Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., hubo 5,8 millones de contrataciones en julio de 2020. Pero también hubo 5,0 millones de salidas (renuncias, despidos y despidos) durante el mismo período. Aunque esta tendencia indica que el mercado laboral continúa perseverando a pesar de las consecuencias del COVID-19, la rotación sigue siendo una preocupación. De hecho, el costo promedio de reemplazar a un empleado podría llegar a $ 6,110!
Esta es la razón por la que es tan importante incorporar diligentemente a los nuevos empleados. Debe apuntar a enseñar a un nuevo empleado habilidades relevantes para el puesto y desarrollar su confianza en la organización durante el proceso de incorporación de empleados.
Los empleados se van por varias razones: insatisfacción con la gerencia, salarios bajos, falta de oportunidades para avanzar en su carrera, beneficios insuficientes y más. Pero muchos problemas potenciales se pueden resolver estableciendo nuevos reclutas para tener éxito.
En este artículo, analizamos 10 mejores prácticas de incorporación de empleados que pueden aumentar la productividad de los empleados y mejorar la retención.
Estos son los pasos a seguir:
1. Póngase en contacto con las nuevas contrataciones antes de su fecha de inicio
2. Haz que su primer día sea memorable
3. Mantenga su agenda bien estructurada (al menos para empezar)
4. Formar un equipo de integración interdepartamental
5. Distribuye el papeleo
6. Involucrar a toda la empresa
7. Establezca sus expectativas temprano y con frecuencia
8. Permita que los nuevos empleados expresen su opinión
9. Comunicar la cultura temprano y con frecuencia
10. No espere que los nuevos empleados estén listos para comenzar
Consideraciones de incorporación para empleados remotos
Como resultado de la COVID-19, el 82 % de los trabajadores que solían trabajar en una oficina cambiaron principalmente a trabajar desde casa cuando llegó la pandemia, según los datos de nuestra encuesta (metodología a continuación). De estos, solo el 50% incluso recibió un calendario para saber cuándo podrían regresar a la oficina.
Muchas de las empresas más grandes del mundo han ampliado drásticamente sus políticas de trabajo desde casa., con empresas como Twitter y Facebook llegando incluso a permitir que sus empleados trabajen desde casa indefinidamente. En otras palabras, debe incorporar el trabajo remoto en su plan de incorporación.
Los pasos de este artículo están escritos teniendo en cuenta tanto a los empleados remotos como a los empleados en el sitio. Al final de cada sección, incluiremos un consejo sobre cómo adaptar estos pasos para trabajadores remotos.
1. Póngase en contacto con las nuevas contrataciones antes de su fecha de inicio
Fuente: «La importancia de integrar a las nuevas incorporaciones», Dummies.com
Si los nuevos empleados reciben un trato silencioso entre la aceptación de su oferta y el comienzo del trabajo, ya está enviando el mensaje equivocado.
Tal vez sea un correo electrónico de Recursos Humanos que los guíe durante el primer día, o una llamada telefónica de su nuevo gerente para una breve presentación. Independientemente del medio, debe ponerse en contacto con los nuevos reclutas antes de que comiencen, para que no estén completamente sorprendidos.
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La pantalla New Hire Packet en el módulo de integración BambooHR (Fuente)
Configurar un portal de incorporación al que los nuevos empleados puedan acceder en línea antes de su fecha de inicio es una solución ideal. De esta manera, los nuevos empleados pueden comenzar a aprender sobre la empresa a su propio ritmo e incluso obtener los formularios necesarios.
Sugerencia de incorporación remota: No debe adaptarse demasiado a este paso, ya que se comunicará con los empleados remotos antes de su primer día de la misma manera que lo haría con un empleado en el sitio. Pero debe asegurarse de que tengan toda la información de inicio de sesión relevante de la misma manera que se aseguraría de que tengan acceso a su instalación.
2. Haz que su primer día sea memorable
Fuente: «¿Por qué el 28% de los empleados renuncian en sus primeros 90 días?» Malas prácticas de incorporación”, HRDive.com
«¿Como fue tu primer día?»
Es una pregunta común y no desea que los nuevos empleados respondan: «He estado llenando papeleo todo el día». No tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión, así que asegúrate de que su primera cita sea positiva.
Aquí hay algunas sugerencias para comenzar con los nuevos reclutas con el pie derecho:
- Tener su oficina ya configurada con todo lo que necesitan (gafetes de identificación, formularios, ID de cuenta y contraseñas, etc.).
- Entrégueles un paquete de bienvenida que incluya obsequios o mensajes de compañeros de trabajo.
- Planee un almuerzo con los colegas del nuevo empleado (y pague por ello).
- Envíe un correo electrónico a toda la empresa para presentarles a su nuevo empleado.
Por ejemplo, Twitter tiene un complejo Proceso de 75 pasos para el primer día. Cuando llegan los empleados, la empresa tiene su identificación de correo electrónico, una camiseta y una botella de vino esperándolos en su escritorio. Además, los nuevos empleados desayunan con el CEO y recorren la oficina antes de comenzar la capacitación del primer día.
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El flujo de actualización en Namely (Fuente)
No tenga miedo de preguntar a sus empleados actuales qué les gustó y qué no les gustó en su primer día. Son esenciales para que sus nuevos empleados se sientan seguros de su decisión de trabajar para su empresa.
Sugerencia de incorporación remota: Envíe un paquete de bienvenida con un regalo de empresa (camiseta, taza de café, etc.) a la casa del nuevo empleado antes de su primer día y envíele un vale de almuerzo digital con una invitación para un café o un té de la tarde con su nuevo equipo.
3. Mantenga su agenda bien estructurada (al menos para empezar)
Fuente: «El verdadero costo de una mala contratación», Grupo Brandon Hall
Planificar con anticipación para la primera o segunda semana completa de un nuevo empleado tiene algunos beneficios. Por un lado, nunca se preguntarán qué hacer a continuación.
Quizás lo más importante es que también da la impresión correcta: “Confía en nosotros. Sabemos lo que estamos haciendo.
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La pantalla de perfil del candidato en ADP Workforce Now (Fuente)
Usando un calendario compartido o una plataforma de incorporación, los gerentes y los usuarios de recursos humanos pueden crear listas de tareas pendientes y horarios para los nuevos empleados, para que siempre sepan dónde deben estar y qué van a hacer.
Incluso la planificación de tareas tan vagas como «configurar su computadora de la manera que desee» brinda orientación a los nuevos empleados, para que puedan sumergirse en lugar de perder el tiempo.
A medida que los nuevos reclutas reciben asignaciones y comienzan a aumentar, puede hacer que su horario sea menos rígido para permitirles trabajar a su propio ritmo.
Sugerencia de incorporación remota: Si bien la sobrecarga de reuniones virtuales puede ser un problema, es una buena idea programar grabaciones de video regulares pero breves durante la primera o segunda semana de un empleado remoto para acelerar su conexión con el equipo. Puede ser con un mentor o un grupo pequeño. Para la capacitación, use una combinación de módulos autoguiados y sesiones en vivo dirigidas por un instructor para aumentar la participación.
4. Formar un equipo de integración interdepartamental
Fuente: «Sus nuevos empleados solo tendrán éxito si los incorpora correctamente», revisión de negocios de harvard
RRHH conoce el cumplimiento; la gerencia conoce las expectativas de desempeño; los compañeros conocen el día a día; y TI sabe cómo operar el equipo. Formar un pequeño equipo con miembros de cada uno de estos departamentos ayuda a garantizar que haya cubierto todos los nuevos temas relacionados con la contratación incluso antes de que entren por la puerta principal.
Incluso un simple hilo de correo electrónico puede permitir que los miembros del equipo colaboren, construyan planes de incorporación individuales y dejen espacio para comentarios si se necesita una corrección de rumbo.
Por ejemplo, si un nuevo empleado está aprendiendo las cosas más rápido de lo esperado, un colega podría sugerir que la gerencia asigne su primer proyecto antes de tiempo.
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Planificación de la sucesión en Workday (Fuente)
Proporcionar un compañero o mentor que trabaje en el mismo departamento que su nuevo empleado también es una buena idea. De hecho, la investigación de Gartner muestra que el 74 % de los nuevos empleados consideran que sus compañeros son la fuente de apoyo más útil durante la incorporación. El nuevo empleado tiene una persona de contacto para cualquier pregunta, comentario o inquietud, y el mentor tiene la oportunidad de brindar liderazgo.
Gartner sugiere implementar un compañero «compañero», para ayudar a guiar al nuevo empleado en su rol individual y aclimatarse a su equipo directo, así como un compañero «conector» de otra unidad de negocios, para ayudar al nuevo empleado a navegar por la organización más grande y entender la cultura corporativa (informe completo disponible para los clientes).
Sugerencia de incorporación remota: Programe una serie de reuniones de presentación de nuevos empleados para familiarizarlos con los diferentes equipos de su organización a lo largo del año. Estos pueden ser una o dos veces al mes, dependiendo del tamaño de su negocio, e incluyen todas las nuevas contrataciones del mes anterior.
5. Distribuye el papeleo
La fuente: ADP
Formularios I-9, manuales de empleados, formularios de nómina, acuerdos de confidencialidad: hay una razón por la cual la incorporación a menudo se asocia con una tonelada de papeleo. Pero si entrega todos los formularios necesarios a su nuevo empleado a la vez, es posible que se desilusionen o, peor aún, se sientan abrumados.
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Resumen del plan 401(k) en Gusto (Fuente)
En su lugar, distribuya el papeleo y dé a los nuevos empleados algo de autonomía para completarlo a su propio ritmo. Con el software de incorporación, puede cargar todos los formularios necesarios y asignar fechas de vencimiento para completarlos.
Esto le da a los nuevos empleados cierta libertad sobre cuándo y dónde firman la línea de puntos, pero le permite realizar un seguimiento de qué formularios se completaron y cuáles aún están en proceso.
Sugerencia de incorporación remota: Un portal de incorporación en línea es esencial para que los empleados remotos completen los formularios sin papel necesarios sin tener que visitar una oficina o enviar documentos por correo.
6. Involucrar a toda la empresa
Fuente: «Sus nuevos empleados solo tendrán éxito si los incorpora correctamente», revisión de negocios de harvard
Dice el dicho que «se necesita todo un pueblo para criar a un niño». También se necesita toda una empresa para incorporar y actualizar las nuevas contrataciones.
Programe tiempo uno a uno entre los nuevos empleados y los trabajadores experimentados en cada departamento relevante durante las primeras semanas, incluida la observación del trabajo (si es posible).
Esto permitirá que los nuevos empleados vean cómo encaja su función en el panorama general de su organización. Además, también puede fomentar una colaboración vital entre departamentos: nunca se sabe, por ejemplo, cuándo su nuevo vendedor tendrá una idea de marketing brillante.
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El panel de empleados con vista de equipo en UltiPro (Fuente)
Otra ventaja es que si los departamentos terminan trabajando juntos en el futuro, las partes interesadas ya se conocerán.
Sugerencia de incorporación remota: En lugar de sesiones de seguimiento físico, organice sesiones de capacitación en las que los empleados experimentados de diferentes departamentos enseñen a los nuevos empleados una parte valiosa de su trabajo, como la publicación en redes sociales o las mejores prácticas de seguridad de TI. Invitar y presentar nuevos empleados a canales relevantes en su herramienta de colaboración es otra excelente manera de conectarlos con diferentes equipos.
7. Establezca sus expectativas temprano y con frecuencia
Fuente: «The Business Case for Investing in Onboarding Programs», Paga
Cuando se trata de definir responsabilidades y metas de desempeño, la vaguedad es el enemigo. Establecer expectativas definidas (pero realistas) para los nuevos empleados desde el principio y comunicarlas claramente puede ayudar a los trabajadores a evaluar su propio progreso y prepararse para lo que se avecina.
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La pantalla de revisión de desempeño en Cornerstone OnDemand (Fuente)
Establezca objetivos a corto y largo plazo, luego solicite a los gerentes que verifiquen regularmente si los nuevos empleados los cumplen. Por ejemplo, un objetivo a corto plazo podría ser «completar el 50 % de los videos de capacitación en ventas para el viernes», mientras que un objetivo a largo plazo podría ser «completar 10 proyectos en los próximos seis meses».
El software le permite crear y editar fácilmente estos objetivos, al tiempo que le brinda información en tiempo real sobre el progreso de su nuevo empleado. Después de unos meses, un La evaluación formal del desempeño debe programarse para brindar a los nuevos empleados una retroalimentación honesta sobre cómo lo están haciendo. Y por supuesto, no olvides elogiar a quienes lo merecen.
Sugerencia de incorporación remota: Los controles regulares de desempeño son especialmente importantes para los empleados remotos, tanto para ayudarlos a sentir que su trabajo es reconocido y apreciado, como para que el gerente disipe cualquier temor de que un empleado remoto no se esté desempeñando tan bien como un empleado en el sitio.
8. Permita que los nuevos empleados expresen su opinión
Fuente: «5 razones por las que debe escuchar a sus empleados», SHRM
¿Los nuevos empleados le dirán algo horrible sobre su empresa el primer día? Probablemente no. Pero si deja abiertas oportunidades para una retroalimentación honesta, es más probable que los trabajadores presenten soluciones a problemas que tal vez ni siquiera sepa que tiene.
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Gestión del rendimiento en Zenefits (La fuente)
El proceso de incorporación brinda una oportunidad que puede beneficiar a toda su organización: una nueva perspectiva. No tenga miedo de preguntar a los nuevos empleados qué les gusta y qué no les gusta de su trabajo hasta el momento, tal vez a través de una encuesta anónima.
Si implementa sus comentarios, los nuevos empleados se sentirán escuchados y, como resultado, habrá realizado mejoras. Es un ganar-ganar.
Sugerencia de incorporación remota: Los empleados remotos pueden obtener información valiosa sobre cosas como la eficacia de su tecnología de conferencias virtuales y la calidad de su comunicación con sus equipos remotos. Para fomentar la retroalimentación, envíe encuestas formales o programe sesiones informales de retroalimentación en lugar de esperar a que un nuevo empleado dé su retroalimentación.
9. Comunicar la cultura temprano y con frecuencia
Fuente: “¿Por qué renuncian los trabajadores? Factores que predicen la rotación de empleados, Puerta de cristal
A menos que sus reclutadores no hayan revisado adecuadamente sus habilidades, sus nuevos empleados probablemente no fallarán porque no saben cómo hacer su trabajo. Lo más probable es que fracasen porque sus hábitos de trabajo y su personalidad no encajan bien con la cultura de su empresa.
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Evaluaciones de candidatos en Saba TalentSpace
¿La solución obvia? No contrate a estos trabajadores en primer lugar. Para saber si su empresa y un candidato son compatibles, muchas plataformas de reclutamiento incluyen una función de evaluación previa al empleo. Estas evaluaciones pueden ayudar a determinar si un candidato encajará bien en su cultura.
Incluso después de que los candidatos se conviertan en empleados, se debe hacer un esfuerzo concertado para comunicar y mostrar la cultura de su organización.
Presentar una visión honesta de la cultura de su empresa puede ayudar a los nuevos empleados a decidir si es adecuado para ellos o si necesitan encontrar un empleador más acorde con su estilo.
Sugerencia de incorporación remota: Establezca expectativas de trabajo remoto con anticipación y tenga una política clara de trabajo remoto para evitar malentendidos. El hecho de que un empleado no esté en línea a las 9 a. m. no significa que no esté trabajando todo el día.
10. No espere que los nuevos empleados estén listos para comenzar
Fuente: «¿Cómo hacer que los nuevos empleados sean más productivos, según la investigación?» Inc.com
Los nuevos empleados suelen utilizar la frase «poner manos a la obra». ¿Alguna vez has intentado subirte a los rieles? Eso es lo que sucede.
Si bien puede ser tentador acelerar la incorporación y la capacitación para que sus empleados puedan comenzar a producir, en realidad puede perjudicar el desarrollo y la retención de los trabajadores a largo plazo.
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El cronograma de integración en ClearCompany HRM
La incorporación efectiva y la incorporación de nuevos empleados lleva tiempo. Como se mencionó, las organizaciones pueden usar el software de incorporación para planificar actividades regulares durante el primer año de un nuevo empleado para proporcionar estructura y permitir comentarios. En este caso, lento y constante realmente gana la carrera.
Sugerencia de incorporación remota: Asegúrese de que sus empleados remotos tengan las mismas herramientas para el éxito que sus empleados en el sitio (dentro de lo razonable). Si un empleado remoto está comenzando lentamente, podría significar que necesita una computadora más rápida, una actualización de software o una nueva silla ergonómica.
Conclusión y próximos pasos
Armado con estas mejores prácticas, el siguiente paso es verificar el software que hemos mencionado aquí en detalle. Aquí es donde debe comenzar:
- Guía de compradores: Nuestra guía del comprador proporciona una descripción general de lo que puede esperar del software integrado: características, diferentes modelos de implementación, tendencias del mercado y más.
- software de recursos humanos precursores: Esta lista de productos mejor calificados y revisados incluye muchas soluciones que ofrecen funcionalidad de integración. Esto le ayudará a identificar las soluciones más populares entre los usuarios por su funcionalidad y eficacia.
- Guía de precios: Una vez que haya seleccionado las soluciones, el siguiente paso es verificar qué solución se ajusta a su presupuesto. Esta guía de precios de descarga gratuita explica los diferentes modelos de precios y los precios de las soluciones de recursos humanos más populares. Sin duda es una guía práctica.
- Habla con un asesor: Nuestros asesores de software están disponibles para una consulta gratuita de FastStart en (844) 675-2849. Pueden ayudarlo a seleccionar soluciones más detalladas en función de sus necesidades exactas. Han ayudado a decenas de miles de empresas a resolver sus problemas utilizando el software adecuado.
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La Encuesta de impacto de los empleados de Software Advice COVID-19 se realizó en mayo de 2020. Encuestamos a 376 empleados de tiempo completo y medio tiempo en empresas con sede en los Estados Unidos. Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.
Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.