Si actualizar su sistema ERP fuera fácil, todos lo harían.
La mano de obra, los recursos y los riesgos involucrados en una actualización de ERP pueden ser abrumadores para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Sin la preparación adecuada, la implementación de las actualizaciones puede demorar más de un año, lo que puede costarle a una empresa cientos de miles de dólares.
Pero la simple verdad es que retrasar o evitar una actualización de ERP puede generar una serie de problemas que pueden afectar negativamente los resultados de una empresa. Éstos incluyen:
- Aumento de los costos de mantenimiento
- Exponer datos confidenciales a amenazas de seguridad cibernética
- Poner a su negocio en desventaja competitiva
Entonces como caja una empresa navega eficientemente una actualización de ERP mientras protege la integridad de sus datos? ¿Es posible? La respuesta es sí, si tomas las medidas adecuadas.
Si su empresa sigue las mejores prácticas descritas en este artículo al actualizar su software ERP, puede reducir los costos y el tiempo de implementación hasta en un 20 %, al tiempo que maximiza la eficiencia del flujo de trabajo.
Esto es lo que cubriremos:
Conceptos erróneos comunes sobre las actualizaciones de ERP
Mejores prácticas al prepararse para una actualización de ERP
Mirando hacia el futuro: los beneficios de las actualizaciones de ERP
Conceptos erróneos comunes sobre las actualizaciones de ERP
Hay una serie de razones por las que tantas empresas no actualizan cuando lo necesitan. Si bien algunas razones tienen sentido, la mayoría de las veces las empresas evitan las actualizaciones debido a algunos conceptos erróneos comunes.
Pero con la planificación adecuada (más sobre eso en un minuto), actualizar su software ERP puede ser una tarea relativamente simple, y los beneficios para las PYMES superarán con creces cualquier dolor a corto plazo.
Aquí hay algunos conceptos erróneos comunes sobre las actualizaciones de ERP:
Son demasiado caros. El costo de la actualización varía según el proveedor, la infraestructura existente y el nivel de capacitación, personalización y mantenimiento involucrado. Costos de implementación que van desde $ 50,000 a $ 500,000 para PYMES– que, sin duda, es una inversión seria.
Pero las mejoras posteriores en eficiencia, seguridad y facilidad de integración la convierten en una solución sensata. Y teniendo en cuenta la rapidez con la que evoluciona la tecnología ERP, no la actualización (cuando su competencia lo es) podría ser más costosa a largo plazo.
Tardan demasiado. Por supuesto, esto dependerá del alcance y la escala de la actualización. Algunas se pueden completar en solo unos meses, aunque una actualización típica de ERP demora entre seis meses y un año, según un estudio de Oracle.
Puede parecer mucho, pero los retrasos en la actualización casi siempre son el resultado de una preparación inadecuada. La migración de todos estos datos y la integración de todos estos sistemas no sucede de la noche a la mañana, pero tampoco debería llevar gran parte del año.
Son demasiado arriesgados. No es tanto un problema con el acto de nivelar como la complejidad de la tarea en cuestión.
El software ERP está, por definición, diseñado para almacenar una gran cantidad de datos. Agregue algunas personalizaciones específicas de la empresa y algunas integraciones de software de terceros además de esta migración de datos, y las formas en que una actualización puede salir mal comienzan a surgir.
Los peligros de no implementar un ERP están bien documentados, pero casi todos se derivan de una preparación insuficiente.
Mejores prácticas al prepararse para una actualización de ERP
Si no está completamente preparado, la probabilidad de falla en la implementación se dispara. Pero no te preocupes, hay somos algunas mejores prácticas que pueden garantizar una transición fluida, rápida y rentable para su PYME.
Esto es lo que debe hacer:
Defina las necesidades y el alcance de la actualización desde el principio
En primer lugar, proporcione a su proveedor de ERP un documento de requisitos detallado que detalle los requisitos específicos de su negocio.
Cualquier cambio o proceso existente debe ser grabado en piedra (hablando metafóricamente) antes de que comience la actualización; no hacerlo podría retrasar la fecha de lanzamiento y costarle a su negocio miles de dólares si algo sale mal.
Un documento de requisitos debe incluir cosas como:
- Integraciones de software existentes
- Funcionalidad deseada
- Derechos de acceso
Junto con este documento de requisitos, desarrolle una hoja de ruta interna para el proceso de implementación. Debe cubrir cosas como:
- Hoja de ruta y cronograma de migración de datos detallados
- Lista de verificación completa antes de la implementación
- Roles y responsabilidades claramente definidos para cada miembro del equipo
Cree un equipo dedicado de expertos en implementación de ERP
Una vez que haya evaluado sus necesidades de actualización y el cronograma, designe a un gerente interno para que supervise el proyecto. A continuación, defina claramente los roles de cada miembro del equipo, para no confundir las responsabilidades de cada uno.
Evitar la superposición operativa es esencial para una transición rápida y exitosa, al igual que garantizar que no se pase por alto una parte importante de la transición. Si necesita contratar expertos externos en ERP para que lo ayuden con un proceso en particular, hágalo: será una inversión que vale la pena a largo plazo.
Estos son algunos ejemplos de roles de equipo:
- Jefe de proyecto: Asegura que la implementación se entregue a tiempo y dentro del presupuesto.
- Asesor de aplicaciones: Promueve la comunicación efectiva entre su empresa y el proveedor de software ERP, asegurando que se satisfagan las necesidades de ambas partes.
- Coordinador del sitio: Existe en el sitio en cada sitio de implementación para comunicar los requisitos y los resultados al líder del equipo.
Proporcione a los miembros de su equipo evaluaciones y capacitación sobre habilidades de actualización de ERP
Finalmente, pero igualmente esencial, realice una evaluación exhaustiva de las habilidades de cada miembro potencial del equipo para asegurarse de que tenga la experiencia y las capacidades necesarias para su función particular.
Una vez que el equipo de actualización esté en su lugar, eduque a cada individuo, independientemente de su experiencia o nivel de habilidad, con el conocimiento necesario para cumplir con sus responsabilidades. La capacitación en el trabajo interrumpirá inevitablemente el proceso de actualización, con efectos potencialmente devastadores que podrían descarrilar todo el proceso. Y nadie quiere eso.
Las evaluaciones de habilidades y la capacitación deben cubrir cosas como:
- Habilidades técnicas
- ejercicios de formación de equipos
- Comunicación efectiva
Mirando hacia el futuro: los beneficios de las actualizaciones de ERP
Una vez que sepa lo que necesita hacer, cómo debe hacerlo, y esté bien encaminado hacia un nuevo sistema ERP brillante, puede cosechar los beneficios. Ellos entienden:
Un sistema que trabaja con una eficiencia óptima. Este es el más importante, porque es la razón principal por la que las empresas incluso utilizan el software ERP. A menos que baje de categoría a un ERP más bajo (que en realidad sería una degradación, si nos ponemos técnicos al respecto), el nuevo sistema no solo será más brillante, sino que será mejor en casi todos los sentidos.
Mejores sistemas ERP significan mejor tecnología, mayor funcionalidad, costos de TI reducidos y mayor eficiencia.
Confianza en la seguridad de sus datos. los Los ataques cibernéticos son amenazas en constante evolución, con atacantes capaces de encontrar nuevas formas de explotar sistemas vulnerables y poner en riesgo los datos privados de empresas y clientes.
Los sistemas ERP más antiguos y desactualizados son particularmente vulnerables; simplemente no están diseñados para repeler los ataques de hoy, y mucho menos los de mañana.
La actualización de su ERP pondrá a su negocio en la mejor posición posible para defenderse de estas amenazas, de modo que pueda proteger sus datos de manera efectiva con confianza y tranquilidad.
Mejor integración con otro software. Supongamos, por ejemplo, que su empresa utiliza una aplicación de contabilidad externa junto con un ERP. Cada vez que actualiza este software que no es ERP, aumenta la probabilidad de problemas de comunicación entre los sistemas, lo que pone en riesgo sus datos y la eficiencia operativa.
En casi todos los casos, cuanto más nuevo sea el sistema ERP, más probable es que funcione bien con otro software. Esto se vuelve aún más crucial a medida que más empresas migran a el enfoque posmoderno del ERP.
Y eso es todo, ¡estás listo para actualizar! Fácil, ¿no? De acuerdo, puede que no sea tan fácil, pero con una mejor comprensión de cómo se ve una actualización de ERP y cómo planificar lo suficiente, puede comenzar el proceso con la confianza de que tendrá éxito.
Y porque nunca puedes ser también preparado, no dude en consultar nuestra página de recursos ERP para todo lo relacionado con la planificación de recursos empresariales o llame a uno de nuestros asesores de software de confianza al 855-998-8505 para una consulta gratuita.