3 cosas esenciales para una implementación de software exitosa

Los puntos de control, las personalizaciones y la comunicación constante conducen a una implementación exitosa.

Obtener nuevo software Ponerlo en marcha es un paso crítico, pero puede desmoronarse sin objetivos específicos, hitos importantes y una comunicación clara.

Cada software y cada negocio requerirá un plan único para obtener los mejores resultados, pero hemos encontrado tres cosas que son comunes a cualquier implementación exitosa. Estos no son solo elementos en una lista de verificación, sino temas a seguir durante todo el proceso de implementación.

Cubriremos tres cosas:

  1. comunicarse constantemente
  2. Personaliza o personaliza el software
  3. Crear puntos de control

1. Comunicarse constantemente

Podría decirse que la característica más importante de cualquier implementación exitosa es la comunicación clara durante todo el proceso. Asegúrese de que cada plan que cree se ejecute mediante una comunicación constante.

Aquí hay algunas tareas de comunicación para completar antes de lanzar una implementación:

Mancha por qué importa
Canal de comunicación

Establecer un método de comunicación predeterminado, que podría estar contenido en un sistema de gestión de proyectos o una herramienta de comunicación como Suave. Si dedica un espacio a todas las discusiones de implementación, es mucho menos probable que se pierda información importante.

Ritmo de la reunión

Considere algunas reuniones formales de verificación con el proveedor y los representantes internos para resolver el problema y asegurarse de que se completen todos los pasos antes de pasar a la siguiente fase. Dependiendo de la duración de la implementación, puede organizarlos semanalmente o mensualmente.

Método para compartir documentos importantes

Si es posible, utilice también el mismo software de comunicación para compartir documentos. De esta manera, la información relevante es fácilmente accesible para cualquier persona del lado del proveedor o del negocio.

David Singletaire, gerente de proyectos de software en Wiss and Company, tiene una amplia experiencia en implementación que abarca más de 25 años y dice que la comunicación regular es clave. Esto también debe incluir proporcionar un canal para que los empleados informen cualquier problema que encuentren al usar el nuevo software.

«Puede tener puntos de contacto diarios o semanales para discutir el rendimiento del sistema, discutir las mejores prácticas y hacer ajustes operativos o del sistema según sea necesario», dice. “La gente no puede levantar la mano si está en problemas; esto proporcionará el foro para hacerlo.

También puede establecer un cuadro RACI para que todos los involucrados en el proceso de implementación sepan exactamente a quién contactar para hacer avanzar el proyecto. Las personas pertenecen a una o más de las siguientes categorías:

  • R: Responsable—Los responsables del trabajo para lograr el objetivo.
  • R: responsable—El “propietario” o los responsables últimos de la ejecución del proyecto.
  • C: Consultado—Los que ofrecen comentarios u opiniones.
  • Informé—Los que se mantienen informados del progreso.

Su gráfico RACI se verá como este ejemplo:

Actividad o entregable Jefe de proyecto director de información Jefe de equipo

Confirmar requisitos funcionales

Contabilidad de clientes

contra

yo

Establecer nuevos flujos de trabajo

Contabilidad de clientes

yo

contra

Integración contable completa

A

R

yo

La comunicación clara y el intercambio de información son esenciales antes, durante y después de la implementación entre los líderes empresariales, el proveedor y sus empleados.

2. Personaliza o personaliza el software

El software típico hoy en día es basado en la nube, entregado a cualquier dispositivo y capaz de una profunda personalización para que sus empleados puedan trabajar de la manera más eficiente para aumentar la productividad.

Trabaje con el proveedor para crear una lista de lo que desea cambiar y establezca un punto de control de implementación para que el proveedor revise los ajustes de personalización que solicita. Por ejemplo, software de gestión de proyectos los usuarios a menudo quieren agregar flujos de trabajo específicos del sistema, y equipos comerciales gusta personalizar los campos para facilitar la entrada de datos.

Su industria y el tipo de flujo de trabajo que necesita afectarán lo que debe personalizarse, pero la lista puede incluir:


  • Agregar o eliminar campos

  • Establezca flujos de trabajo personalizados

  • Configurar el acceso a funciones por rol

  • Interfaz de usuario combinada con los colores y logotipos de la marca

  • Integraciones con requisitos específicos

Captura de pantalla de Asset Panda que muestra cómo personalizar su tablero o espacio de trabajo en el software

Puede configurar cada pantalla para mostrar solo la información que necesita para que el software sea fácil de usar (panda activo)

La personalización se refiere a cómo los usuarios individuales pueden cambiar la navegación, el diseño del tablero o las funciones en su propia vista del software. Pídale al representante del proveedor que demuestre cómo los usuarios individuales pueden personalizar el sistema antes de la fecha de lanzamiento.

Administrar la personalización y la personalización por adelantado garantiza que los usuarios puedan aprovechar al máximo el software desde el principio.

3. Crea puntos de control

La mayoría de los proveedores tienen una plantilla para el proceso de implementación y puede trabajar con ellos para garantizar que satisfaga sus necesidades. Pero para una tarea tan crítica, es importante realizar un seguimiento formal de los puntos de control y los hitos para saber que todo va según lo planeado.

«Incorporar puntos de control en el plan del proyecto garantizará que se cumplan sus objetivos y expectativas y que cualquier pregunta se responda de manera rápida y receptiva», dice Kenny Trinhfundador de NetBookNews, una fuente de noticias y reseñas sobre computadoras portátiles y tabletas.

Los puntos de control que cree dependerán de su plan único, pero deben incluir todos los hitos para conectar el software existente, transferir datos importantes, iniciar talleres de capacitación regulares y la fecha final de lanzamiento.

Trinh, quien fue CEO de una empresa de tecnología educativa antes de irse para fundar NetBookNews, dice que el nuevo software se pone en línea sin datos históricos, pero con puntos de control, todas las partes interesadas pueden saber cómo y por qué se tomó cada decisión en el proceso de implementación.

«El objetivo aquí es eliminar la falta de comunicación y garantizar que todas las partes del acuerdo sean responsables de sus entregas», dice Trinh.

¿Listo para concretar la implementación de su software?

Al planificar personalizaciones y establecer controles regulares para una comunicación constante, es mucho más probable que implemente un nuevo sistema eficaz adaptado específicamente a sus necesidades.

Los líderes empresariales inteligentes planifican con anticipación, por lo que es posible que obtenga una ventaja inicial en esto. Si es así, asegúrese de consultar nuestros informes sobre otros hitos de compra de software:

  • ¿Tal vez todavía estás haciendo demos? Aquí le mostramos cómo aprovecharlo al máximo.

  • Antes de firmar un contrato, asegúrese de considerar estos cuatro aspectos para evitar una inversión en software lamentable.


Metodología de la encuesta de tendencias de compra de software para pequeñas empresas de 2019

Los resultados presentados se basan en un estudio de Gartner destinado a comprender los comportamientos de compra de software de los propietarios de pequeñas y medianas empresas durante los últimos 12 meses.

La investigación principal se realizó en línea entre septiembre y octubre de 2019 con 488 encuestados en los Estados Unidos, Canadá, Alemania, Francia y España.

Las empresas se seleccionaron en función de la cantidad de empleados y los ingresos del año fiscal 2018 para llegar a las pequeñas y medianas empresas. También tenían que haber comprado al menos un sistema de software por $5,000 o más en los últimos 12 meses.

Los encuestados tenían que ser al menos gerentes de oficina, que influyeran en las decisiones de compra de software en sus organizaciones.

El estudio fue desarrollado en colaboración por los analistas de Gartner y el equipo central de investigación que sigue a Digital Markets.

Descargo de responsabilidad: los resultados no representan resultados «globales» ni el mercado en su conjunto, sino que reflejan el sentimiento de los encuestados y las empresas encuestadas.

NOTA: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden respaldar o recomendar. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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