Una tienda minorista sin artículos en sus estantes corre el riesgo de perder clientes; un restaurante que pierde elementos del menú durante la hora punta de la cena tendrá comensales frustrados. El control de inventario es fundamental para evitar estos problemas.
Las políticas laxas de gestión de inventario de piezas de repuesto conducen a costos de inventario excesivos, pero también dificultan el mantenimiento y prolongan el tiempo de inactividad cuando las piezas importantes no están disponibles.
Cuando los equipos de mantenimiento realizan análisis de criticidad de las piezas de repuesto, optimizan los puntos de pedido y programan con regularidad los recuentos de ciclos, ahorrarán miles de dólares en costos de propiedad y tiempo de inactividad cada año, al mismo tiempo que respaldan una estrategia de mantenimiento proactiva.
Para obtener más información sobre los beneficios de la gestión del inventario de repuestos, vea el video a continuación:
En este informe, ofrecemos algunos métodos para optimizar su inventario y cómo un CMMS puede ayudarlo.
Sugerencia n.º 1: use el análisis ABC y XYZ para identificar los componentes críticos
Como gerente de mantenimiento, probablemente tenga una buena idea de qué máquinas son las más críticas para sus operaciones y las más importantes para realizar un seguimiento.
Puede utilizar la herramienta proporcionada en nuestro Informe de optimización de mantenimiento preventivo para determinar sus activos más importantes. A partir de ahí, identifique las piezas que necesitará para mantener esos activos en funcionamiento.
Después de compilar una lista de estos repuestos críticos, puede dividirlos en categorías de prioridad utilizando el Métodos de análisis ABC y XYZ.
Estos métodos están relacionados con la Principio de Paretoo “regla 80/20”: en el contexto de las piezas de repuesto, en general es cierto que el 80 % de las reparaciones se realizan utilizando solo el 20 % de las piezas de repuesto disponibles.
Cómo realizar un análisis ABC
Análisis ABC implica mirar los artículos del inventario y luego etiquetarlos con una A, B o C:
- Una moneda representan aproximadamente el 80% de todas las piezas utilizadas, pero representan el 20% o menos del inventario.
- Piezas B representan alrededor del 25% del uso, pero representan alrededor del 30% del inventario.
- C-piezas representan aproximadamente el 5% del uso, pero representan aproximadamente la mitad del stock de inventario.
Cuando se muestre visualmente, el desglose se verá como el gráfico a continuación, donde el eje x representa el porcentaje de monedas y el eje y representa el porcentaje de utilización:
Ejemplo de gráfico de análisis ABC
Como puede ver, las piezas A representan el 80% de las piezas utilizadas para las reparaciones, pero solo representan el 20% de las piezas disponibles. Dado que este porcentaje relativamente pequeño del inventario de piezas de repuesto se consume con mayor frecuencia, también será necesario reabastecerlo con mayor frecuencia.
Cómo realizar un análisis XYZ
análisis XYZ es una variante que se enfoca en los costos. Por ejemplo, las piezas etiquetadas con una X representarían el 20 % del inventario de repuestos, pero representarían el 80 % del valor del inventario. Las empresas pueden elegir solo uno de estos dos métodos de análisis, o realizar ambos.
El análisis XYZ funciona de la misma manera:
- X piezas representan aproximadamente el 80% del valor del inventario, pero representan el 20% o menos del inventario.
- piezas en Y representan alrededor del 25% del valor del inventario, pero representan alrededor del 30% del inventario.
- Piezas Z representan aproximadamente el 5% del valor del inventario, pero representan aproximadamente la mitad del inventario.
El objetivo aquí es obtener un desglose claro de las piezas que se usan con más frecuencia y luego crear un plan rentable para reabastecerlas. Un buen plan le ayudará a evitar un «desabastecimiento» (cuando una pieza de repuesto necesaria no está disponible).
david berger es un consultor de gestión de activos de 20 años y experto en CMMS, así como un colaborador habitual de la revista Plant Services y otras publicaciones de la industria. Él dice que para evitar los desabastecimientos es necesario tener mucho inventario, pero demasiado inventario puede ser prohibitivamente caro de almacenar.
“Si tengo demasiados artículos en stock, me costará una fortuna”, explica. «Pero si es un volumen alto [part] y no tengo suficiente, esta falta de stock podría costarme una fortuna en términos de disponibilidad de mi activo.
Usa un CMMS para analizar tus repuestos
Un CMMS puede realizar este tipo de cálculos por usted. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla de Fiix, los usuarios establecen porcentajes de uso anual para las clases de piezas A, B y C. El sistema luego organizará automáticamente las piezas de repuesto en esas clases en función de su uso.
Comparar productos
Herramientas de análisis ABC en Fiix (Fuente)
Después de este análisis, todos los artículos de su inventario se clasificarán en clases de volumen alto, medio y bajo y/o clases de costo alto, medio y bajo. Luego puede comenzar a crear planes para optimizar las existencias de inventario para las piezas más utilizadas.
Consejo n.º 2: use gráficos de diente de sierra para administrar el reabastecimiento
Una vez identificadas las partes críticas del “inventario A”, es momento de establecer ciertos parámetros para que el volumen de inventario se mantenga balanceado.
Para cada pieza, dice Berger, establezca el nivel máximo de existencias que puede aceptar, así como un punto de reorden (el punto en el que debe pedir más piezas para evitar quedarse sin existencias).
En el siguiente diagrama de ejemplo, vemos lo que se llama una «curva de diente de sierra», que muestra cómo se agotan y reponen las existencias con el tiempo:
Stock de inventario representado por una curva de diente de sierra
La línea negra representa la cantidad de stock en inventario para una pieza de repuesto en particular. Con el tiempo, el stock se agotará, acercándose a cero, lo que representa un desabastecimiento.
Al saber cuánto tiempo lleva obtener una nueva entrega de piezas (el «plazo de entrega»), puede determinar el punto de reposición más adecuado. El tiempo entre envíos se conoce como «tiempo de ciclo».
Establezca un nivel de inventario mínimo y máximo para cada habitación. El nivel de existencias mínimo es el número más pequeño de una pieza determinada que puede tener a mano en un momento dado, mientras que el máximo es el número más grande de esa pieza que puede acomodar.
Si es una parte crítica, agrega Berger, asegúrese de establecer un nivel mínimo más alto para que las existencias duren durante el tiempo de entrega.
«Establecería mi punto de pedido por encima del mínimo porque una vez que hago el pedido tengo que tener en cuenta el tiempo de entrega porque siempre me quedo sin existencias», dice. «Es posible que solo haya uno en stock, y espero no tener otro, pero eso podría ser demasiado arriesgado para las piezas críticas».
Cómo calcular la cantidad óptima de pedido
Aquí también se debe realizar un cálculo separado, denominado cantidad económica de pedido (EOQ). El EOQ es el número de piezas de repuesto que se pedirán en función de la demanda anual, el costo de mantenimiento de la pieza y el costo fijo de reposición de las piezas.
EOQ está representado por:
A modo de ejemplo, digamos que para una determinada pieza, tiene una demanda anual de 1.000 unidades; el costo de almacenar la pieza durante un año es de $1,50; y cuesta alrededor de $ 90 para realizar y recibir un pedido.
Conectar estos números nos da:
Por lo tanto, el monto de la reposición lo mas economico seria 346 unidades.
Hemos creado una calculadora de EOQ que puede usar para encontrar este número para una pieza de repuesto determinada. Simplemente ingrese la demanda anual (en unidades), el costo de almacenar una unidad por un año y el costo fijo de ordenar otro envío.
Utilice un CMMS para optimizar el inventario
Nuevamente, muchos sistemas pueden ayudar con este proceso al calcular automáticamente el tiempo de entrega promedio, el mejor punto de pedido y el uso promedio de un artículo determinado, dice Berger.
Comparar productos
Funcionalidad de gestión de inventario en Maintenance Connection (Fuente)
A medida que los trabajadores realizan tareas que consumen esa parte e ingresan ese uso en el sistema, un CMMS puede reorganizar automáticamente la parte cuando se alcanza ese punto. En el cuadro rojo vemos campos para el punto de pedido, el punto máximo y la cantidad de pedido.
Estos procesos pueden ser tediosos y propensos a errores humanos cuando se realizan a mano. Pero un CMMS con funciones de gestión de inventario puede ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario a lo largo del tiempo y ahorrar dinero al automatizar los cálculos necesarios para tomar decisiones sobre los puntos y cantidades óptimos de pedido.
Sin embargo, una parte puede ser costosa, rara vez utilizada y tener un tiempo de entrega prolongado. En esta situación, dice Berger, los profesionales de mantenimiento pueden explorar varias opciones para garantizar que la pieza esté disponible cuando se necesite, pero que no afecte su presupuesto.
-
Permita que un proveedor local almacene el artículo a un costo menor
-
Busque otros proveedores con plazos de entrega más cortos
- Mantenga una parte a mano para reducir costos, pero use un segundo activo redundante para mantener las operaciones en caso de que falle el primero
Consejo #3: Ejecute inventarios cíclicos y capacite a los empleados
Los aspectos finales de la gestión de inventario implican procesos para garantizar la precisión. Una vez que se completa el escaneo ABC, los profesionales de mantenimiento pueden realizar recuentos de ciclos (verificaciones básicas de una sección específica del inventario, como piezas de Clase A) en días específicos.
El propósito de los conteos cíclicos es verificar la precisión del inventario con un conteo físico y corregir discrepancias entre lo que está en el sistema y lo que realmente está disponible.
Hacer conteos cíclicos cada mes o trimestre es más eficiente que hacer un inventario completo al final de cada año porque no es necesario detener las operaciones para hacerlo, dice Berger.
Según el tamaño de su inventario y la cantidad de empleados, los conteos cíclicos deben realizarse mensual o trimestralmente en el 10 % más valioso o crítico de los artículos del inventario. Los cojinetes y los filtros son un ejemplo; son piezas de repuesto comunes utilizadas en varios tipos de máquinas que se reparan o reemplazan con bastante frecuencia.
Los trabajadores de mantenimiento sin software pueden usar formularios en papel para verificar el inventario a la vista, luego regresar para ingresar datos en un registro, dejando espacio para errores.
Use un CMMS para agilizar los inventarios
Sin embargo, al usar un CMMS basado en la nube con capacidades móviles, los trabajadores pueden ingresar los conteos directamente en el sistema con un teléfono inteligente o tableta, junto con el nombre del trabajador y la fecha del conteo. El software hace que este proceso sea más fácil y preciso, y conduce a una mayor responsabilidad dentro del equipo.
Comparar productos
Funcionalidad de conteo de ciclos en Fiix (Fuente)
Estos conteos cíclicos y otros procedimientos de entrada de datos en un CMMS requieren el compromiso de los empleados. Si los trabajadores no saben cómo ingresar los datos correctamente o son reacios a usar el software, el inventario y otros datos relacionados con el mantenimiento no estarán actualizados. Sin procedimientos claramente definidos, surgen varios problemas.
“Cuando alguien busca una pieza y no la encuentra, puede perder la fe en el sistema”, dice Berger.
Siga estos tres pasos para garantizar la precisión de los datos:
- Defina procesos estándar para recibir, almacenar, distribuir y devolver repuestos. Un empleado puede olvidar registrarse en el sistema cuando ha retirado una pieza del almacenamiento o cuando la devuelve. También debe establecer una cantidad fija de tiempo que los trabajadores deben guardar estos cambios en el sistema para que los datos estén lo más actualizados posible.
- Capacitar a todos los involucrados en el uso de repuestos. Desde técnicos hasta gerentes, Berger dice que todos los que puedan afectar la gestión de inventario deben estar capacitados para seguir estos estándares. Muchos proveedores de software ofrecen cursos de capacitación y recursos en línea, como bases de conocimientos y preguntas frecuentes, para ayudar a los usuarios a comprender la funcionalidad del sistema.
- Responsabilizar a los empleados por la ejecución adecuada. Berger dice que los empleados deben rendir cuentas por los malos hábitos de gestión de inventario, tal como lo harían si no completaran una tarea de mantenimiento. Deje claro a los trabajadores que una buena gestión del inventario es una parte importante de su trabajo dando ejemplos de la importancia de evitar el tiempo de inactividad.
Adopte un CMMS y deje de perder dinero en el inventario
En resumen, los tres consejos principales para optimizar su inventario de piezas de repuesto son:
- Realizar un análisis ABC para saber qué repuestos son responsables de la mayoría de las reparaciones.
- Comience con el 10 % de las piezas con mejor rendimiento, y determinar los puntos máximos, mínimos y de reposición.
- Programe recuentos cíclicos para confirmar la precisión del inventario, y asegurarse de que todos los usuarios conozcan los procedimientos esperados.
El uso de un CMMS y estas mejores prácticas pueden poner fin a la pérdida de dinero en demasiado o muy poco inventario. Tenemos 12 mejores prácticas de CMMS más para ayudar a su equipo a convertirse en usuarios eficientes y aprovechar al máximo su inversión.
Revise los mejores sistemas de mantenimiento con reseñas de usuarios y capturas de pantalla. O puede llamar a nuestros asesores de software al 888-234-5187 para una consulta gratuita para encontrar el mejor sistema para sus necesidades específicas de mantenimiento.