esto deja al equipo incierto en qué dirección poner nuestras energías.
-Técnico

¿Por qué es un desafío?

¿Listo para la dura verdad? Gallup encontrado solo el 13% de los empleados está totalmente de acuerdo en que el liderazgo se comunica de manera efectiva con el resto de la organización.

Además, un patrón de comunicación inadecuada y mensajes inconsistentes contribuye directamente a la fatiga del empleado por el cambio, según Gartner.

Como director de proyectos, usted es responsable de comunicar los objetivos de la organización, los requisitos del proyecto y las prioridades en evolución a su equipo. Su equipo es responsable de llevar a cabo las tareas que se le asignan. Cuando tienen que dejar de trabajar para buscar información y pedir aclaraciones u orientación adicional, el tiempo que tienen para hacer el trabajo se agota.

como superarlo

Siga estos tres pasos para mejorar la comunicación sobre sus proyectos:

  1. Alinee con la alta gerencia en un mensaje común antes de implementar la comunicación en toda su organización, y documente ese mensaje y el plan de implementación para que los líderes estén en la misma página.
  2. Recuerde que la comunicación efectiva implica escuchar, no solo decir. Genere comprensión abriendo líneas de comunicación y circuitos de retroalimentación en toda la organización, luego actúe de acuerdo con la retroalimentación que reciba.
  3. Reconocer cuando los planes cambian y admitir errores. Esto es clave para construir capital social y crear una cultura de confianza, un sello distintivo de los equipos de alto desempeño.

Cómo puede ayudar el software

Utilizar software de gestión de proyectos (PM) para centralizar la documentación y albergar todas las comunicaciones del proyecto. Esto garantiza una pista de auditoría para los cambios y aumenta la transparencia en torno a la priorización de tareas.


Desafío n.º 2: Estimaciones de tiempo de tareas inexactas

«Las estimaciones de tiempo para las tareas son optimistas en el mejor de los casos, ejerciendo presión sobre mi equipo para completar el trabajo que, de manera realista, debería presupuestarse entre un 25% y un 50% más de tiempo para completarlo correctamente».
-Gerente consultor

“Es difícil completar proyectos dentro de un plazo establecido por personas que no están activamente involucradas en el trabajo requerido para completar los proyectos. Tienen expectativas poco realistas de qué tan rápido se puede completar un proyecto.
-Investigador asociado

“Creo que es un problema bastante común en general con los seres humanos. Según el error de planificación, las personas tienden a subestimar la duración de los proyectos y su costo, independientemente de la experiencia pasada.
-Analista de sistemas

¿Por qué es un desafío?

La cita final anterior es justo en el blanco. Las personas tienden a subestimar los costos, el tiempo y los riesgos mientras sobrestiman los beneficios, incluso cuando experimentan lo contrario. Cuando los equipos y los líderes no contabilizan con precisión el tiempo que lleva completar varias tareas, se produce un exceso de proyectos.

Las estimaciones imprecisas del tiempo de las tareas suelen ser un síntoma de un problema mayor: los líderes no entienden el uso óptimo de los recursos o el punto de inflexión de la productividad.

Según Gartner, existe un feliz punto medio entre la infrautilización y el exceso de trabajo, justo alrededor del 70-80 % de la marca de utilización. Los equipos de proyectos que trabajan con una utilización superior al 80 % reducen la eficiencia de los empleados y, de hecho, le cuestan tiempo a su organización y dinero.

como superarlo

Para profundizar en las ideas de Gartner, diríjase a nuestro artículo que explica su investigación. Para obtener un breve resumen de nuestro plan de acción de cinco pasos para optimizar el uso de los recursos, no busque más:

  1. Comience a rastrear el tiempo y estimar el nivel de esfuerzo
  2. Identificar cuello recursos (roles escasos pero de alta demanda o conjuntos de habilidades que dictan el flujo de trabajo)
  3. Calcule la disponibilidad para el trabajo del proyecto y el 80% de utilización
  4. Instituir umbrales para los equipos de proyecto
  5. Planificar al 80% y administrar al 80% para lograr el 100% del trabajo planificado

Cómo puede ayudar el software

Elimine las conjeturas al estimar el nivel de esfuerzo y mejore drásticamente la precisión de las estimaciones de tiempo de tareas al invertir en software de seguimiento de tiempo. Si tiene un presupuesto limitado, consulte estas opciones gratuitas mejor calificadas que son altamente calificadas por los gerentes de proyecto.


Desafío n.º 3: mala gestión del flujo de trabajo

“Nuestra empresa tiene demasiadas manos en el bote. Sin que [the ability] para saber con confianza quien tiene la ultima palabra, todos creen tener una latitud que no es [as] de largo alcance como ellos piensan. Esto crea caos a veces y, a menudo, confusión en cuanto a quién puede hacer qué.
-Director adjunto

“Todo el mundo está tan ocupado con sus tareas que hay poco tiempo para preocuparse por el flujo de trabajo y la comunicación. … Terminamos con un flujo de trabajo y una comunicación informales y desordenados, que terminan en errores, frustración y malos resultados.
-Responsable del desarrollo web

«Para ser efectivo y eficiente, debe haber un orden de flujo de trabajo y una comunicación abierta que siga los estándares establecidos. Por lo general, el las cosas comienzan muy bien, luego la gente sigue su propio camino y las cosas se complican.
-Asociado sénior de marketing

¿Por qué es un desafío?

Existe una idea errónea cada vez mayor de que la planificación y el proceso son mutuamente excluyentes para «hacer las cosas». Esto fue popularizado por la falsa noción de que «ser ágil» significa «no planificar» (eso no podría estar más lejos de la verdad).

Si bien los equipos de proceso a veces pueden volverse demasiado rígidos en su enfoque, la solución no es deseche los flujos de trabajo y los procesos por completo.

La gestión del flujo de trabajo es una parte esencial de la planificación que ayuda a gestionar el cambio cuando los proyectos se desvían de los planes iniciales. Los flujos de trabajo ayudan a crear transparencia y aumentan la responsabilidad porque los equipos saben de qué son responsables, quién lo aprobó y hacia dónde se dirige a continuación.

No establecer flujos de trabajo conduce a inconsistencias en la ejecución, así como a una comunicación ineficaz.

como superarlo

Parafraseando a Eisenhower, «los planes no valen nada, pero la planificación lo es todo».

Estas son algunas de las mejores prácticas para mejorar la gestión del flujo de trabajo dentro de su equipo:

  • Al planificar el proyecto, cree un flujo de trabajo visual de la línea de tiempo, el proceso y la ruta crítica del proyecto.
  • Identifique los cuellos de botella y deje espacio libre en el sistema para dar cuenta de los retrasos.
  • Durante la ejecución del proyecto, use el software PM para organizar tareas/actividades y mapear los pasos del flujo de trabajo para que los usuarios puedan ver de inmediato cuál es el estado de cada tarea, a quién está asignada y dónde (y dónde) va a continuación.

Cómo puede ayudar el software

Hay varias herramientas que puede usar para mapear los flujos de trabajo y la ruta crítica de un proyecto (por ejemplo, diagramas de Gantt), así como soluciones para ayudar automatice los pasos de su flujo de trabajo. Este último incluiría funciones para la configuración del flujo de trabajo, el control del proceso de aprobación y la gestión de tareas.

Cuestiones adicionales de gestión de proyectos a tener en cuenta

Los tres problemas anteriores son los principales desafíos que enfrentan los equipos de proyecto, según los encuestados. Pero cualquier buen gerente de proyecto sabe que arreglar estas tres áreas ciertamente no cubre todas sus bases.

Hay una serie de cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de que la productividad de su equipo no se vea afectada negativamente, que incluyen:

  • Demasiadas reuniones (citado como un gran desafío por el 20% de los encuestados)
  • Demasiados correos electrónicos (citado como un gran desafío por el 18% de los encuestados)

Manténgase al tanto de estos problemas realizando controles de estado de productividad para ver cómo la cantidad de reuniones y correos electrónicos están afectando la capacidad de su equipo para hacer su trabajo. Este registro puede ser tan simple como una encuesta recurrente para obtener comentarios honestos sobre la eficacia con la que los gerentes de proyecto utilizan las reuniones y el correo electrónico para comunicarse con el equipo.

Para obtener más información sobre cómo optimizar la eficiencia del equipo, consulte nuestra investigación relacionada:

  • 5 secretos de equipos exitosos que deberías aceptar ahora
  • Cómo saber cuándo es el momento de cambiar la forma de trabajar de tu equipo
  • Cómo convertir a su personal en Project Ninjas mejorando las habilidades de gestión de proyectos

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